Trưởng Nhóm Mua Hàng (Procurement Lead)

MỤC TIÊU VỊ TRÍ
- Xây dựng, chuẩn hóa và vận hành hệ thống mua hàng tập trung (Procurement) có tính mở rộng (scalable) tại UpBase.
- Kiểm soát tuân thủ quy trình, minh bạch hồ sơ và tối ưu hóa chi phí (đàm phán, quản lý vendor).
- Phối hợp chặt chẽ với Finance và Operation để quản lý ngân sách, chứng từ và công nợ.
1. Xây dựng Hệ thống & Quy trình
- Thiết lập SOP mua hàng end-to-end, biểu mẫu, checklist và luồng phê duyệt.
- Xây dựng cơ chế quản trị ngoại lệ (mua gấp, vượt ngân sách...) và chuẩn hóa dữ liệu/báo cáo định kỳ.
2. Kiểm soát Tuân thủ
- Giám sát các phòng ban thực hiện đúng quy trình phê duyệt trước khi phát sinh chi phí.
- Audit hồ sơ mua hàng; phối hợp Finance/Ops cảnh báo và xử lý các trường hợp vi phạm.
3. Quản lý Nhà cung cấp (Vendor Management)
- Tìm kiếm, đàm phán (giá, SLA, thanh toán) và xây dựng Database vendor theo nhóm ngành.
- Đánh giá, phân loại và cập nhật xếp hạng vendor định kỳ sau mỗi dự án.
4. Tối ưu Chi phí & Ngân sách
- So sánh báo giá, đề xuất phương án mua tối ưu; kiểm soát budget variance và cost saving.
- Gom mua, chuẩn hóa danh mục để tránh mua thừa, mua gấp hoặc vượt ngân sách.
5. Vận hành Mua hàng & Hồ sơ Thanh toán
- Theo dõi tiến độ đơn hàng/PO; phối hợp nghiệm thu chất lượng hàng hóa/dịch vụ.
-Hoàn thiện bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ chứng từ; phối hợp Finance đối soát và xử lý công nợ.
6. Báo cáo & Cải tiến
- Báo cáo định kỳ về chi tiêu, hiệu suất vendor và lỗi hồ sơ.
- Phân tích dữ liệu để cải tiến quy trình, nâng cao trải nghiệm nội bộ và số hóa workflow.