Những lưu ý khi phỏng vấn Online

Phỏng vấn online được hiểu là hình thức phỏng vấn khi mà doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức tuyển dụng sẽ tiến hành phỏng vấn ứng viên qua internet, phổ biến nhất là qua video call của Zoom hay Skype, đôi khi dùng đến Zalo (đa phần là doanh nghiệp Việt). Phỏng vấn online có nhiều ưu điểm là tiện cho cả 2 bên, ít phải chuẩn bị và sắp xếp thời gian, phương tiện đi lại... nhưng bên cạnh đó, cũng tồn tại nhiều áp lực lên ứng viên và nhà tuyển dụng.

Hình thức phỏng vấn online là lựa chọn tối ưu trong thời điểm đại dịch Covid-19

1. Phỏng vấn online là xu hướng

Không thể phủ nhận, trong thời đại công nghệ số thì các giải pháp trực tuyến luôn được đánh giá cao. Hơn nữa, thời điểm diễn ra đại dịch COVID-19, nhà tuyển dụng và ứng viên không còn cách nào khác là tổ chức và tham gia phỏng vấn online để đảm bảo an toàn. Xu hướng làm việc từ xa cũng đồng thời tạo nên xu hướng phỏng vấn trực tuyến.

Khi mà ngày càng có nhiều doanh nghiệp, tổ chức thực hiện tuyển dụng trực tuyến, phỏng vấn online thì mối quan tâm hàng đầu sẽ là làm thế nào để chuẩn hóa quy trình phỏng vấn, tạo điều kiện tốt nhất cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Thay vì lo lắng đến việc tương tác trực tiếp, đón chào ứng viên ở công ty, nhà tuyển dụng sẽ chú ý đến thiết bị phỏng vấn, cách đặt câu hỏi, thậm chí là tốc độ mạng nhiều hơn. Ứng viên cũng vậy, sự chú ý sẽ nằm ở môi trường, không gian phỏng vấn và cơ hội duy nhất mình có - chỉ qua giao tiếp trực tuyến mà không phải qua ngôn ngữ cơ thể hay ấn tượng nhờ gặp trực tiếp.

2. Ưu, nhược điểm của hình thức phỏng vấn online

Phỏng vấn online tồn tại cả những ưu điểm và dĩ nhiên, cũng tạo ra một số thách thức cho ứng viên và nhà tuyển dụng.

Trước hết, phỏng vấn online là lựa chọn tốt nhất khi doanh nghiệp tuyển nhân sự làm việc từ xa/ làm việc tại nhà. Hơn nữa, hình thức phỏng vấn này là lựa chọn duy nhất trong những thời điểm hạn chế đi lại, tiếp xúc trực tiếp do dịch bệnh hoặc các khó khăn vì thiên tai. Phỏng vấn online giúp:

• Thuận tiện do không phải di chuyển, đi lại, tiết kiệm đáng kể thời gian và công chức sắp xếp, tổ chức.
• Tiết kiệm chi phí tổ chức phỏng vấn trực tiếp.
• Đánh giá toàn diện về ứng viên một cách khách quan (không bị cảm giác hay ấn tượng ban đầu khi tiếp xúc trực tiếp chi phối) do chỉ tập trung vào nội dung buổi trao đổi.

• Ứng viên và nhà tuyển dụng có thể bị bỡ ngỡ vì chưa quen thuộc với quy trình.
• Học cách sử dụng thiết bị, phần mềm để tham gia phỏng vấn.
• Dễ bị gián đoạn nếu tốc độ mạng có vấn đề.
• Nhà tuyển dụng phải thiết kế các câu hỏi phỏng vấn phù hợp và toàn diện nhất để đánh giá chính xác về ứng viên, tránh trường hợp tuyển sai người; ứng viên có thể lo lắng nhiều hơn vì chỉ có thể thể hiện bản thân qua các câu trả lời, không phán đoán được qua ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ...
• Các vấn đề khách quan khác như ánh sáng, tiếng ồn...

Phỏng vấn online có những điểm gì thuận lợi và bất lợi?

