Trợ Lý Tổng Giám Đốc

I. THÔNG TIN CHUNG /GENERAL INFORMATION
Vị trí: Nghiệp vụ về Trợ lý Giám đốc
Bộ phận: Kế hoạch Chiến lược
Quản lý trực tiếp: Tổng Giám đốc
Quản lý gián tiếp:
II. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:
- Hỗ trợ Ban Lãnh đạo trong việc hoạch định chiến lược, phân tích kinh doanh và ra quyết định.
- Tham gia quản lý và triển khai các dự án quan trọng, góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban Lãnh đạo và Hyundai Thành Công Việt Nam.
III. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
1. Quản lý kế hoạch công việc của Ban lãnh đạo
- Xây dựng kế hoạch công việc của Ban lãnh đạo dựa trên đề xuất của các đối tác/bộ phận/đơn vị và kế hoạch hoạt động chung của Công ty;
- Tổ chức, điều phối, tham mưu, tư vấn Ban lãnh đạo trong việc triển khai kế hoạch công việc
2. Tham mưu cho Ban Lãnh đạo trong định hướng phát triển doanh nghiệp, trong hoạt động điều hành Công ty, theo phân công phụ trách:
- Tham mưu, đề xuất các giải pháp cải tiến, nâng cao phương pháp quản trị, điều hành doanh nghiệp;
- Tham mưu về những bất cập, rủi ro trong quá trình vận hành doanh nghiệp và đề xuất giải pháp hạn chế, ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro;
3. Quản lý hệ thống báo cáo quản trị của Công ty
- Tổng hợp, phân tích báo cáo từ các bộ phận/đơn vị và xác định các nội dung/vấn đề chủ chốt cần Ban lãnh đạo tham gia giải quyết, đưa ra ý kiến quyết định
- Chủ trì lập báo cáo hoạt động chung của Công ty gửi Ban lãnh đạo/Tập đoàn
- Xác định mục tiêu, phạm vi, thành phần tham gia dự án
- Lập kế hoạch triển khai dự án
- Điều phối nguồn lực triển khai, theo dõi, đôn đốc, đánh giá và đề xuất các giải pháp đảm bảo tiến độ, hiệu quả dự án.
- Thực hiện đóng dự án và điều phối/chủ trì xây dựng tài liệu/bài học kinh nghiệm sau dự án
4. Tổng hợp, truyền tải thông tin chính thức từ Ban Lãnh đạo tới nội bộ và tiếp nhận, phân loại, xử lý các thông tin từ đối tác, theo phân công phụ trách:
- Truyền đạt thông tin, chỉ đạo của Ban Lãnh đạo tới các bộ phận;
- Làm đầu mối tiếp nhận, trao đổi thông tin với các đối tác, cá nhân bên ngoài theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo;
- Điều tiết các thông tin từ đối tác tới các bộ phận có liên quan và tổng hợp, xử lý thông tin, báo cáo chung cho Ban Lãnh đạo.
5. Đôn đốc, theo dõi các bộ phận, đơn vị trong quá trình triển khai theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo, theo phân công phụ trách:
- Làm việc với các bộ phận để nắm bắt tình hình triển khai, bao gồm: tham dự các cuộc họp của các bộ phận (nếu cần); hỗ trợ các Trưởng Bộ phận tìm hướng xử lý khi có phát sinh, khó khăn; chủ trì họp với các bộ phận liên quan để trao đổi thống nhất ý kiến, làm rõ các vấn đề (nếu có) trước khi báo cáo Ban Lãnh đạo;
- Đôn đốc các bộ phận, đơn vị tuân thủ đúng thời hạn công việc Ban Lãnh đạo đã giao;
- Phát hiện vướng mắc của các bộ phận, đơn vị khi triển khai chỉ đạo; đề xuất báo cáo Ban Lãnh đạo hướng giải quyết.
6. Rà soát, kiểm tra, phản hồi đối với các văn bản trình ký Ban Lãnh đạo theo phân công phụ trách:
- Tiếp nhận và phân loại công văn, văn bản trình ký Ban Lãnh đạo (đánh số thứ tự, phân loại theo mức độ cấp thiết, loại hình văn bản, v.v.);
- Rà soát, đối chiếu, yêu cầu bổ sung/làm rõ đối với văn bản, tài liệu trình ký Ban lãnh đạo, đảm bảo sự đầy đủ và chính xác trước khi trình;
- Tham vấn ý kiến lên Ban lãnh đạo đối với các tờ trình/đề xuất của các bộ phận
- Lưu trữ các văn bản/tài liệu và chuyển trả văn bản cho các bộ phận, đơn vị trình ký theo quy định
- Hỗ trợ rà soát các sự kiện đối nội, đối ngoại có nghi thức trên sân khấu của Ban Lãnh đạo, bao gồm: thống nhất kịch bản với bộ phận tổ chức chương trình, báo cáo cho Ban Lãnh đạo các nghi thức sẽ thực hiện, rà soát nội dung phát biểu/trình bày của Ban Lãnh đạo do các bộ phận chuẩn bị, rà soát danh sách, thông tin về các khách mời VIP (nếu có) mà Ban Lãnh đạo sẽ gặp gỡ tại sự kiện;
- Phiên dịch, biên dịch tài liệu phục vụ công việc/cuộc họp của Ban Lãnh đạo;
7. Triển khai các công việc theo thừa ủy quyền của Ban Lãnh đạo, thuộc phân công phụ trách:
- Thừa ủy quyền của Ban Lãnh đạo, chủ trì các bộ phận, đơn vị liên quan, nhằm triển khai các nhiệm vụ được giao;
- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn theo phân công.
8. Chủ trì/ Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Lãnh đạo, Trưởng/ Phó Bộ phận.