TRƯỞNG BỘ PHẬN LỄ TÂN
THÔNG TIN CHUNG
Vị trí công tác: Trưởng bộ phận Lễ tân
Bộ phận: Lễ tân / Chăm sóc khách hàng
Hình thức làm việc: Toàn thời gian
MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Trưởng bộ phận Lễ tân chịu trách nhiệm điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của quầy lễ tân và khu vực sảnh đón tiếp. Đảm bảo mang lại trải nghiệm dịch vụ xuất sắc, chuyên nghiệp và đồng bộ cho khách hàng ngay từ điểm chạm đầu tiên; đồng thời tối ưu hóa quy trình vận hành và phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để nâng cao uy tín thương hiệu.
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Quản lý và Điều hành Vận hành
Quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động hàng ngày của đội ngũ lễ tân (đón tiếp, check-in, check-out, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc và thanh toán cho khách hàng).
Xây dựng, chuẩn hóa và tối ưu hóa các quy trình làm việc (SOPs) của bộ phận Lễ tân.
Đảm bảo khu vực sảnh đón tiếp luôn gọn gàng, chuyên nghiệp, đầy đủ tài liệu/ấn phẩm truyền thông và tuân thủ đúng tiêu chuẩn thương hiệu.
Kiểm soát và phê duyệt các báo cáo doanh thu, ca trực, lịch làm việc của nhân viên hàng ngày/hàng tuần.
2.
Quản lý Chất lượng Dịch vụ & Trải nghiệm Khách hàng
Giám sát thái độ, tác phong và diện mạo của nhân viên để đảm bảo tính chuyên nghiệp cao nhất.
Trực tiếp tiếp nhận và giải quyết triệt để các khiếu nại, phản hồi tiêu cực hoặc các tình huống phát sinh khó xử từ phía khách hàng một cách khéo léo, tinh tế.
Chủ động thu thập đánh giá của khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ của toàn hệ thống.
3. Quản trị và Đào tạo Nhân sự
Tham gia vào quy trình tuyển dụng nhân sự mới cho bộ phận.
Trực tiếp đào tạo, hướng dẫn về chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống và tư duy dịch vụ (Service Mindset) cho nhân viên cũ và mới.
Đánh giá hiệu suất làm việc (KPIs) của nhân viên định kỳ; tạo động lực và xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân sự tiềm năng.
4. Phối hợp Liên phòng ban
Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kinh doanh/Marketing để cập nhật các chương trình ưu đãi, chiến dịch mới nhằm tư vấn chính xác cho khách.
Liên kết với bộ phận Chuyên môn (Bác sĩ/Kỹ thuật viên) hoặc bộ phận Vận hành/Buồng phòng để đảm bảo luồng luân chuyển khách hàng diễn ra mượt mà, không bị tắc nghẽn.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Quản trị Khách sạn, Quản trị Kinh doanh, Ngoại ngữ, Quan hệ Công chúng hoặc các ngành có liên quan.
Kinh nghiệm:
Tối thiểu 2 - 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Trưởng nhóm, Giám sát hoặc Trưởng bộ phận Lễ tân).
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành Dịch vụ cao cấp, Khách sạn, hoặc các Hệ thống Phòng khám/Nha khoa quy mô lớn.
Kỹ năng:
Thành thạo
tiếng Anh giao tiếp, biết giao tiếp tiếng Nga (là một lợi thế lớn).
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xử lý tình huống phát sinh xuất sắc.
Kỹ năng quản lý, lập kế hoạch, phân công công việc và điều phối nhân sự.
Tác phong
Diện mạo & Tác phong: Ngoại hình sáng, chỉn chu; giọng nói chuẩn (không nói ngọng, nói lắp, không nặng giọng địa phương); tác phong nhanh nhẹn, tự tin.
Tố chất: Kiên nhẫn, có tinh thần trách nhiệm cao, chịu được áp lực công việc tốt và luôn sở hữu tư duy "Khách hàng là trung tâm".
