Trưởng Ban Đấu Thầu Và Mua Sắm

Mục tiêu công việc
• Chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc liên quan đến đấu thầu và mua sắm của Tập đoàn, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quy trình nội bộ, mang lại hiệu quả cao nhất cho các dự án.
• Xây dựng và tối ưu hóa quy trình mua sắm, đấu thầu nhằm nâng cao chất lượng, giảm giá thành sản phẩm/dịch vụ, tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh.
• Quản lý, điều hành và phát triển đội ngũ nhân sự trong Ban.
1. Công tác đấu thầu:
• Lập kế hoạch:
o Tham gia cùng Ban Lãnh đạo xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng năm của Tập đoàn.
o Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho các dự án trong và ngoài nước, bao gồm các gói thầu xây lắp, mua sắm vật tư, thiết bị, dịch vụ tư vấn.
• Hồ sơ và quy trình đấu thầu:
o Xây dựng, cập nhật quy trình, quy định, tiêu chuẩn lựa chọn nhà thầu phù hợp với từng gói thầu và quy định của Tập đoàn.
o Thực hiện công tác lập đầu bài các gói thầu, đề xuất cung ứng vật tư (đo bóc tách khối lượng, thông số kỹ thuật, các dữ liệu khác,..) sau khi nhận hồ sơ thiết kế từ các đơn vị liên quan.
o Tổ chức phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ mời chào giá.
• Đánh giá và lựa chọn nhà thầu:
o Xây dựng tiêu chí, đánh giá năng lực nhà thầu và hồ sơ chào thầu/chào giá.
o Phân tích, đánh giá, đàm phán các gói thầu, tính toán lợi ích kinh tế.
o Tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất.
• Quản lý hợp đồng đấu thầu:
o Lập, thương thảo, đàm phán các nội dung hợp đồng được áp dụng phù hợp với tính chất và quy mô của từng gói thầu.
o Quản lý các hợp đồng với chủ đầu tư và các hợp đồng với nhà thầu phụ, đơn vị cung cấp, đối tác liên quan, đảm bảo tuân thủ các điều khoản hợp đồng.
o Đảm bảo công tác thanh quyết toán các hợp đồng, dự án đúng với hoàn công và nghiệm thu được Ban lãnh đạo phê duyệt. Ngăn ngừa gian lận, sai lệch về khối lượng thanh toán, đảm bảo tính pháp lý cho các hồ sơ thanh quyết toán.
• Kiểm soát và tuân thủ:
o Kiểm soát và đảm bảo tính tuân thủ pháp luật của các gói thầu, hồ sơ mời thầu, công tác đánh giá hồ sơ dự thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu và hiệu quả của các gói thầu.
o Cập nhật ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ và vật liệu vào công tác đấu thầu; thực hiện các giải pháp cải tiến quy trình thực hiện.
2. Công tác mua sắm:
• Hoạch định chiến lược:
o Hoạch định chiến lược mua hàng: dự báo thị trường trong và ngoài nước, theo dõi diễn biến giá cả để tham vấn Ban Lãnh đạo phương hướng ứng phó kịp thời, phát triển thêm nhiều nguồn cung mới.
• Quản lý chuỗi cung ứng:
o Xây dựng và quản lý danh sách nhà thầu, nhà cung cấp và các đối tác liên quan.
o Tìm kiếm, lựa chọn và đánh giá các nhà cung cấp, nhà cung cấp chiến lược.
o Thiết lập và điều hành hệ thống mua hàng, đảm bảo mức giá cạnh tranh, đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu, vật tư, CCDC và các tài sản khác.
• Kiểm soát chi phí và chất lượng:
o Giám sát và kiểm soát chặt chẽ toàn bộ chi phí mua hàng.
o Phối hợp kiểm tra chất lượng và nghiệm thu vật tư đầu vào trước khi nhập kho.
o Phối hợp kiểm soát việc tiếp nhận, lưu giữ và sử dụng các loại vật tư hàng hóa, nhiên liệu, máy móc, thiết bị.
• Thương thuyết và xử lý phát sinh:
o Trực tiếp đàm phán và hoàn tất giao dịch mua hàng và giải quyết các vướng mắc phát sinh với nhà cung cấp.
• Lưu trữ hồ sơ đấu thầu, mua sắm, thanh quyết toán theo quy định của Tập đoàn.
3. Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo Tập đoàn.