Thư Ký Dự Án

1. Quản lý hồ sơ và tài liệu dự án.
Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và quản lý toàn bộ hồ sơ dự án.
Theo dõi các văn bản đến và đi của dự án.
Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước khi phát hành.
Quản lý hệ thống bản vẽ, hồ sơ kỹ thuật, hợp đồng, biên bản và các tài liệu liên quan.
Cập nhật danh mục hồ sơ (Document Control List).
Thực hiện phát hành tài liệu theo quy trình của công ty.
Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ khoa học, dễ truy xuất.
2. Hỗ trợ Project Manager.
Theo dõi và cập nhật kế hoạch công việc của PM.
Nhắc việc, theo dõi deadline của các bộ phận liên quan.
Tổng hợp báo cáo tiến độ dự án định kỳ.
Chuẩn bị tài liệu phục vụ họp nội bộ và họp với khách hàng.
Hỗ trợ PM trong công tác điều phối giữa các phòng ban.
Theo dõi các đầu việc phát sinh và cập nhật tình trạng thực hiện.
3. Tổ chức và điều phối cuộc họp.
Sắp xếp lịch họp dự án.
Chuẩn bị phòng họp, tài liệu và nội dung cuộc họp.
Ghi biên bản họp (Minutes of Meeting).
Theo dõi việc thực hiện các nội dung đã thống nhất sau cuộc họp.
Gửi biên bản và thông báo đến các bên liên quan.
4. Theo dõi tiến độ dự án.
Cập nhật tiến độ thực hiện của các bộ môn.
Theo dõi các mốc thời gian quan trọng của dự án.
Cảnh báo các công việc có nguy cơ trễ hạn.
Tổng hợp và báo cáo tình trạng dự án cho PM.
5. Các công tác hành chính dự án khác.
Soạn thảo công văn, thư từ, thông báo và các văn bản liên quan.
Theo dõi chi phí hành chính của dự án.
Hỗ trợ công tác tiếp khách, tổ chức sự kiện dự án khi cần.
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của PM