Tìm kiếm việc làm tại:

Công tác đón tiếp và phục vụ khách ngoại giao:Lập kế hoạch và tổ chức công tác đón, tiễn, tiếp đón khách ngoại giao và các đoàn khách cấp cao.
Phối hợp chuẩn bị chương trình, lịch trình, địa điểm, phương tiện và các điều kiện phục vụ đoàn.
Trực tiếp hoặc điều phối nhân sự thực hiện công tác đón tiếp, hướng dẫn và hỗ trợ khách trong suốt thời gian lưu trú/làm việc.
Đảm bảo tiêu chuẩn phục vụ, tác phong, hình ảnh và nghi thức phù hợp với từng đối tượng khách.
Công tác Logistic phục vụ đoàn
Điều phối phương tiện đưa đón, lưu trú, ăn uống, phòng họp, địa điểm làm việc và các dịch vụ hậu cần khác.
Xây dựng phương án logistic chi tiết theo quy mô, tính chất và yêu cầu của từng đoàn khách.
Phối hợp với các đơn vị liên quan để đảm bảo công tác chuẩn bị và vận hành xuyên suốt, hạn chế tối đa các tình huống phát sinh.
Theo dõi, kiểm soát chất lượng dịch vụ và xử lý kịp thời các yêu cầu phát sinh trong quá trình phục vụ đoàn.
Thủ tục hành chính và hồ sơ liên quan
Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục hành chính liên quan đến khách ngoại giao và các đoàn khách quốc tế.
Phối hợp với các cơ quan, đơn vị chức năng và các bộ phận liên quan trong việc thực hiện thủ tục đón tiếp, ra/vào, lưu trú, di chuyển và các yêu cầu hành chính khác.
Quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ, thông tin liên quan đến các đoàn khách theo quy định về bảo mật.
Điều phối và phối hợp
Là đầu mối phối hợp giữa khách/đoàn khách với các đơn vị nội bộ và đối tác cung cấp dịch vụ.
Phối hợp với các bộ phận An ninh, Lễ tân, Vận hành, Hành chính, Đối ngoại và các đơn vị liên quan để triển khai phương án phục vụ.
Chủ động nắm bắt yêu cầu, đặc điểm và các lưu ý đặc biệt của từng đoàn khách để có phương án phục vụ phù hợp.
Báo cáo tình hình, kết quả phục vụ và các vấn đề phát sinh cho cấp quản lý.
Kiểm soát chất lượng và chi phí
Theo dõi, kiểm soát các chi phí phục vụ đoàn trong phạm vi được phân công.
Phối hợp nghiệm thu, đối soát và hoàn thiện hồ sơ thanh toán các dịch vụ hậu cần.
Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ, tối ưu chi phí và chuẩn hóa quy trình tiếp đón khách ngoại giao.
Tổ chức sự kiện đối ngoại, ngoại giao
Phối hợp tổ chức hội nghị, sự kiện lễ ký kết, sự kiện tiếp đón cấp cao.
Xây dựng kịch bản chương trình, điều phối timeline và kiểm soát ngân sách.
Đảm bảo hình ảnh thương hiệu và yếu tố truyền thông phù hợp.
Báo cáo & quản lý thông tin
Cập nhật danh sách khách ngoại giao và cơ sở dữ liệu đối tác.
Báo cáo định kỳ/đột xuất về hoạt động đối ngoại.
Bảo mật tuyệt đối thông tin liên quan đến khách và lãnh đạo.