Trưởng Phòng Cung Ứng - Đấu Thầu & Ngân Sách

1. Lập kế hoạch công tác cung ứng - đấu thầu & ngân sách:
Tiếp nhận, nghiên cứu hồ sơ thiết kế, BOQ, yêu cầu kỹ thuật và kế hoạch triển khai dự án;
Thực hiện bóc tách, kiểm tra khối lượng và tổng hợp danh mục công việc, vật tư, thiết bị theo hồ sơ được cung cấp;
Lập bảng khối lượng, dự toán chi phí, kế hoạch mua sắm và đề xuất phân chia các gói thầu phụ;
Thu thập, cập nhật đơn giá thị trường; tìm kiếm và xây dựng danh sách nhà thầu phụ, nhà cung cấp tiềm năng;
Lập kế hoạch mời thầu, yêu cầu báo giá và tiến độ cung ứng theo phân công.
2. Thực hiện công tác cung ứng - đấu thầu & ngân sách:
Soạn thảo hồ sơ mời thầu, yêu cầu báo giá và các tài liệu phục vụ lựa chọn nhà thầu, nhà cung cấp;
Tổ chức gửi hồ sơ, tiếp nhận báo giá, tổng hợp và phân tích hồ sơ dự thầu theo tiêu chí kỹ thuật, thương mại đã thống nhất;
Lập bảng so sánh giá, báo cáo đánh giá và đề xuất phương án lựa chọn nhà thầu, nhà cung cấp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tham gia thương thảo giá, điều kiện thanh toán, tiến độ, phạm vi công việc và các điều khoản thương mại;
Theo dõi việc hoàn thiện hợp đồng, đặt hàng, giao nhận vật tư, nghiệm thu và thực hiện các cam kết của nhà thầu, nhà cung cấp;
Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý sai lệch khối lượng, yêu cầu kỹ thuật và các phát sinh trong quá trình thực hiện.
3. Kiểm tra công tác cung ứng - đấu thầu & ngân sách:
Theo dõi ngân sách dự án, giá trị các gói thầu, hợp đồng đã ký, chi phí phát sinh và tình hình thanh toán;
Đối chiếu khối lượng, đơn giá, phạm vi hợp đồng và hồ sơ thanh toán với ngân sách được duyệt;
Cập nhật bảng theo dõi chi phí cam kết, chi phí thực tế và dự báo chi phí hoàn thành; báo cáo kịp thời nguy cơ vượt ngân sách;
Kiểm tra tiến độ cung ứng, chất lượng vật tư, thiết bị và việc thực hiện hợp đồng của nhà thầu, nhà cung cấp;
Lập báo cáo định kỳ về đấu thầu, cung ứng, biến động chi phí và hiệu quả lựa chọn nhà thầu.
4. Cải tiến công tác cung ứng - đấu thầu & ngân sách:
Đề xuất phương án tối ưu chi phí, điều chỉnh phương thức mua sắm và lựa chọn nhà thầu phù hợp với yêu cầu dự án;
Phối hợp xác minh, xử lý sai lệch khối lượng, đơn giá, chi phí và các phát sinh theo chỉ đạo của cấp trên;
Cập nhật dữ liệu giá, kết quả đấu thầu, đánh giá nhà thầu và nhà cung cấp sau mỗi gói thầu;
Đề xuất cải tiến biểu mẫu, quy trình bóc tách khối lượng, so sánh giá, quản lý hợp đồng và theo dõi ngân sách;
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ đấu thầu, báo giá, hợp đồng và tài liệu liên quan theo quy định của Công ty.