Giai đoạn báo giá dự thầu:
1. Nhận thông tin từ phòng đấu thầu:
- Khi tiếp nhận thông tin, xác định rõ loại vật tư cần báo giá, yêu cầu phòng đấu thầu cung cấp thêm thông tin chi tiết, số lượng, bản vẽ, hoặc tên vật tư đã được chỉ định ngay từ đầu sau đó sẽ triển khai và phân công cho từng nhân viên của PMH tìm giá
2. Báo giá:
- Kiểm tra bảng tổng hợp giá của
nhân viên PMH gửi để gửi cho phòng đấu thầu.
- Gửi báo giá chuẩn cho phòng đấu thầu (làm bảng so sánh và để lấy giá tốt nhất).
3. Trình catalogue, mẫu:
- Sau khi tổng hợp các báo giá thì báo giá của đơn vị nào được chọn thì yêu cầu gửi catalogue, kèm mẫu và hồ sơ năng lực (tùy vào NCC có hay không) để kèm theo
Giai đoạn thi công dự án:
1. Chốt nhà cung cấp, giá các vật tư thô, bê tông, vật tư phụ (ít nhất 3 NCC sau đó chốt 2 NCC cung cấp vật tư).
2. Tiếp nhận yêu cầu
- Yêu cầu của dự án có thể gửi từ mail, thông tin qua điện thoại, linh động trong trường hợp gấp (chủng loại, làm hạng mục nào)
- Xác nhận thông tin, nhu cầu của dự án có phù hợp không (gửi qua cho QS kiểm tra)
3. Báo giá
- Gửi yêu cầu cho các nhà cung cấp báo giá (ưu tiên những đơn vị đã làm việc, đến các nhà cung cấp được giới thiệu của
chỉ huy trưởng, kỹ thuật hoặc bạn bè, đơn vị tìm thêm trên mạng).
- Yêu cầu NCC gửi mẫu, catalogue, chứng chỉ sản phẩm và hồ sơ năng lực
- Đối với NCC mới có giá thấp nhất thì cần phải yêu cầu trình đầy đủ thông tin về công ty (kiểm tra tình hình hoạt động của công ty), sản phẩm, catalogue và cho trao đổi trực tiếp với các anh chỉ huy trưởng trước khi ký hợp đồng
- Nhận báo giá, kiểm tra với yêu cầu của cty có phù hợp không
- Kiểm tra giá hiện tại với giá đã mua gần nhất, giữa các đơn vị đã làm với các đơn vị mới
- Lập bảng so sánh, trình cấp trên
- Lập bảng so sánh giá giữa các đơn vị, trình cho cấp trên (form bảng đề nghị duyệt giá)
- Trưởng/phó bộ phận kiểm tra tra đơn giá NCC so với ngân sách và tiếp tục làm việc giá với NCC thêm 1 lần nữa trước khi trình ban giám đốc
4. Đặt hàng
- Gửi đơn hàng cho đơn vị mình đã chọn mua, xác nhận thời gian nhận hàng
- Sau khi ban giám đốc đồng ý thì cho tiến hành chốt với NCC lên hợp đồng, bổ kiểm tra hợp đồng và gửi cho kế toán, các anh chỉ huy trưởng kiểm tra (bô sung, chỉnh sửa) trước khi gửi cho NCC chốt hợp đồng
- Gửi thông tin, hợp đồng cho các bộ phận liên quan: chỉ huy trưởng, thư ký, kho, bộ phận thanh toán, nhận hàng (form po).
- Yêu cầu
thư ký công trình làm đơn đặt hàng theo giá trị hợp đồng được ký.
- Sau khi có đơn đặt hàng chuyển hợp đồng và các hồ sơ liên quân đến thanh toán (tạm ứng) cho phòng kế toán.
5. Theo dõi hàng
- Vật tư về dự án có đúng chủng loại và số lượng như đã đặt
- Kiểm tra các hồ sơ vật liệu NCC có cấp cho công trình chưa
- Nhắc nhở NCC giao hàng đúng tiến độ
- Kiểm tra quyết toán và lưu hồ sơ
- Sau khi NCC chốt khối lượng với công trình sẽ kiểm tra lại khối lượng và đơn đơn giá để chốt quyết toán với NCC.
- Nhắc nhở NCC xuất hóa đơn theo đúng yêu cầu của Khang Hy
- Kiểm tra hồ sơ NCC cung cấp đã đủ chưa? (theo hợp đồng) để hoàn tất.
- Đánh giá nhà cung cấp
- Sau khi công trình hoàn tất bàn giao cho CĐT sẽ làm bảng đánh giá NCC (1 bảng PMH đánh giá, 1 bảng CHT công trình đánh gia). Sau đó liệt kê lại NCC được đanh giá tốt để sau này tiếp tục làm việc.
Địa điểm làm việc: Dự án lọc hóa dầu - Long Sơn, Bà Rịa Vũng Tàu
