Trợ lý Tổng Giám Đốc (Quản trị và kiêm pháp chế)

Mô tả Công việc
MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Đóng vai trò là "cánh tay phải" đắc lực hỗ trợ Tổng Giám đốc trong công tác điều hành, quản trị chiến lược và giám sát vận hành toàn diện. Đồng thời, chịu trách nhiệm làm cầu nối hỗ trợ các bộ phận, rà soát hành lang pháp lý, tham mưu kiểm soát rủi ro đối với các hợp đồng và văn bản trình ký nhằm bảo vệ lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp.
I. NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Hỗ trợ Điều hành & Quản trị Chiến lược
Truyền đạt & Điều phối: Là đầu mối kết nối, truyền đạt chính xác và kịp thời các chỉ đạo của Tổng Giám đốc đến các phòng ban/đơn vị; theo dõi sát sao tiến độ thực hiện.
Quản lý thông tin: Tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu kinh doanh/vận hành và lập báo cáo định kỳ; đề xuất các giải pháp tối ưu hỗ trợ Tổng Giám đốc ra quyết định.
Thư ký hội họp: Chuẩn bị chương trình, tài liệu, hồ sơ phục vụ các cuộc họp của Ban Lãnh đạo hoặc với đối tác; lập biên bản họp và đôn đốc các bộ phận triển khai theo kết luận của cuộc họp.
Đối ngoại & Ngoại giao: Đồng hành cùng Tổng Giám đốc trong các sự kiện, hoạt động đối nội, đối ngoại; xây dựng và duy trì mối quan hệ ngoại giao chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.
2. Kiểm soát Vận hành & Hỗ trợ Bộ phận Nội bộ
Đồng hành & Hỗ trợ bộ phận: Chủ động phối hợp, hướng dẫn và hỗ trợ các phòng ban trong việc triển khai các mục tiêu, kế hoạch, dự án theo đúng định hướng của Tổng Giám đốc.
Gỡ nút thắt vận hành: Lắng nghe, tổng hợp các vướng mắc, khó khăn từ các bộ phận để kịp thời báo cáo hoặc tham mưu cho Tổng Giám đốc phương án tháo gỡ, thúc đẩy công việc chung.
Kiểm soát hồ sơ: Thẩm định tính đầy đủ, hợp lý, đúng quy trình của mọi văn bản, tờ trình, hồ sơ từ các phòng ban trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
Tối ưu quy trình: Phối hợp cùng các bộ phận rà soát, chuẩn hóa và cải tiến hệ thống quy chế, quy định nội bộ nhằm nâng cao hiệu suất vận hành của tổ chức.
3. Thẩm định & Tham mưu Pháp chế
Rà soát & Thẩm định: Kiểm tra, rà soát và đánh giá tính pháp lý của các loại hợp đồng (thương mại, nhân sự, hợp tác đầu tư...), thỏa thuận và văn bản do các phòng ban soạn thảo trước khi trình Tổng Giám đốc ký kết.
Tư vấn & Tham mưu: Nghiên cứu, cập nhật thường xuyên các thay đổi của pháp luật; đưa ra các ý kiến tham mưu, cảnh báo rủi ro pháp lý và giải pháp phòng ngừa cho Ban Lãnh đạo trong mọi hoạt động kinh doanh.
Đại diện pháp lý: Phối hợp làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị tư vấn luật bên ngoài hoặc đối tác khi phát sinh tranh chấp/khiếu nại; quản lý hệ thống hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.