1. Kế hoạch tổ chức, triển khai công việc
1.1 Cập nhật các thông tin của từng Dự án, cập nhật tiến độ cụ thể của từng Dự án;
1.2 Quản lý hồ sơ, tài liệu, chứng từ có liên quan của Ban QLDA theo đúng quy định hiện hành;
1.3 Kiểm soát, thực hiện các hồ sơ thanh quyết toán, hồ sơ nghiệm thu, thanh toán, quản lý hợp đồng và các công việc liên quan;
1.4 Soạn thảo các qui trình, chính sách liên quan;
1.5 Sắp xếp lịch làm việc, lập kế hoạch công việc, ghi biên bản các cuộc họp và báo cáo theo quy định;
1.6 Phối hợp với các nhà thầu, các đơn vị tư vấn nhằm hoàn thiện các thủ tục liên quan;
1.7 Kiểm soát các hồ sơ thanh toán, nghiệm thu, quyết toán, thanh lý hợp đồng ... nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện các thủ tục đầy đủ, đúng quy định;
1.8 Thực hiện đầy đủ các công việc được phân công trên Base;
1.9 Báo cáo thực hiện công việc hàng ngày / tuần / tháng / quí / năm;
2. Phối hợp với các phòng ban, đối tác có liên quan trong phạm vi phụ trách
2.1 Phối hợp cùng các Phòng ban liên quan để thực hiện và hoàn tất Hợp đồng liên kết giữa Công ty với các đối tác, nhà thầu;
2.2 Tương tác với các phòng ban, các đơn vị Tư vấn, nhà thầu và cơ quan, ban ngành để thực hiện công việc đúng tiến độ theo phạm vi được phân công.
3. Thực hiện công việc theo sự phân công của
Giám đốc Ban QLDA
4. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống
4.1 Tuân thủ quy chế làm việc, Quy trình, Quy định, Biểu mẫu - Check list công việc, ...
4.2 Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Công ty.
Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ phòng.
4.3 Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại đơn vị.
1. Trình độ: Tốt nghiệp Đại học/ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Xây dựng/ Hành chính.
2. Kinh nghiệm trên 3 năm ở vị trí
Thư ký Kinh doanh ở các Công ty có qui mô tương đương.
3. Kỹ năng:
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp;
- Kỹ năng trình bày báo cáo.
- Kỹ năng làm việc nhóm.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, ghi biên bản cuộc họp.
- Kỹ năng giao tiếp tốt, xử lý khiếu nại
- Kỹ năng lưu trữ và quản lý hồ sơ - tài liệu
3. Các yêu cầu khác:
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, AI
- Sử dụng thành thạo phần mềm khác.
- Thu nhập cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực.
- Thưởng hiệu quả công việc, thưởng dự án.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định.
- Cơ hội tham gia xây dựng và triển khai các dự án quy mô.
- Đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