3. Lưu ý khi phỏng vấn online

3.1. Lưu ý cho nhà tuyển dụng

Đối với nhà tuyển dụng, tổ chức và thực hiện một cuộc phỏng vấn online cần có sự chuẩn bị và chỉn chu nhất có thể. Những lưu ý hàng đầu và quan trọng nhất là bạn phải hiểu rằng, giao tiếp giữa nhà tuyển dụng và ứng viên càng cởi mở thì kết quả sẽ càng khả quan hơn. Thực tế, nhiều ứng viên chưa phỏng vấn online bao giờ nên nhà tuyển dụng sẽ cần phải:

• Xác định rõ từ trước các tiêu chí đánh giá: Bạn kỳ vọng gì vào ứng viên, tìm kiếm ở họ kinh nghiệm và kỹ năng ra sao... Điều này giúp bạn dễ dàng "chấm điểm" ứng viên.
• Liên hệ và hướng dẫn ứng viên tham gia phỏng vấn online: Bạn nên gọi điện thoại mời phỏng vấn, sau đó gửi email đầy đủ và chi tiết hơn. Tốt nhất là email phải bao gồm tất cả các thông tin hướng dẫn, ngày giờ, cách truy cập link và chuẩn bị thiết bị... để ứng viên dễ dàng chuẩn bị.
• Sắp xếp người phỏng vấn: Phỏng vấn online vẫn có thể tiến hành theo nhóm với sự tham gia của từ 2 - 5 thành viên hội đồng phỏng vấn. Nhà tuyển dụng sẽ cần liên hệ và sắp xếp lịch với người tham gia - bao gồm cả trưởng bộ phận hoặc thậm chí là phó giám đốc hay giám đốc công ty, đảm bảo họ có thể tham gia đúng giờ.
• Chuẩn bị không gian, thiết bị: Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi tiến hành phỏng vấn online là có không gian với ánh sáng tốt, dễ chịu, yên tĩnh, thiết bị hoạt động ổn (cả về âm thanh và hình ảnh), tốc độ internet đảm bảo.
• Có sẵn danh sách các câu hỏi phỏng vấn: Để không tốn thời gian của cả 2 bên và tệ hơn là chính nhà tuyển dụng lại rơi vào tình trạng hoang mang, bị gián đoạn trong phỏng vấn thì danh sách câu hỏi cho từng vị trí tuyển dụng phải được chuẩn bị sẵn sàng từ trước.
• Ghi chú đầy đủ, chi tiết thông tin về ứng viên, đánh giá khách quan: Việc đánh giá ứng viên nên được thực hiện công bằng, càng chi tiết càng tốt (để dễ so sánh và ra quyết định sau đó). Tốt nhất là công ty có một bảng chi tiết các tiêu chí, tất cả người phỏng vấn sẽ căn cứ vào đó để cho điểm cũng như ghi lại đặc điểm, thế mạnh cũng như điểm yếu của ứng viên.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý một số mẹo để giữ cho cuộc phỏng vấn diễn ra thoải mái nhất cho cả 2 bên, như là:

• Thời gian phỏng vấn hợp lý, nội dung thông tin ngắn nhưng đúng trọng tâm: Phỏng vấn online cũng chỉ nên tiến hành trong 15 - 30 phút, không nên quá dài. Hãy đặt các câu hỏi để hiểu rõ hơn về ứng viên, đánh giá năng lực, triển vọng cũng như mức độ phù hợp với văn hóa công ty, định hướng, mục tiêu... thay vì lan man, dài dòng. Thông tin bạn giới thiệu thêm về công ty, vị trí việc làm cũng nên ngắn gọn.
• Đảm bảo rằng ứng viên của bạn cảm thấy thoải mái: Hãy chú ý đến thái độ, giọng nói của ứng viên, chào hỏi thân thiện và giúp họ bình tĩnh thể hiện mình thay vì tạo áp lực ngay từ khi bắt đầu cuộc phỏng vấn online.

Mục tiêu của phỏng vấn online cũng tương tự như phỏng vấn trực tiếp, đều nhằm tìm kiếm, lựa chọn để tuyển dụng đúng người. Do đó, sau khi phỏng vấn online, nhà tuyển dụng sẽ tổng hợp kết quả đánh giá và ra quyết định cuối cùng. Việc gọi điện thoại, gửi email thông báo kết quả là cần thiết và được tiến hành bình thường như khi phỏng vấn trực tiếp.

