Mọi hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hay phát triển thị trường đều bắt nguồn từ phòng kinh doanh. Bài viết sẽ bật mí cách tổ chức, chức năng của từng bộ phận và 9 vị trí quan trọng nhất giúp phòng kinh doanh vận hành trơn tru, hiệu quả.
MỤC LỤC:
I. Phòng kinh doanh là gì?
II. Vai trò và nhiệm vụ của phòng kinh doanh
III. Phòng kinh doanh gồm những bộ phận nào?
IV. 9 vị trí quan trọng trong phòng kinh doanh
1. Nhân viên Telesales
2. Nhân viên Kinh Doanh
3. Nhân viên Bán Hàng
4. Chuyên viên Phát Triển Kinh Doanh
5. Nhân viên Chăm Sóc Khách Hàng
6. Trợ Lý Kinh Doanh
7. Trưởng Nhóm Kinh Doanh
8. Trưởng Phòng Kinh Doanh
9. Giám Đốc Kinh Doanh
V. Cách tổ chức phòng kinh doanh hiệu quả
1. Mô hình cho startup hoặc doanh nghiệp nhỏ
2. Mô hình cho doanh nghiệp vừa và lớn
3. Mô hình theo sản phẩm hoặc khu vực địa lý
Phòng kinh doanh (tên tiếng Anh là Sales Department hoặc Business Development Department) là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc bán sản phẩm/dịch vụ của công ty đến tay khách hàng, mục tiêu cốt lõi là tăng trưởng doanh số và mở rộng thị trường.
Phòng kinh doanh và phòng Marketing khác nhau như thế nào?
Dù cùng hướng đến mục tiêu tăng trưởng doanh thu, hai bộ phận này đảm nhiệm vai trò hoàn toàn khác nhau trong hành trình khách hàng:
Phòng kinh doanh và phòng Marketing khác nhau như thế nào?
Là bộ phận kết nối giữa doanh nghiệp và thị trường, phòng kinh doanh có vai trò:
Tạo doanh thu và lợi nhuận thông qua việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ.
Tìm kiếm và mở rộng thị trường: Bao gồm tìm khách hàng mới, khai thác thị trường mới, phân khúc mới, cả trong nước và quốc tế.
Nắm bắt nhu cầu khách hàng và phản hồi thị trường: Hiểu rõ khách cần gì, nhận phản hồi, sau đó tbáo cho bộ phận chiến lược sản phẩm để cải thiện.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ khách hàng: Không chỉ bán một lần, mà cần duy trì mối quan hệ để khách quay lại mua những lần tiếp theo.
Tham mưu chiến lược cho lãnh đạo: Phòng kinh doanh cung cấp thông tin, số liệu, đề xuất về chiến lược giá, sản phẩm, phân phối để tham mưu cho ban lãnh đạo.
Kết nối với các phòng ban khác: Phối hợp với marketing, sản xuất, kế toán, kho, chăm sóc khách hàng,... đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng chất lượng, phân phối đúng thời điểm, quảng bá đúng thông điệp.
Phòng kinh doanh thực hiện nhiều công việc liên quan đến bán hàng, khách hàng và thị trường. Cụ thể gồm:
Lập kế hoạch và thực hiện mục tiêu doanh số, đảm bảo công ty có lợi nhuận ổn định.
Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng mới, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Chăm sóc khách hàng hiện tại, giải đáp thắc mắc và duy trì mối quan hệ lâu dài.
Phối hợp với các phòng ban khác như marketing, kế toán, sản xuất để quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ.
Theo dõi xu hướng thị trường, phân tích nhu cầu và đề xuất chiến lược bán hàng phù hợp.
Nhiệm vụ chính là giới thiệu sản phẩm, giải đáp thắc mắc, báo giá và chốt đơn ngay tại điểm bán. Một số vị trí phổ biến:
Nhân viên bán hàng (Salesman): Giới thiệu sản phẩm và thuyết phục khách mua hàng. Ví dụ: nhân viên bán hàng siêu thị tư vấn cho khách chọn máy giặt phù hợp.
Giám sát bán hàng (Sales Supervisor): Phụ trách hoạt động bán hàng tại một khu vực hoặc các điểm bán nhất định, kiểm tra việc trưng bày và tồn kho sản phẩm, tổng hợp kết quả và báo cáo doanh số cho quản lý cấp trên.
