Trưởng Ban Thanh Tra

I. MỤC TIÊU VÀ VAI TRÒ CỦA VỊ TRÍ
Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Ban Lãnh đạo về công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát tuân thủ trong toàn Tập đoàn; chủ động nhận diện rủi ro, phát hiện sai phạm, kiến nghị biện pháp khắc phục và phòng ngừa nhằm bảo vệ tài sản, uy tín, an toàn hoạt động và nâng cao hiệu quả quản trị tại các lĩnh vực: kinh doanh ô tô, xe máy; xưởng dịch vụ, sửa chữa; kho bãi, nhà xưởng; vận tải và trung tâm logistics.
II. PHẠM VI CÔNG VIỆC
Đơn vị được kiểm tra: Công ty thành viên, chi nhánh, trung tâm logistics, kho bãi, nhà xưởng, showroom, gara/xưởng dịch vụ và các dự án thuộc Tập đoàn.
Đối tượng kiểm tra: Cán bộ quản lý, người lao động, nhà thầu, nhà cung cấp và các bên liên quan trong phạm vi hợp đồng, quy chế hoặc ủy quyền.
Nội dung kiểm tra: Tuân thủ pháp luật, quy chế nội bộ, quy trình nghiệp vụ; quản lý tài sản, hàng hóa, vật tư, phụ tùng, tài chính và hồ sơ; an toàn lao động, PCCC, môi trường, điện, thiết bị; chất lượng dịch vụ và kỷ luật lao động.
III. NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Quản trị công tác thanh tra
Xây dựng chiến lược, kế hoạch thanh tra năm/quý/tháng và kế hoạch kiểm tra đột xuất theo rủi ro hoặc chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.
Ban hành hoặc đề xuất ban hành quy trình, biểu mẫu, tiêu chí, danh mục kiểm tra; xây dựng cơ sở dữ liệu theo dõi kiến nghị sau thanh tra.
Phân công, điều phối nhân sự; kiểm soát chất lượng, tiến độ, tính độc lập và bảo mật của từng cuộc thanh tra.
2. Thanh tra hoạt động ô tô, xe máy và xưởng dịch vụ
Kiểm tra quy trình tiếp nhận, báo giá, phê duyệt, sửa chữa, nghiệm thu, bàn giao và bảo hành; đối chiếu lệnh sửa chữa, công lao động, phụ tùng và thanh toán.
Kiểm soát quản lý xe, phụ tùng, dầu mỡ, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ; kiểm kê và làm rõ chênh lệch, hao hụt, sử dụng sai mục đích.
Kiểm tra chất lượng sửa chữa, bảo dưỡng; việc sử dụng thiết bị nâng, máy chẩn đoán, thiết bị hàn/cắt, sơn và hóa chất; tuân thủ an toàn lao động, PCCC và môi trường.
Rà soát quy trình lái thử, quản lý chìa khóa, xe chờ sửa/xe lưu kho; phòng ngừa mất mát, tráo đổi phụ tùng, gian lận doanh thu và khiếu nại khách hàng.
3. Thanh tra kho bãi, nhà xưởng và trung tâm logistics
Kiểm tra quy trình nhập - xuất - tồn, kiểm đếm, lưu kho, bảo quản, xếp dỡ, giao nhận, điều chuyển, kiểm kê và xử lý hàng hư hỏng/thất thoát.
Đối chiếu dữ liệu hệ thống, chứng từ và hiện trạng; đánh giá phân quyền truy cập, camera, niêm phong, kiểm soát người/xe và an ninh kho bãi.
Kiểm tra định mức sử dụng diện tích, nhiên liệu, điện, vật tư; tình trạng nhà xưởng, giá kệ, xe nâng, cầu dẫn, thiết bị nâng hạ và phương tiện vận tải.
Giám sát tuân thủ PCCC, an toàn điện, an toàn lao động, vệ sinh môi trường; quản lý hàng nguy hiểm hoặc hóa chất (nếu có).
4. Kiểm tra tuân thủ và phòng ngừa rủi ro
Kiểm tra việc chấp hành nội quy lao động, giờ làm việc, đồng phục, văn hóa ứng xử, quy trình phục vụ khách hàng và quy định bảo mật.
Rà soát dấu hiệu xung đột lợi ích, thông đồng, gian lận, lạm dụng chức vụ, chi sai, thất thoát tài sản hoặc lợi dụng quy trình.
Tiếp nhận, phân loại và xác minh phản ánh, khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền; bảo vệ bí mật và người cung cấp thông tin theo quy định.
Phối hợp với Pháp chế, Tài chính - Kế toán, Nhân sự, Quản lý tài sản, Công nghệ thông tin và đơn vị chuyên môn để đánh giá rủi ro và xử lý vụ việc.
