Trong kinh doanh, thư tín thương mại là biểu mẫu đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi, truyền đạt thông tin, đàm phán, thảo luận, đề xuất vấn đề giữa công ty và khách hàng. Vì vậy, một bức thư tín thương mại chuẩn, ấn tượng sẽ giúp cho công ty "ghi điểm" với đối tác cũng như giúp giải quyết những khúc mắc được đưa ra trong thư một cách nhanh chóng. Các loại thư tín thương mại phổ biến có thể kể đến như thư khiếu nại, thư đặt hàng, thư hòa giải,...
Làm thế nào để viết thư tín thương mại chuẩn?
Dưới đây là các thành phần cơ bản của một bức thư tín thương mại tiêu chuẩn:
1. Địa chỉ hồi âm: Hãy nhập tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của bạn.
2. Ngày: Nhập ngày gửi thư của bạn từ 2 đến 6 dòng bên dưới tiêu đề thư (tiêu chuẩn là 3 dòng).
3. Dòng tham chiếu: Nếu người nhận yêu cầu thông tin cụ thể, chẳng hạn như tham chiếu công việc hoặc số hóa đơn, hãy nhập nó vào 1 hoặc 2 dòng, ngay bên dưới phần ngày gửi. Nếu bạn đang trả lời một lá thư, có thể tham khảo ví dụ sau đây:
4. Ký hiệu gửi thư đặc biệt: Nhập tất cả các ký tự viết hoa nếu thích hợp. Chẳng hạn như:
6. Địa chỉ người nhận: Nhập tên và địa chỉ của người và/hoặc công ty mà bạn đang gửi thư vào 3 đến 8 dòng (tiêu chuẩn là 4 dòng). Nếu bạn có nhập Dòng chú ý, hãy bỏ qua tên người ở đây.
7. Dòng chú ý: Nhập tên của người bạn gửi thư.
8. Lời chào: Nhập tên người nhận ở đây. Đừng quên ông/bà trước tên, họ của họ để thể hiện sự tôn trọng. Một số lời chào phổ biến là:
9. Dòng tiêu đề: Nhập ý chính của nội dung thư bằng ký tự viết hoa. Bạn hãy viết thật ngắn gọn trên một dòng. Một số ví dụ như:
Thư tín thương mại là hình thức trao đổi công việc phổ biến trong kinh doanh
10. Phần thân bài: Bạn cần để lại khoảng trắng giữa các câu, trình bày ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
11. Kết thư: Bạn có thể kết thư bằng những ví dụ phổ biến sau đây:
Giám đốc, Hỗ trợ kỹ thuật
13. Chữ viết tắt: Nếu trong thư có chữ viết tắt (viết hoa những ký tự đầu của từ hoặc cụm từ) bạn có thể chú thích rõ ở phần này.
14. Thông báo kèm theo: Dòng này để người đọc nhìn vào để biết thêm thông tin chi tiết. Tuy nhiên, nếu bạn không đính kèm tài liệu hay bưu phẩm gì, bạn có thể bỏ qua.
15. Cc: Chỉ việc gửi thêm một (vài) bản sao cho những người khác. Bạn hãy liệt kê tên của những người nhận bản sao theo thứ tự bảng chữ cái. Nếu chỉ có một người nhận duy nhất, hãy bỏ qua bước này. Ngoài ra, bạn hãy cố gắng giữ nội dung thư tín thương mại trong một trang để đảm bảo rõ ràng và xúc tích.
Biết được cách viết thư tín thương mại ra sao cho lịch sự, ấn tượng sẽ giúp bạn đạt kết quả như mong muốn đồng thời tránh được lỗi sai không đáng có làm ảnh hưởng tới công việc. Các bước viết thư tín thương mại cũng không quá khó, bạn chỉ cần lưu ý và làm theo hướng dẫn sau khi tải mẫu về là sẽ nhanh chóng có được thư tín thương mại chuẩn.
Những ai tham gia lĩnh vực kinh doanh bán hàng thì việc biết cách viết thư tín thương mại là điều cần thiết nếu muốn có sự thành công. Theo đó, nắm được cách viết email chào hàng ấn tượng cũng góp phần cải thiện doanh số cho bạn đáng kể. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết viết email chào hàng chuyên nghiệp như thế nào? Vì vậy, hãy theo dõi gợi ý của JOBOKO được cập nhật trong bài viết nhé.
MỤC LỤC:
I. Các mẫu thư tín thương mại tiếng Anh hay dùng nhất (có link tải)
II. Quy tắc viết thư tín thương mại chuẩn