Mô tả công việc của Thư ký kinh doanh

Thư ký kinh doanh (Business Secretary/Sales Admin) chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính và văn thư, hỗ trợ các công việc hàng ngày và dự án dài hạn của phòng kinh doanh. Thư ký kinh doanh lên lịch các cuộc hẹn, lưu giữ hồ sơ và lập hồ sơ báo cáo. Trong các cuộc họp, thường thư ký kinh doanh là người soạn biên bản. Thông thường, Thư ký kinh doanh là người tham gia điều phối mối quan hệ giữa khách hàng, Nhân viên kinh doanh.

MỤC LỤC:
1. Mô tả công việc của Thư ký kinh doanh
2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Thư ký kinh doanh

Công việc của Thư ký kinh doanh là làm gì?

1. Mô tả công việc của Thư ký kinh doanh

Các nhiệm vụ cụ thể của Thư ký kinh doanh chủ yếu tập trung vào hỗ trợ Nhân viên kinh doanh và các giám sát, trưởng phòng, v.v. Công việc sẽ phụ thuộc vào quy mô phòng kinh doanh nhưng về cơ bản có thể bao gồm:

• Xử lý đơn hàng qua email, điện thoại.
• Kiểm tra độ chính xác của dữ liệu trong đơn đặt hàng và hóa đơn.
• Liên hệ với khách hàng để lấy thông tin còn thiếu hoặc giải đáp các thắc mắc của họ.
• Liên lạc với bộ phận Logistics/hậu cần để đảm bảo giao hàng kịp thời.
• Duy trì và cập nhật hồ sơ bán hàng và khách hàng.
• Xây dựng báo cáo bán hàng hàng tháng.
• Truyền đạt những phản hồi quan trọng từ khách hàng đến các Nhân viên kinh doanh.
• Luôn cập nhật thông tin về các sản phẩm và tính năng mới để hiểu những yêu cầu của Nhân viên kinh doanh và quản lý rồi thực hiện đúng hoặc để đảm bảo có thể cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng khi được hỏi.
• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính của phòng kinh doanh như lưu trữ hồ sơ, tài liệu, in ấn, chuẩn bị cho các cuộc họp hoặc các sự kiện khác.
• Hỗ trợ phòng kinh doanh các công việc khác nếu được yêu cầu.

Đọc thêm: Nghề trợ lý, thư ký: Không chuyên nghiệp thì khó thành công

Phẩm chất, kỹ năng cần có của Thư ký kinh doanh

2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Thư ký kinh doanh

Mỗi nhà tuyển dụng sẽ có những yêu cầu khác nhau với ứng viên vị trí Thư ký kinh doanh, cả về trình độ và kinh nghiệm làm việc, thậm chí là với ngoại hình. Thông thường, Thư ký kinh doanh thường là nữ giới vì những đặc thù của công việc cần sự tỉ mỉ, khéo léo trong cả giao tiếp và hành động. Một số tiêu chí tuyển dụng Thư ký kinh doanh cơ bản nhất là:

• Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên các chuyên ngành Hành chính học, Quản trị kinh doanh, Marketing, Truyền thông hoặc liên quan.
• Kinh nghiệm làm việc trong các vai trò như hành chính, thư ký, trợ lý, nhân viên bán hàng, tư vấn viên, v.v. sẽ được ưu tiên.
• Kỹ năng hành chính xuất sắc trong soạn thảo, lưu trữ giấy tờ hồ sơ, hợp đồng và giao tiếp nội bộ.
• Kỹ năng máy tính: Thành thạo các phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và MS Office, các công cụ hợp tác.
• Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc.
• Khả năng đa nhiệm.
• Hiểu về các KPI hiệu suất bán hàng, có thể làm việc dưới áp lực.
• Kỹ năng làm việc nhóm tốt, nhiệt tình hỗ trợ đồng nghiệp.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Trợ lý Kinh doanh

Công việc Thư ký kinh doanh có nhiều điểm tương tự với các vị trí thư ký khác đó là giúp đỡ các công việc hành chính nhưng lại thiên về kinh doanh hơn, thậm chí có thể tiếp xúc, trao đổi với khách hàng. Với nhiều người thì làm Thư ký kinh doanh có thể là bước trong kế hoạch phát triển sự nghiệp theo hướng trở thành Nhân viên/Chuyên viên kinh doanh và các vị trí quản lý cấp cao hơn.