Trưởng nhóm mua hàng

1. Thông tin chung
Chức danh: LEADER MUA HÀNG - PURCHASING LEADER
Phòng ban: Cung ứng / Supply Chain
Báo cáo cho: Trưởng phòng Mua hàng / Supply Chain Manager
2. Mục tiêu công việc
Tổ chức và điều phối hoạt động mua nguyên liệu, tá dược phục vụ sản xuất dược phẩm, đặc biệt là thuốc tiêm; đảm bảo nguồn cung đáp ứng yêu cầu chất lượng, tiến độ và chi phí. Phát triển nhà cung cấp và phối hợp với các phòng ban để duy trì nguồn cung ổn định.
3. Mô tả công việc
Lập kế hoạch và quản lý tiến độ mua hàng
Tiếp nhận, tổng hợp nhu cầu nguyên liệu, tá dược từ Kế hoạch sản xuất, R&D và các bộ phận liên quan.
Lập kế hoạch mua hàng dựa trên nhu cầu sử dụng, tồn kho, thời gian cung ứng, hạn dùng và số lượng đặt hàng tối thiểu.
Theo dõi tiến độ đặt hàng, giao hàng và tình trạng tiếp nhận; chủ động cảnh báo nguy cơ thiếu hụt hoặc chậm cung ứng.
Phối hợp điều chỉnh kế hoạch mua khi có thay đổi về nhu cầu sản xuất, nghiên cứu hoặc tồn kho.
Tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp
Tìm kiếm nhà sản xuất, nhà cung cấp nguyên liệu và tá dược phù hợp với yêu cầu sử dụng trong sản xuất thuốc tiêm.
Thu thập hồ sơ nhà cung cấp, tài liệu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, COA và các tài liệu liên quan theo yêu cầu của QA/QC, R&D và RA.
Phối hợp tổ chức đánh giá, phê duyệt nhà cung cấp theo quy trình của công ty; theo dõi việc bổ sung và cập nhật hồ sơ.
Phát triển nguồn cung dự phòng, đề xuất phương án giảm phụ thuộc vào một nhà cung cấp.
Đánh giá định kỳ hiệu quả cung ứng về chất lượng, tiến độ, dịch vụ và khả năng xử lý vấn đề.
Đàm phán và thực hiện mua hàng
Lấy báo giá, lập bảng so sánh và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp trên cơ sở tổng chi phí, chất lượng và khả năng đáp ứng.
Đàm phán giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, hạn dùng khi giao và các điều khoản thương mại.
Kiểm tra đơn đặt hàng, hợp đồng và theo dõi thực hiện trong phạm vi được phân quyền.
Phối hợp với đơn vị phụ trách xuất nhập khẩu, logistics và kế toán để xử lý chứng từ, giao nhận và thanh toán.
Làm việc với nhà cung cấp về hàng giao thiếu, chậm, không phù hợp hoặc khiếu nại; phối hợp với QA/QC xử lý vấn đề chất lượng.
Phối hợp chuyên môn và kiểm soát rủi ro
Phối hợp với R&D tìm nguồn, cung cấp mẫu và tài liệu phục vụ nghiên cứu, đánh giá nguyên liệu, tá dược.
Phối hợp với QA/QC và RA làm rõ yêu cầu kỹ thuật, hồ sơ chất lượng và thông tin phục vụ đăng ký sản phẩm.
Theo dõi, chuyển thông báo thay đổi từ nhà cung cấp đến bộ phận chuyên môn để đánh giá trước khi triển khai.
Thực hiện mua hàng theo danh mục, tiêu chuẩn và nguồn cung đã được phê duyệt; trình xem xét khi phát sinh nhu cầu thay thế.
Theo dõi rủi ro về giá, thời gian cung ứng, gián đoạn nguồn hàng và đề xuất phương án xử lý.
Điều phối đội nhóm và báo cáo
Phân công công việc, hướng dẫn và theo dõi tiến độ của nhân viên mua hàng.
Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ mua hàng và dữ liệu theo dõi.
Tổng hợp báo cáo về tiến độ, chi phí, hiệu quả nhà cung cấp và các vấn đề cần xử lý.
Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu và phương pháp quản lý mua hàng.
Tuân thủ nguyên tắc bảo mật, minh bạch và phòng ngừa xung đột lợi ích trong giao dịch với nhà cung cấp.
4. Yêu cầu ứng viên
Trình độ và kinh nghiệm
Tốt nghiệp đại học ngành Dược
Có kinh nghiệm trực tiếp mua nguyên liệu, tá dược phục vụ sản xuất thuốc tiêm.
Ưu tiên ứng viên đã hoặc đang làm việc tại công ty dược có nhà máy sản xuất thuốc tiêm.
Có kinh nghiệm quản lý nhóm hoặc điều phối hoạt động mua hàng.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm mua hàng quốc tế và mạng lưới nhà cung cấp nguyên liệu, tá dược ngành dược.
Kiến thức và kỹ năng
Hiểu quy trình mua hàng tại doanh nghiệp sản xuất dược và yêu cầu quản lý nhà cung cấp.
Có khả năng đọc hiểu tài liệu thương mại, hồ sơ nguyên liệu, tá dược và phối hợp với bộ phận chuyên môn để xác nhận yêu cầu kỹ thuật.
Có kỹ năng tìm nguồn, phân tích báo giá, đàm phán và quản lý hợp đồng.
Có khả năng lập kế hoạch, kiểm soát tiến độ, xử lý tình huống và phối hợp liên phòng ban.
Sử dụng tiếng Anh để trao đổi email, đọc hiểu tài liệu và làm việc với nhà cung cấp nước ngoài.
Sử dụng tốt Excel; ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng Bravo hoặc phần mềm quản lý mua hàng.
Phẩm chất
Trung thực, cẩn trọng, có trách nhiệm và chủ động trong công việc.
Tư duy kiểm soát chi phí gắn với yêu cầu chất lượng và tính ổn định của nguồn cung.
Có khả năng dẫn dắt đội nhóm và theo dõi công việc đến khi hoàn tất.
5. Kết quả công việc kỳ vọng
Nguyên liệu, tá dược được cung ứng đúng tiến độ và yêu cầu đã phê duyệt.
Hồ sơ mua hàng, nhà cung cấp và chứng từ được cập nhật đầy đủ, có thể truy xuất.
Rủi ro thiếu hàng, chậm giao và thay đổi nguồn cung được cảnh báo kịp thời.
Chi phí mua hàng được kiểm soát trên cơ sở đảm bảo chất lượng và hiệu quả tổng thể.
Đội nhóm phối hợp hiệu quả, các vấn đề phát sinh được theo dõi và xử lý rõ trách nhiệm.
Quyền lợi
Thưởng cuối năm
Đầy đủ chế độ BHXH, BHYT theo quy định (60% lương gross)
Môi trường chuyên nghiệp, ổn định trong ngành dược
Cơ hội phát triển học tập phát huy năng lực
Du lịch hằng năm và một số chế độ khác
Địa điểm & thời gian làm việc
Địa điểm: 94-96 Nguyễn Văn Kỉnh, Phường Cát Lái, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Thời gian: Thứ 2 - Thứ 6 và 2 thứ 7 cách tuần
Từ 8h30 đến 17h30