1.
Quản lý vận hành hành chính & hệ thống
Quản lý và điều phối hoạt động hành chính tại Văn phòng, Cửa hàng và Xưởng sản xuất nhằm đảm bảo vận hành ổn định, hiệu quả.
Xây dựng, chuẩn hóa và kiểm soát việc thực hiện các quy trình, quy định và tiêu chuẩn hành chính.
Tổ chức kiểm tra, đánh giá định kỳ công tác hành chính vận hành; xử lý hoặc đề xuất giải pháp cải thiện các vấn đề phát sinh.
Theo dõi và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu nguồn lực và kiểm soát chi phí hành chính.
2. Quản lý cơ sở vật chất - tài sản - trang thiết bị
Quản lý cơ sở vật chất, điện nước, internet, vệ sinh, an ninh và công tác bảo trì tại các địa điểm làm việc.
Kiểm soát việc sử dụng máy móc, thiết bị, tài sản, công cụ dụng cụ (CCDC) và trang thiết bị nhân viên nhằm đảm bảo hiệu quả và hạn chế thất thoát.
Quản lý việc cấp phát, bàn giao, thu hồi tài sản, CCDC và vật dụng nhân viên theo quy định.
Tổ chức kiểm kê định kỳ; theo dõi biến động tài sản và đề xuất mua mới, sửa chữa, bảo trì hoặc thay thế khi cần thiết.
3. Quản lý hợp đồng, chi phí & nhà cung cấp
Theo dõi và quản lý các hợp đồng hành chính và dịch vụ
phục vụ vận hành.
Kiểm soát thời hạn hợp đồng, phối hợp tái ký, gia hạn hoặc thanh lý; đảm bảo hồ sơ, chứng từ được lưu trữ đầy đủ và đúng quy định.
Kiểm tra, đối soát và xác nhận các chi phí hành chính theo ngân sách và quy trình phê duyệt của Công ty.
Phối hợp với nhà thầu, đơn vị thi công hoặc nhà cung cấp trong các hoạt động sửa chữa, bảo trì và cải tạo địa điểm; theo dõi tiến độ, chất lượng và nghiệm thu công việc.
4. Quản lý đội ngũ & phối hợp vận hành
Quản lý, phân công, đào tạo và phát triển đội ngũ Hành chính vận hành nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc.
Hướng dẫn, giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc; xây dựng kế hoạch phát triển năng lực đội ngũ.
Phối hợp với các phòng ban để xử lý nhu cầu và các vấn đề vận hành phát sinh.
Thúc đẩy tinh thần dịch vụ nội bộ và nâng cao chất lượng hỗ trợ vận hành trên toàn hệ thống.
5. Báo cáo, cải tiến & công việc khác
Báo cáo định kỳ về tình hình vận hành hành chính, tài sản, chi phí và các vấn đề phát sinh.
Theo dõi, phân tích dữ liệu và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và vận hành hệ thống.
Tham gia xây dựng, rà soát và cải tiến các quy trình, quy định liên quan đến công tác hành chính vận hành.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Quản lý trực tiếp.
YÊU CẦU NĂNG LỰC
1. Trình độ học vấn & chuyên môn
Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng hoặc các lĩnh vực liên quan.
Có kiến thức về quản trị hành chính, quản lý tài sản, cơ sở vật chất và vận hành văn phòng/xưởng sản xuất.
Am hiểu các quy định liên quan đến công tác hành chính, an toàn lao động và vận hành doanh nghiệp là lợi thế.
2. Kinh nghiệm
Tối thiểu 3-5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính - Vận hành. Ưu tiên ứng viên từng làm trong môi trường retail, sản xuất hoặc vận hành chuỗi.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý vận hành đa địa điểm (Văn phòng/Cửa hàng/Xưởng sản xuất).
Có kinh nghiệm quản lý tài sản, cơ sở vật chất, hợp đồng dịch vụ và kiểm soát chi phí hành chính.
3. Kỹ năng
Kỹ năng quản lý và điều phối công việc hiệu quả.
Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và
giám sát vận hành.
Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống nhanh chóng.
Kỹ năng giao tiếp, phối hợp liên phòng ban và làm việc với nhà cung cấp/đối tác.
Thành thạo Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) và các công cụ quản lý công việc/báo cáo.
Có khả năng tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo và theo dõi ngân sách hành chính.
4. Phẩm chất & thái độ
Chủ động, trách nhiệm và có tinh thần phục vụ nội bộ.
Cẩn thận, trung thực, tư duy hệ thống và khả năng kiểm soát công việc tốt.
Có tinh thần cải tiến, tối ưu quy trình và chi phí vận hành.
Chịu được áp lực công việc và sẵn sàng di chuyển kiểm tra vận hành giữa các khu vực khi cần.