Trưởng nhóm bán hàng (Sales Team Leader): Lên kế hoạch bán hàng, phân công công việc, training sales, làm báo cáo kết quả kinh doanh.
Chịu trách nhiệm tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới như mở rộng thị trường, hợp tác với đối tác tiềm năng hoặc đề xuất sản phẩm mới.
Ví dụ: Một công ty cà phê muốn xuất khẩu sang nước khác, nhân viên phát triển kinh doanh sẽ khảo sát thị trường, làm việc với đại lý và lên kế hoạch mở chi nhánh ở quốc gia đó.
Một số vị trí phổ biến:
Nhân viên phát triển kinh doanh (Business Development Executive): Tìm kiếm khách hàng, đối tác tiềm năng và hỗ trợ triển khai các dự án mở rộng thị trường.
Quản lý phát triển kinh doanh (Business Development Manager): Lập kế hoạch chiến lược, đàm phán hợp tác và quản lý đội ngũ kinh doanh để đạt mục tiêu tăng trưởng.
Chuyên viên phân tích thị trường (Market Analyst): Thu thập và phân tích dữ liệu thị trường, đánh giá xu hướng và đề xuất hướng phát triển sản phẩm hoặc khu vực tiềm năng.
Chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ sau bán hàng, tiếp nhận phản hồi và đảm bảo sự hài lòng của khách.
Ví dụ: Khi khách gọi đến phản ánh máy lạnh không mát, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ tiếp nhận thông tin và sắp xếp kỹ thuật viên đến kiểm tra.
Một số vị trí phổ biến:
Nhân viên chăm sóc khách hàng (Customer Service): Trực tổng đài, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách trong quá trình sử dụng sản phẩm/dịch vụ.
Trưởng nhóm chăm sóc khách hàng (Customer Service Team Leader): Giám sát hiệu suất đội ngũ, xử lý các trường hợp phức tạp và cải tiến quy trình phục vụ.
Chuyên viên quản lý trải nghiệm khách hàng (Customer Experience Specialist): Phân tích phản hồi, đo lường mức độ hài lòng và đề xuất giải pháp nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Đây là bộ phận hậu cần, đảm nhận các công việc hành chính để giúp hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi.
Ví dụ: Khi nhân viên bán hàng đã chốt đơn, sales admin sẽ nhập thông tin vào hệ thống, gửi yêu cầu cho kho và theo dõi tiến độ giao hàng.
Một số vị trí phổ biến:
Nhân viên hỗ trợ kinh doanh (Sales Admin): Nhập đơn hàng, lập báo giá, theo dõi tiến độ giao hàng và xử lý chứng từ bán hàng.
Trợ lý kinh doanh (Sales Assistant): Hỗ trợ quản lý lịch làm việc, chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cho bộ phận kinh doanh.
Gọi điện cho khách để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ và thuyết phục họ mua hàng. Thường làm việc trong văn phòng, phù hợp với người giao tiếp tốt, kiên nhẫn và giọng nói dễ nghe.
Mô tả công việc:
Gọi điện giới thiệu sản phẩm hoặc chương trình khuyến mãi.
Ghi nhận nhu cầu và phản hồi của khách hàng.
Cập nhật thông tin khách hàng lên hệ thống.
Hỗ trợ chốt đơn hàng qua điện thoại.
Chịu trách nhiệm tìm kiếm và gặp gỡ khách hàng mới, giới thiệu sản phẩm, ký hợp đồng và chăm sóc khách hiện tại. Thích hợp với người năng động, thuyết phục tốt và chịu được áp lực doanh số.
Mô tả công việc:
Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng.
Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và tư vấn giải pháp phù hợp.
Thương lượng, báo giá và ký hợp đồng.
Duy trì mối quan hệ sau bán hàng.
Làm việc tại cửa hàng hoặc điểm bán, giới thiệu sản phẩm, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách thực hiện các giao dịch thanh toán. Phù hợp với người hoạt bát, thân thiện.
Mô tả công việc:
Đón tiếp và tư vấn khách hàng tại quầy.
Giải đáp thắc mắc về tính năng, giá cả, chương trình khuyến mãi.
Hỗ trợ thanh toán hoặc hướng dẫn sử dụng sản phẩm.
Sắp xếp hàng hóa và kiểm tra trưng bày.
