Trợ Lý Tổng Giám Đốc

I. Mục tiêu vị trí
- Hỗ trợ trực tiếp Tổng Giám đốc trong các buổi làm việc, họp với đối tác, khách hàng, Chủ đầu tư và các bên liên quan; chịu trách nhiệm ghi nhận, tổng hợp và hệ thống hóa thông tin sau các cuộc họp, theo dõi các đầu việc đã thống nhất và hỗ trợ kết nối các bên liên quan.
- Đồng thời, tham gia nghiên cứu, xây dựng proposal và tài liệu dự án, đặc biệt trong lĩnh vực Commercial/Real Estate/Retail, phục vụ các hoạt động phát triển dự án và làm việc với đối tác.
II. Nhiệm vụ chính
1. Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các buổi làm việc & cuộc họp
- Tham gia cùng Tổng Giám đốc trong các cuộc họp nội bộ, làm việc với đối tác, khách hàng, chủ đầu tư và các bên liên quan.
- Tìm hiểu trước các thông tin, tài liệu và nội dung liên quan đến cuộc họp để có sự chuẩn bị phù hợp.
- Ghi nhận các nội dung trao đổi, vấn đề trọng tâm, ý kiến của các bên và các quyết định/kết luận trong cuộc họp.
- Thực hiện Meeting Recap/Meeting Minutes sau cuộc họp, đảm bảo rõ: nội dung chính; kết luận/định hướng; action items; người phụ trách; timeline/thời hạn thực hiện.
- Theo dõi và cập nhật tình trạng các đầu việc sau cuộc họp; chủ động nhắc và tổng hợp các nội dung cần Tổng Giám đốc tiếp tục xử lý.
2. Hỗ trợ dự án
- Nghiên cứu, tổng hợp và phân tích thông tin phục vụ việc xây dựng proposal/đề xuất dự án.
- Tham gia xây dựng Commercial Proposal, Business Proposal, Project Presentation/Deck và các tài liệu pitching.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan như Leasing, Business Development, Retail, Marketing, Design... để tổng hợp dữ liệu và hoàn thiện proposal.
- Hỗ trợ nghiên cứu về: mô hình khai thác/kinh doanh; mặt bằng và dự án; khách hàng/đối tác mục tiêu; thị trường và đối thủ; concept và phương án thương mại.
- Chuẩn bị tài liệu phục vụ các buổi pitching, presentation, negotiation với đối tác/chủ đầu tư.
- Cập nhật, chỉnh sửa proposal theo định hướng và feedback của Tổng Giám đốc.
3. Tổng hợp & theo dõi công việc
- Tổng hợp thông tin từ các phòng ban/dự án theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
- Theo dõi các đầu việc được giao sau meeting và cập nhật tiến độ thực hiện.
- Chủ động tổng hợp các vấn đề còn tồn đọng, các nội dung cần phối hợp hoặc xin ý kiến Tổng Giám đốc.
- Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo, presentation, briefing và các tài liệu cần thiết cho các buổi làm việc.
4. Phối hợp với các bên liên quan
- Làm đầu mối phối hợp với các phòng ban nội bộ trong phạm vi công việc được phân công.
- Phối hợp trao đổi thông tin với đối tác/khách hàng khi cần thiết theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
- Đảm bảo thông tin sau các buổi họp được truyền đạt đầy đủ, chính xác đến các bên liên quan.
5. Các công việc khác
- Thực hiện các công việc nghiên cứu, tổng hợp thông tin hoặc các dự án đặc biệt theo phân công trực tiếp của Tổng Giám đốc.
- Bảo mật các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh, dự án, đối tác và các nội dung trao đổi của Tổng Giám đốc.