Thư ký quản lý dự án/thi công

1. Hỗ trợ Quản lý Dự án (PM)
Cập nhật và theo dõi tiến độ tổng thể, tiến độ chi tiết của từng dự án theo chỉ đạo của PM.
Chủ động nhắc nhở PM và các bộ phận liên quan về các mốc thời gian (deadline), nhiệm vụ quan trọng sắp đến hạn.
Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, bài trình chiếu cho các cuộc họp dự án (nội bộ và với Chủ đầu tư/Khách hàng).
Ghi chép, lập và ban hành Biên bản cuộc họp; theo dõi, đôn đốc các bên thực hiện đúng các cam kết sau cuộc họp.
2. Quản lý Hồ sơ & Tài liệu Dự án
Thiết lập, lưu trữ và quản lý hệ thống thư mục hồ sơ dự án (online & hardcopy) theo đúng quy chuẩn công ty.
Phân loại, kiểm soát phiên bản (Version Control) và lưu trữ toàn bộ: Hợp đồng, Phụ lục, Hồ sơ thiết kế (Concept/3D), Bản vẽ triển khai thi công (Shopdrawing), BOQ, Báo giá, Công văn, Biên bản bàn giao/nghiệm thu,...
3. Điều phối Inter-department (Liên phòng ban)
4. Theo dõi Tiến độ & Báo cáo
Theo dõi các mốc quan trọng trên Timeline.
Lập Báo cáo tiến độ dự án định kỳ (Tuần/Tháng) hoặc đột xuất theo yêu cầu của Management.
5. Theo dõi Thanh toán & Công nợ Dự án
Theo dõi các đợt thanh toán theo điều khoản Hợp đồng (Tạm ứng, Thanh toán theo tiến độ, Bàn giao, Bảo hành).
Phối hợp với QS/Giám sát làm hồ sơ nghiệm thu giai đoạn/hoàn công và gửi kế toán lập Đề nghị thanh toán.
Đôn đốc, phối hợp với Kế toán thu hồi công nợ đợt thanh toán từ Khách hàng/Chủ đầu tư đúng hạn.