1. Hỗ Trợ Điều Hành & Hành Chính
Quản lý lịch làm việc của Giám Đốc: sắp xếp cuộc họp, cuộc hẹn, đảm bảo nhắc nhở kịp thời các quyết định và deadline quan trọng.
Biên soạn và tổ chức công văn, thư từ, email, hợp đồng, báo giá và tài liệu thương mại đối nội - đối ngoại bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh.
Ghi biên bản cuộc họp, theo dõi các hạng mục hành động và thực hiện follow-up với các phòng ban liên quan để đảm bảo tiến độ thực hiện.
Sắp xếp hậu cần cho chuyến công tác của Giám Đốc và đối tác: phương tiện, lưu trú, lịch trình di chuyển.
2. Điều Phối Dự Án & Theo Dõi Thương Vụ
Theo dõi tiến độ các dự án B2B đang triển khai: báo giá, đơn hàng, tiến độ giao hàng của các khách hàng chiến lược, thông qua việc vận hành hệ thống CRM, theo dõi sát sao pipeline dự án để đốc thúc các phòng ban.
Phối hợp giữa các phòng ban Kinh Doanh, Kỹ Thuật và Kho Vận để đảm bảo mốc dự án đúng hạn, xử lý kịp thời các ách tắc phát sinh.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ dự án, hồ sơ kỹ thuật báo giá và Hồ Sơ Năng Lực cho các thương vụ/đấu thầu mới.
Cập nhật cho Giám Đốc tình trạng các dự án chiến lược trên nhiều lĩnh vực (bệnh viện, khách sạn, nhà máy, cao ốc...).
Phối hợp với các đối tác thương hiệu quốc tế (T.i.S, Pegler Yorkshire, Spirotech...) về yêu cầu sản phẩm, tài liệu kỹ thuật và chứng chỉ.
3. Thông Tin Nội Bộ & Báo Cáo
Tổng hợp báo cáo vận hành tuần/tháng, tóm tắt hiệu suất kinh doanh và tình trạng dự án để Ban Lãnh Đạo nắm bắt kịp thời.
Duy trì luồng thông tin thông suốt giữa các phòng ban, đảm bảo sự đồng bộ về mục tiêu, deadline và quy trình nội bộ.
Hỗ trợ phòng Nhân Sự tổ chức sự kiện nội bộ, họp toàn công ty, kỷ niệm thành lập công ty và các hoạt động gắn kết nhân viên.
Biên soạn và cập nhật quy trình, quy định nội bộ theo chỉ đạo của Ban Lãnh Đạo.
4. Liên Lạc Đối Tác &
Chăm Sóc Khách Hàng Chiến Lược
Tiếp đón và hỗ trợ đối tác, khách hàng, nhà cung cấp đến thăm quan; đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp, thân thiện của công ty.
Thực hiện follow-up với nhà phân phối, nhà thầu, tư vấn M&E và chủ đầu tư theo ủy quyền của Giám Đốc.
Hỗ trợ hậu cần thi công triển lãm, hội thảo ngành (Vietnam Water Week, HVACR và các sự kiện khác).
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu marketing, slide thuyết trình, catalog và hồ sơ năng lực theo yêu cầu.
Là cầu nối giao tiếp giữa Giám Đốc với khách hàng VIP và đối tác chiến lược khi cần thiết.
5. Truyền thông & giao tiếp (Đối ngoại, đối nội)
Theo dõi và báo cáo, đàm phán các mục tiêu với các hãng, thương hiệu sản xuất từ EU/G7/ Korea, đảm bảo đạt được các mục tiêu ngắn, trung và dài hạn với các đối tác.
Truyền thông nội bộ, truyền tải các mục tiêu, tư tưởng cốt lõi của công ty đến nhân viên.
Hỗ trợ quy trình onboarding nhân viên mới và lưu trữ hồ sơ nhân sự phối hợp với phòng Nhân Sự.
Hỗ trợ công tác đào tạo, training, hệ thống hóa quy trình.
• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Thương mại Quốc tế, Quan hệ Quốc tế, Luật thương mạihoặc ngành liên quan.
• Từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ Lý Giám Đốc, Thư Ký Điều Hành hoặc Điều Phối Hành Chính.
• Có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh thương mại B2B, vật liệu xây dựng, thiết bị cơ điện hoặc phân phối sản phẩm kỹ thuật là ưu tiên.
• Đã từng quản lý quan hệ với đối tác trong nước và quốc tế.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc - xử lý được nhiều nhiệm vụ song song trong môi trường deadline chặt.
• Khả năng viết và giao tiếp tiếng Việt chính xác, chuyên nghiệp; đọc hiểu và giao tiếp tiếng Anh tốt (cả viết và nói).
• Mức lương cứng từ 13-20 triệu, cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế.
• Cơ hội làm việc trực tiếp với Giám Đốc - trải nghiệm quý báu khi được tiếp cận quá trình ra quyết định chiến lược.
• Môi trường làm việc với các thương hiệu châu Âu và quốc tế hàng đầu - nâng cao tầm nhìn và nền tảng chuyên môn.
• Đào tạo bài bản về sản phẩm kỹ thuật,
phát triển kinh doanh và kỹ năng lãnh đạo.
• Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Trợ Lý Giám Đốc → Trợ Lý Cấp Cao →
Giám đốc vận hành.
• Đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định Luật Lao động Việt Nam.
• Hỗ trợ chi phí công tác, di lại khi có nhiệm vụ ngoài văn phòng.
• Văn hóa làm việc năng động, gắn kết, định hướng giá trị: 'Hợp Sức Kiến Tạo Nền Móng Hạ Tầng Bền Vững'.
• Team building, du lịch công ty hàng năm, chương trình khen thưởng thành tích và hoạt động CSR ý nghĩa.