5. Báo cáo, kiến nghị và theo dõi khắc phục
Lập biên bản, hồ sơ và báo cáo thanh tra bảo đảm khách quan, có bằng chứng, xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm, mức độ ảnh hưởng và kiến nghị xử lý.
Đề xuất biện pháp thu hồi, bảo toàn tài sản; khắc phục lỗ hổng; sửa đổi quy trình; đào tạo lại hoặc xử lý trách nhiệm theo quy định.
Theo dõi thời hạn khắc phục, kiểm tra lại kết quả; báo cáo ngay sự việc nghiêm trọng hoặc nguy cơ gây mất an toàn, thất thoát lớn, ảnh hưởng uy tín Tập đoàn.
Báo cáo định kỳ và đột xuất; phân tích xu hướng vi phạm, nguyên nhân gốc và đề xuất giải pháp phòng ngừa trên toàn hệ thống.
6. Quản lý và phát triển Ban Thanh tra
Xây dựng cơ cấu, mô tả vị trí, tiêu chuẩn năng lực và kế hoạch đào tạo cho nhân sự thuộc Ban Thanh tra.
Đánh giá hiệu quả làm việc; duy trì nguyên tắc độc lập, liêm chính, khách quan, không xung đột lợi ích và không tiết lộ thông tin.
Quản lý ngân sách, công cụ, hồ sơ và dữ liệu của Ban Thanh tra; thực hiện nhiệm vụ khác theo chỉ đạo hợp pháp của Ban Lãnh đạo.
IV. TRÁCH NHIỆM
Chịu trách nhiệm về tính trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ và đúng hạn của kết luận, báo cáo và kiến nghị trong phạm vi được giao.
Không can thiệp trái thẩm quyền vào hoạt động điều hành; không quy kết khi chưa đủ căn cứ; bảo đảm quyền giải trình của đơn vị/cá nhân được kiểm tra.
Bảo mật hồ sơ, dữ liệu, bí mật kinh doanh và danh tính người cung cấp thông tin; phòng ngừa xung đột lợi ích và báo cáo khi có nguy cơ ảnh hưởng tính độc lập.
Kịp thời báo cáo và đề xuất biện pháp ngăn chặn khi phát hiện nguy cơ mất an toàn, tiêu hủy chứng cứ, thất thoát tài sản hoặc vi phạm nghiêm trọng.
Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, tài sản, chi phí và hiệu quả hoạt động của Ban Thanh tra.
V. QUYỀN HẠN
Yêu cầu các đơn vị, cá nhân cung cấp đầy đủ, đúng hạn hồ sơ, dữ liệu, chứng từ, báo cáo và giải trình có liên quan đến nội dung thanh tra.
Tiếp cận khu vực làm việc, hệ thống và dữ liệu trong phạm vi được phê duyệt; thực hiện kiểm kê, đối chiếu, ghi nhận hiện trạng và niêm phong tài liệu/tài sản theo quy định hoặc ủy quyền.
Đề xuất kiểm tra đột xuất, mở rộng phạm vi, trưng cầu chuyên môn hoặc thuê tư vấn độc lập khi cần thiết.
Kiến nghị tạm dừng công việc, thiết bị hoặc hoạt động có nguy cơ trực tiếp gây tai nạn, cháy nổ, mất an toàn hoặc thất thoát nghiêm trọng; đồng thời báo cáo người có thẩm quyền quyết định.
Kiến nghị thu hồi tài sản, khắc phục thiệt hại, sửa đổi quy trình, điều chuyển công việc, khen thưởng hoặc xử lý trách nhiệm theo quy định.
Phân công, kiểm tra, đánh giá nhân sự thuộc Ban; tham gia ý kiến đối với tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật trong phạm vi quản lý.
Bảo lưu ý kiến chuyên môn và báo cáo trực tiếp Ban Lãnh đạo khi phát hiện dấu hiệu cản trở, che giấu hoặc can thiệp không phù hợp vào hoạt động thanh tra.
VI. QUAN HỆ CÔNG TÁC
1. Ban Lãnh đạo
Mục đích phối hợp: Nhận chỉ đạo; báo cáo rủi ro, kết quả và kiến nghị.
Nguyên tắc: Trực tiếp, kịp thời, bảo mật.
2. Các đơn vị chức năng
Mục đích phối hợp: Thu thập dữ liệu; xác minh; xây dựng biện pháp khắc phục.
Nguyên tắc: Đúng chức năng, có đầu mối.
3. Đơn vị được thanh tra
Mục đích phối hợp: Công bố nội dung; tiếp nhận hồ sơ, giải trình; theo dõi khắc phục.
Nguyên tắc: Khách quan, tôn trọng, không gây cản trở không cần thiết.
4. Cơ quan/đơn vị bên ngoài
Mục đích phối hợp: Tư vấn, kiểm định hoặc phối hợp theo yêu cầu.
Nguyên tắc: Phải được phê duyệt/ủy quyền.