Trợ Lý Tổng Giám Đốc

Mô tả Công việc
1. Hỗ trợ lịch trình & điều phối công việc TGĐ
Quản lý lịch làm việc, cuộc hẹn, họp hành của TGĐ - đảm bảo không bỏ sót, không xung đột lịch
Nhắc nhở và chuẩn bị tài liệu trước mỗi cuộc họp, buổi tiếp khách
Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, sắp xếp logistics cho các chuyến công tác của TGĐ
Theo dõi và thúc đẩy tiến độ các công việc TGĐ giao cho các phòng ban/đơn vị
2. Xử lý văn bản & thông tin
Soạn thảo công văn, tờ trình, biên bản họp, báo cáo theo yêu cầu TGĐ
Tiếp nhận, phân loại và xử lý thư từ, email, tài liệu đến TGĐ
Tổng hợp và trình bày thông tin từ các phòng ban thành báo cáo súc tích cho TGĐ
Lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu quan trọng của TGĐ và Tập đoàn một cách khoa học
3. Giao tiếp & điều phối nội bộ
Là đầu mối liên lạc giữa TGĐ và các công ty thành viên, phòng ban trong Tập đoàn
Truyền đạt chỉ đạo của TGĐ đến đúng người, đúng thời điểm - theo dõi phản hồi
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp giao ban, họp Hội đồng quản trị, sự kiện nội bộ Tập đoàn
Phối hợp với trợ lý các phòng ban để điều phối công việc liên phòng hiệu quả
4. Tiếp khách & đối ngoại
Tiếp đón khách đối tác, đối tác chiến lược đến gặp TGĐ - thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của Tập đoàn
Hỗ trợ TGĐ trong các buổi tiếp khách: chuẩn bị tài liệu, phiên dịch (nếu cần), ghi chép biên bản
Duy trì mối quan hệ tốt với đối tác, khách hàng thông qua giao tiếp lịch sự và kịp thời
5. Ứng dụng AI & tối ưu hiệu suất
Sử dụng thành thạo các AI tools (ChatGPT, Copilot, bot nội bộ...) để soạn thảo, tóm tắt, phân tích nhanh
Hỗ trợ TGĐ theo dõi KPI các công ty thành viên qua hệ thống AI quản lý của Tập đoàn
Chủ động đề xuất các cải tiến quy trình hỗ trợ TGĐ bằng công nghệ
Bảo mật tuyệt đối mọi thông tin, dữ liệu của TGĐ và Tập đoàn