Trưởng/phụ Trách Ban Hành Chính Quản Trị

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:
- Quản lý công tác văn thư lưu trữ khoa học, hợp lý.
- Đảm bảo công tác hành chính kịp thời, hiệu quả, tiết kiệm."
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ:
Tham mưu, kế hoạch
- Tư vấn, tham mưu cho Ban TGĐ về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính tổng hợp.
- Xây dựng và tổ chức quản lý thực hiện kế hoạch, ngân sách hành chính định kỳ
Tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ
- Kiểm soát toàn bộ hoạt động văn thư, kho lưu trữ theo quy định đảm bảo khoa học và thuận tiện trong công tác lưu trữ và tra cứu
- Tổ chức xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ (bản cứng và bản số hóa), theo dõi/quản lý phiên bản, hiệu lực văn bản
- Kiểm soát việc sử dụng con dấu của Tập đoàn (bao gồm các Công ty con, Công ty thành viên) theo đúng quy định
Quản lý chi phí hành chính
- Xây dựng định mức và quản lý công tác mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị, tài sản văn phòng cho các phòng/đơn vị
- Quản lý mua sắm phục vụ hành chính và giám sát và đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí: văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, trang thiết bị văn phòng, cước phí các dịch vụ hành chính, chuyển phát, đồng phục/bảo hộ lao động, dịch vụ hậu cần công tá[protected info] định mức/quy định của Công ty và đảm bảo tối ưu trong từng thời kỳ
Tổ chức quản lý tài sản, trang thiết bị
- Tổ chức quản lý danh mục tài sản, công tác sửa chữa bảo dưỡng, thu hồi, bàn giao, thanh lý trang thiết bị, tài sản cho các đơn vị.
- Tổ chức quản lý môi trường và không gian làm việc (vệ sinh, cây xanh,..), tổ chức bố trí sắp xếp văn phòng, chỗ làm việc tại văn phòng Tập đoàn.
- Quản lý sử dụng, điều phối, sửa chữa xe ô tô văn phòng Tập đoàn phục vụ công tác, làm việc.
Quản lý, giám sát thực hiện quản lý vận hành tòa nhà VP
- Quản lý công tác vận hành tòa nhà văn phòng Nam Cường
Công tác hậu cần, lễ tân khánh tiết
- Xây dựng tiêu chuẩn và quản lý dịch vụ lễ tân văn phòng chuyên nghiệp
- Tổ chức, sắp xếp và duy trì hoạt động bếp ăn (duyệt thực đơn, kiểm soát chất lượng thực phẩm đầu vào, VSATTP,...)
- Chủ trì xây dựng phương án và tổ chức các sự kiện nội bộ của Công ty
- Quản lý tổ chức và bảo đảm các điều kiện phục vụ công tác hậu cần cho CBLĐ, hội họp (hội nghị, hội thảo, ký kết,...), sự kiện (đối nội, đối ngoại, ...), khánh tiết của Tập đoàn theo quy định, tiêu chuẩn và ngân sách được phê duyệt.
- Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức các sự kiện nghi lễ tâm linh của Tập đoàn
Quản lý, điều phối công việc thuộc ban
- Xây dựng kế hoạch và đào tạo nghiệp vụ, điều phối và phân công công việc nhân viên.
- Xây dựng các chính sách, quy định, quy trình nghiệp vụ và quản lý các hoạt động nghiệp vụ liên quan, đề xuất cải tiến thực hiện các công việc trong ban.
Khác
- Các công việc khác theo phân công
QUYỀN HẠN
- Quyền bố trí nhân sự trong phạm vi phụ trách và yêu cầu bộ phận chức năng liên quan phối hợp khi cần thiết.
- Quyền đề xuất, yêu cầu tài liệu/thông tin trong phạm vi công việc và yêu cầu bộ phận chức năng liên quan phối hợp khi cần thiết.
TRÁCH NHIỆM
- Chịu trách nhiệm toàn diện trước TGĐ/NĐUQ trong việc tổ chức chỉ đạo thực hiện các nội dung hoạt động của ban.
- Chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ được giao.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của thông tin cung cấp, tiến độ kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm sử dụng hiệu quả tài sản được giao.