Để phỏng vấn online thành công, đạt hiệu quả cao thì ứng viên và nhà tuyển dụng cần lưu ý gì?

3.2. Lưu ý cho ứng viên

Khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn online, ứng viên sẽ cần:

• Kiểm tra thiết bị: Bạn phải tự làm quen với các thiết bị và phần mềm cần thiết. Trước cuộc hẹn phỏng vấn, hãy lên lịch một cuộc gọi kiểm tra với bạn bè hoặc thành viên trong gia đình. Đảm bảo rằng mic và loa của bạn đang hoạt động và kết nối internet tốt nhất.
• Thực hành càng nhiều càng tốt: Sau khi đã kiểm tra thiết bị, bạn nên chuyển sang thực hành trả lời phỏng vấn, không chỉ là trả lời các câu hỏi phỏng vấn cơ bản mà bạn nên tập với bạn bè hay người thân, nhờ họ nhận xét để cải thiện giọng, tốc độ nói, khả năng lắng nghe... Càng thực hành nhiều bạn sẽ càng tự tin hơn khi thực sự phỏng vấn online.
• Chọn không gian phù hợp: Bạn nên trả lời phỏng vấn trong một căn phòng yên tĩnh, sáng sủa, không bị làm phiền bởi âm thanh, vật nuôi hay những vấn đề khác.
• Chuẩn bị tài liệu: Bạn nên có CV xin việc ở cạnh (để dễ tham khảo phòng khi nhà tuyển dụng hỏi thông tin rất cơ bản nhưng bạn trót "quên mất" mình đã viết gì trong hồ sơ xin việc. Một quyển sổ nhỏ để ghi chú thông tin (nếu cần), có thể là thêm một cốc nước lọc.
• Trang phục lịch sự: Mặc dù bạn không gặp trực tiếp người phỏng vấn nhưng bạn vẫn phải ăn mặc thật chuyên nghiệp, tốt nhất là tương tự như khi bạn đi phỏng vấn tại văn phòng.
• Giao tiếp bằng mắt: Giao tiếp bằng mắt trong một cuộc phỏng vấn online khó hơn bạn nghĩ rất nhiều. Khi trả lời các câu hỏi, bạn sẽ cần tập trung ánh nhìn trực tiếp vào webcam thay vì nhìn vào khuôn mặt của người phỏng vấn hoặc của chính bạn. Duy trì giao tiếp bằng mắt và gật đầu sẽ cho người phỏng vấn thấy rằng bạn đang tham gia và chăm chú lắng nghe.
• Có kế hoạch dự phòng: Phỏng vấn online phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ, và các thiết bị, hệ thống, phần mềm có thể xảy ra sự cố bất kỳ lúc nào. Do đó, trước khi phỏng vấn, bạn có thể liên hệ với người phỏng vấn và thống nhất một kế hoạch dự phòng trong trường hợp trục trặc. Chuyển sang cuộc gọi điện thoại hoặc lên lịch lại sau đó đều là những giải pháp khả thi cho những khó khăn kỹ thuật. Đừng hoảng sợ nếu phần mềm của bạn gặp sự cố. Nếu vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn thì nhà tuyển dụng sẽ hiểu.
• Theo dõi kết quả, gửi lời cảm ơn sau phỏng vấn online: Sau cuộc phỏng vấn, bạn nên gửi thư cảm ơn đến người phỏng vấn. Một vài ngày sau đó, nếu không nhận được phản hồi thì bạn có thể liên hệ để hỏi lại xem quá trình tuyển dụng có còn đang diễn ra không và liệu họ có cần thêm thông tin gì từ bạn không. Hãy nhớ luôn cảm ơn người phỏng vấn đã dành thời gian cho bạn.

Phỏng vấn online sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn nếu nhà tuyển dụng và ứng viên đều có sự chuẩn bị tốt nhất, kỹ lưỡng nhất. Mong rằng các thông tin JOBOKO.com vừa chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn!

MỤC LỤC:
1. Phỏng vấn online là xu hướng
2. Ưu, nhược điểm của hình thức phỏng vấn online
3. Lưu ý khi phỏng vấn online

Đọc thêm: Khi nào nên phỏng vấn online, phỏng vấn qua điện thoại?

Đọc thêm: Các câu hỏi phỏng vấn hay nhất cho nhà tuyển dụng