Mô tả công việc thư ký kinh doanh chi tiết

I. Mô tả công việc của Thư ký kinh doanh

Thư ký kinh doanh là vai trò quan trọng trong hỗ trợ và điều phối các hoạt động văn phòng của phòng kinh doanh. Công việc cụ thể sẽ phụ thuộc vào quy mô phòng kinh doanh nhưng về cơ bản, bản mô tả công việc của Thư ký kinh doanh thường bao gồm:

• Xử lý đơn hàng qua email, điện thoại.
• Kiểm tra độ chính xác của dữ liệu trong đơn đặt hàng và hóa đơn.
• Liên hệ với khách hàng để lấy thông tin còn thiếu hoặc giải đáp các thắc mắc của họ.
• Liên lạc với bộ phận Logistics/hậu cần để đảm bảo giao hàng kịp thời.
• Duy trì và cập nhật hồ sơ bán hàng và khách hàng.
• Xây dựng báo cáo bán hàng hàng tháng.
• Truyền đạt những phản hồi quan trọng từ khách hàng đến các Nhân viên kinh doanh.
• Luôn cập nhật thông tin về các sản phẩm và tính năng mới để hiểu những yêu cầu của Nhân viên kinh doanh và quản lý rồi thực hiện đúng hoặc để đảm bảo có thể cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng khi được hỏi.
• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính của phòng kinh doanh như lưu trữ hồ sơ, tài liệu, in ấn, chuẩn bị cho các cuộc họp hoặc các sự kiện khác.
• Hỗ trợ phòng kinh doanh các công việc khác nếu được yêu cầu.

II. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Thư ký kinh doanh

Vị trí Thư ký kinh doanh yêu cầu cả về trình độ và kinh nghiệm làm việc, thậm chí là với ngoại hình. Thông thường, Thư ký kinh doanh thường tuyển nữ vì những đặc thù của công việc cần sự tỉ mỉ, khéo léo trong cả giao tiếp và hành động. Một số tiêu chí tuyển dụng Thư ký kinh doanh cơ bản nhất là:

• Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên các chuyên ngành Hành chính học, Quản trị kinh doanh, Marketing, Truyền thông hoặc liên quan.
• Kinh nghiệm làm việc trong các vai trò như hành chính, thư ký, trợ lý, nhân viên bán hàng, tư vấn viên, v.v. sẽ được ưu tiên.
• Kỹ năng hành chính xuất sắc trong soạn thảo, lưu trữ giấy tờ hồ sơ, hợp đồng và giao tiếp nội bộ.
• Kỹ năng máy tính: Thành thạo các phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và MS Office, các công cụ hợp tác.
• Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc.
• Khả năng đa nhiệm.
• Hiểu về các KPI hiệu suất bán hàng, có thể làm việc dưới áp lực.
• Kỹ năng làm việc nhóm tốt, nhiệt tình hỗ trợ đồng nghiệp.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Trợ lý Kinh doanh

III. Tạo CV ứng tuyển Thư ký kinh doanh ở đâu?

• Nên chọn mẫu CV có thiết kế đơn giản, tránh sử dụng quá nhiều màu sắc rực rỡ hoặc font chữ khó đọc.
• Các phần như Thông tin cá nhân, Tóm tắt mục tiêu, Kỹ năng, Kinh nghiệm làm việc, Học vấn, và Tham khảo nên có cấu trúc logic để nhà tuyển dụng theo dõi.
• Đặt những thông tin quan trọng như kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến vị trí Thư ký kinh doanh ở trang đầu CV.

Trên đây là toàn bộ thông tin về mô tả công việc thư ký kinh doanh, Mong rằng qua bài viết, bạn đã hiểu hơn về nhiệm vụ của vị trí này. Muốn tìm việc làm chất lượng, ghé ngay JobOKO để khám phá việc làm mới mỗi ngày và ứng tuyển khi tìm được công việc phù hợp với định hướng nghề nghiệp.