Thư Ký Hành Chính

* Công tác thư ký hành chính:
- Phối hợp với các trợ lý, tiếp nhận và truyền đạt thông tin chỉ đạo của Ban TGĐ và HĐQT đến các bộ phận, phòng ban liên quan thuộc Tập đoàn và các công ty con, đơn vị trực thuộc; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chỉ đạo của Ban TGĐ và HĐQT và nắm bắt tình hình, thông tin vướng mắc, khó khăn (nếu có) của phòng ban, đơn vị để báo cáo kịp thời đến Trưởng bộ phận mình;
- Tổng hợp hồ sơ, tài liệu cần trình ký, các báo cáo từ các phòng ban, bộ phận thuộc Tập đoàn và các đơn vị trực thuộc; rà soát, thẩm định thể thức hồ sơ, văn bản trước khi trình ký Ban TGĐ và HĐQT; đóng dấu và phản hồi kết quả đến người trình;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Tập đoàn và Quy chế quản lý sử dụng con dấu của Tập đoàn và tập đoàn;
- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ hồ sơ hành chính của Tập đoàn theo quy định Tập đoàn; Trích lục và cung cấp hồ sơ cho các bộ phận, phòng ban để phục vụ cho công việc theo quy định Tập đoàn (khi cần).
- Sắp xếp và nắm lịch biểu làm việc hàng ngày HĐQT và Ban TGĐ để nhắc lịch và có hỗ trợ cần thiết; Chuẩn bị cho các chuyến công tác của HĐQT và Ban TGĐ: lịch trình đưa đón, vé máy bay, khách sạn...
- Soạn thảo các công văn, ban hành văn bản hành chính theo phân công và hướng dẫn của Trưởng bộ phận mình.
- Tiếp đón khách đến liên hệ làm việc tại Tập đoàn. Hướng dẫn khách gặp các phòng ban, đơn vị mà họ có lịch hẹn. Theo dõi an ninh văn phòng và kiểm soát việc tuân thủ ra vào Tập đoàn thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách, đối tác.
- Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng phòng ban, đơn vị cần gặp. Trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin cơ bản được phép (khi cần).
- Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp cơ sở vật chất trong Tập đoàn. Nắm lịch biểu các cuộc họp quan trọng tại Tập đoàn để chuẩn bị phòng họp, chuẩn bị các hồ sơ tài liệu, trang thiết bị theo yêu cầu cuộc họp.
- Tiếp nhận và phân loại, chuyển phát các thư đến Tập đoàn hàng ngày; tổng hợp, gửi thư đi.
- Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban thuộc Tập đoàn và các đơn vị trực thuộc để thực hiện các công việc theo đúng quy trình, quy định.
* Công tác hỗ trợ hành chính khác:
- Điều phối nhân viên tổ lái xe, bao gồm: phân công ca trực cố định và điều xe thực hiện các công việc phát sinh mỗi ngày; Giám sát việc sử dụng và vệ sinh xe của tài xế hàng ngày, tuần, tháng; Theo dõi chi phí nhiên liệu, các chi phí cầu đường, kế hoạch và chi phí bảo trì bảo dưỡng, bảo hiểm xe; kiểm tra, tổng hợp chuyển thanh toán, tạm ứng - quyết toán các chi phí trên.
- Điều phối nhân viên tổ tạp vụ, bao gồm: Lên kế hoạch và phân công chi tiết cho nhân viên tạp vụ; Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công việc, kiểm soát chất lượng vệ sinh, nhắc nhở khi cần để đảm bảo tình hình vệ sinh của tòa nhà; Kiểm soát việc sử dụng hóa chất và các hạng mục liên quan đến công tác vệ sinh (giấy vệ sinh, khăn giấy, xà phòng, nước lau sàn...);
- Kiểm tra tình hình sử dụng dụng cụ/trang thiết bị vệ sinh để để xuất bổ sung/thay thế, bảo đảm đội Tạp vụ luôn được trang bị đầy đủ dụng cụ thiết yếu để thực hiện công việc.
- Điều phối Tổ bảo vệ, bao gồm: Lên kế hoạch, phân công ca trực và ghi chú nhiệm vụ cho từng thành viên; Hướng dẫn các nhân viên bảo vệ về ý thức và quy trình tuần tra, canh gác, bảo đảm an ninh, an toàn cho tòa nhà; Theo dõi thái độ, công việc của từng người và có nhắc nhở, đôn đốc nhân viên thực hiện canh gác, tuần tra, làm việc nghiêm túc; Xử lý kịp thời, hoặc báo lên cấp trên khi có những tình huống phát sinh xảy ra.
- Tổng hợp số lượng đặt cơm trưa, theo dõi tổng hợp, xác nhận hồ sơ thanh toán chuyển kế toán thanh toán.
* Quản lý các hồ sơ cá nhân của HĐQT:
- Thực hiện quản lý lưu trữ các hồ sơ, tài liệu, chứng từ liên quan của cá nhân HĐQT (khi có yêu cầu từ HĐQT).
- Bảo đảm các hồ sơ, tài liệu liên quan được lưu trữ có hệ thống và hiệu quả. Chỉ cung cấp thông tin hồ sơ cho bất kỳ bên nào khi có yêu cầu của HĐQT.
- Quản lý các con dấu chữ ký của HĐQT và đóng dấu theo đúng quy chế quản lý và sử dụng con dấu chữ ký.
* Công tác mua sắm:
- Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban, đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban theo định mức Tập đoàn quy định.
- Thống kê và theo dõi đặt nước uống, đặt trà bánh tiếp khách, thống kê suất ăn trưa cho các nhân sự tại Tập đoàn để báo tổ bếp hàng tuần.
- Tiếp nhận và thực hiện các công tác mua sắm cơ bản (như công cụ dụng cụ bếp, trang thiết bị văn phòng, vật dụng và hóa chất vệ sinh,...) và các sản phẩm, dịch vụ khác phục vụ nhu cầu hoạt động của Tập đoàn tại trụ sở.
- Tuân thủ theo chính sách, quy trình, quy định mua hàng của Tập đoàn.
- Là thành viên của Văn phòng HĐQT, theo sự quản lý và điều phối của Trưởng bộ phận.