Thư Ký Giám Đốc

Mô tả Công việc
Tóm Tắt Mục Đích Công Việc:
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Tổng Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành.
Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Ban Tổng Giám đốc.
Mô Tả Chi Tiết Công Việc
1. Công tác trợ lý/thư ký:
Truyền đạt thông tin từ Tổng giám đốc đến các Đơn vị, Phòng/Ban liên quan; phát hành các loại văn bản do Tổng giám đốc ban hành.
Xây dựng và quản lý lịch làm việc cho Tổng giám đốc.
Tổ chức các cuộc họp với Khối/Phòng/Ban theo yêu cầu của Tổng giám đốc Công tác tổ chức cuộc họp: lên danh sách tham dự, gửi thư mời, chuẩn bị các báo cáo, tài liệu phục vụ cuộc họp, công cụ dụng cụ phục vụ cuộc họp, viết biên bản họp,..
Tiếp nhận hồ sơ trình ký Tổng giám đốc. Sắp xếp, tham mưu tất cả hồ sơ/công việc từ đơn vị trình Tổng giám đốc nhằm đảm bảo đúng chủ trương của Tổng giám đốc. Theo dõi tiến độ thực hiện và các vấn đề có liên quan.
Đầu mối triển khai các ý kiến chỉ đạo của ổng giám đốc đến các đơn vị; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị.
Chuẩn bị và lên kế hoạch các chuyến công tác cho Tổng giám đốc.
2. Công tác tổng hợp:
Hỗ trợ tương tác, phối hợp với các đơn vị thực hiện tham mưu chuyên môn cho Tổng giám đốc hoặc báo cáo các vấn đề Tổng giám đốc yêu cầu.
Đầu mối quản lý và điều phối công tác tổng hợp báo cáo chung của Tập đoàn: Tổng hợp báo cáo của tất cả các đơn vị.
Tiếp nhận ý kiến tham mưu, góp ý chuyên môn của Trưởng đơn vị, Ban Điều hành đến Tổng giám đốc.
Theo dõi việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông báo ... của Tổng giám đốc
Quyền Hạn
Đề xuất, tham mưu quản lý trực tiếp phương án khác phục các sự cố.
Từ chối cấp phát vượt hạn mức.
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Tổng Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành.
Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Ban Tổng Giám đốc.
Truyền đạt thông tin từ Tổng giám đốc đến các Đơn vị, Phòng/Ban liên quan; phát hành các loại văn bản do Tổng giám đốc ban hành.
Xây dựng và quản lý lịch làm việc cho Tổng giám đốc.
Tổ chức các cuộc họp với Khối/Phòng/Ban theo yêu cầu của Tổng giám đốc Công tác tổ chức cuộc họp: lên danh sách tham dự, gửi thư mời, chuẩn bị các báo cáo, tài liệu phục vụ cuộc họp, công cụ dụng cụ phục vụ cuộc họp, viết biên bản họp,..
Tiếp nhận hồ sơ trình ký Tổng giám đốc. Sắp xếp, tham mưu tất cả hồ sơ/công việc từ đơn vị trình Tổng giám đốc nhằm đảm bảo đúng chủ trương của Tổng giám đốc. Theo dõi tiến độ thực hiện và các vấn đề có liên quan.
Đầu mối triển khai các ý kiến chỉ đạo của ổng giám đốc đến các đơn vị; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị.
Chuẩn bị và lên kế hoạch các chuyến công tác cho Tổng giám đốc.
Hỗ trợ tương tác, phối hợp với các đơn vị thực hiện tham mưu chuyên môn cho Tổng giám đốc hoặc báo cáo các vấn đề Tổng giám đốc yêu cầu.
Đầu mối quản lý và điều phối công tác tổng hợp báo cáo chung của Tập đoàn: Tổng hợp báo cáo của tất cả các đơn vị.
Tiếp nhận ý kiến tham mưu, góp ý chuyên môn của Trưởng đơn vị, Ban Điều hành đến Tổng giám đốc.
Theo dõi việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông báo ... của Tổng giám đốc
Đề xuất, tham mưu quản lý trực tiếp phương án khác phục các sự cố.
Từ chối cấp phát vượt hạn mức.