Trợ Lý Xuất Bản

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Thư ký Xuất bản là người hỗ trợ Ban Lãnh đạo và Ban Biên tập trong việc điều phối, quản lý và theo dõi toàn bộ quy trình xuất bản sách từ khi tiếp nhận bản thảo đến khi sách được phát hành; đảm bảo tiến độ, hồ sơ pháp lý và sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban cũng như đối tác.
2. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
A. Điều phối quy trình xuất bản
Tiếp nhận, quản lý và lưu trữ hồ sơ bản thảo.
Theo dõi tiến độ từng đầu sách trong toàn bộ quy trình xuất bản.
Phối hợp với Ban Biên tập, Thiết kế, Marketing, In ấn và Phát hành để đảm bảo đúng kế hoạch.
Cập nhật timeline xuất bản và báo cáo tiến độ định kỳ.
Nhắc việc, theo dõi deadline của các bộ phận liên quan.
B. Hỗ trợ hồ sơ pháp lý xuất bản
Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xuất bản theo quy định.
Theo dõi tình trạng hồ sơ với Nhà xuất bản và các cơ quan liên quan.
Quản lý hợp đồng tác giả, hợp đồng liên kết xuất bản và các văn bản hành chính.
Lưu trữ hồ sơ xuất bản khoa học, đầy đủ và bảo mật.
C. Hỗ trợ Ban Lãnh đạo
Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc và lịch công tác.
Chuẩn bị tài liệu, biên bản cuộc họp.
Theo dõi việc thực hiện các đầu việc sau cuộc họp.
Hỗ trợ soạn thảo văn bản, công văn, báo cáo và thư từ đối ngoại.
D. Quản lý dữ liệu xuất bản
Cập nhật danh mục đầu sách.
Quản lý cơ sở dữ liệu tác giả, dịch giả, cộng tác viên.
Theo dõi số lượng ISBN, giấy phép, hợp đồng và các tài liệu liên quan.
Quản lý dữ liệu trên hệ thống nội bộ theo quy định.
E. Phối hợp truyền thông và phát hành
Hỗ trợ chuẩn bị thông tin sách cho Marketing.
Phối hợp cung cấp dữ liệu cho các chiến dịch truyền thông.
Theo dõi lịch phát hành và hỗ trợ công tác ra mắt sách.
F. Thực hiện các công việc khác
Thực hiện các nhiệm vụ theo phân công của Ban Giám đốc và Ban Điều hành.
Tham gia các dự án phát triển quy trình và nâng cao chất lượng hoạt động xuất bản.