Báo cáo doanh số bán hàng hàng ngày.
Tìm kiếm cơ hội hợp tác mới, đối tác tiềm năng hoặc thị trường mới. Thường làm việc với doanh nghiệp khác (B2B), phù hợp với người có tư duy chiến lược và kỹ năng giao tiếp tốt.
Mô tả công việc:
Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh.
Tìm kiếm đối tác, đại lý hoặc nhà phân phối mới.
Đề xuất chiến lược mở rộng khu vực hoặc sản phẩm.
Xây dựng kế hoạch hợp tác kinh doanh dài hạn.
Báo cáo cơ hội và tiến độ cho quản lý.
Giúp khách giải quyết vấn đề sau bán, tiếp nhận phản hồi và giữ mối quan hệ lâu dài. Phù hợp với người kiên nhẫn, lắng nghe tốt.
Mô tả công việc:
Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc, khiếu nại của khách hàng.
Gọi điện hỏi thăm, chăm sóc khách hàng định kỳ.
Ghi nhận phản hồi để cải thiện chất lượng sản phẩm.
Hỗ trợ bảo hành hoặc hướng dẫn sử dụng sản phẩm.
Lưu trữ thông tin và phản hồi của khách hàng.
Phụ trách hồ sơ, hợp đồng, báo cáo và dữ liệu bán hàng, giúp phòng kinh doanh làm việc hiệu quả. Thích hợp với người cẩn thận, tỉ mỉ và thành thạo vi tính văn phòng.
Mô tả công việc:
Soạn hợp đồng, báo giá, đơn hàng.
Nhập dữ liệu và quản lý hệ thống quản trị khách hàng
Theo dõi tiến độ giao hàng, hóa đơn, thanh toán.
Tổng hợp doanh số, lập báo cáo định kỳ.
Hỗ trợ các công việc hành chính cho phòng kinh doanh.
Quản lý một nhóm nhân viên kinh doanh hoặc bán hàng. Phù hợp với người có kinh nghiệm lãnh đạo nhóm nhỏ.
Mô tả công việc:
Phân công khu vực, khách hàng cho từng nhân viên.
Hướng dẫn kỹ năng bán hàng và đàm phán.
Theo dõi, đánh giá hiệu quả của từng nhân viên.
Báo cáo kết quả hoạt động nhóm cho quản lý cấp trên.
Đề xuất giải pháp giúp nhóm đạt chỉ tiêu.
Điều hành toàn bộ hoạt động của phòng kinh doanh, lên kế hoạch doanh số, phân công công việc và báo cáo kết quả cho ban giám đốc. Thích hợp với người có tư duy chiến lược và kỹ năng quản lý con người.
Mô tả công việc:
Xây dựng kế hoạch và mục tiêu doanh số.
Quản lý, đào tạo và đánh giá nhân viên kinh doanh.
Theo dõi hiệu quả bán hàng và tình hình thị trường.
Đề xuất chính sách giá, khuyến mãi, hoa hồng.
Phối hợp với phòng marketing, tài chính và sản xuất.
Là người định hướng chiến lược bán hàng cho toàn công ty, xây dựng chính sách giá, thị trường và mục tiêu tăng trưởng. Vị trí này yêu cầu tầm nhìn kinh doanh, khả năng ra quyết định và kinh nghiệm lãnh đạo cấp cao.
Mô tả công việc:
Đặt mục tiêu doanh số và chiến lược phát triển dài hạn.
Giám sát hoạt động của toàn bộ bộ phận kinh doanh.
Xây dựng chính sách bán hàng, giá và phân phối.
Làm việc với ban lãnh đạo về kế hoạch tăng trưởng.
Đại diện công ty trong các thương vụ hoặc đàm phán lớn.
Ở giai đoạn khởi nghiệp, nguồn lực còn hạn chế nên doanh nghiệp thường vận hành với đội ngũ tinh gọn, mỗi nhân sự thường kiêm nhiệm nhiều vai trò, chẳng hạn như vừa phụ trách bán hàng, vừa chăm sóc khách hàng sau khi mua. Mô hình này giúp tối ưu chi phí và duy trì sự linh hoạt khi thị trường thay đổi.
Mẹo cho doanh nghiệp nhỏ:
Ưu tiên ứng viên linh hoạt, có thể làm nhiều việc.
Dùng công cụ quản lý miễn phí hoặc đơn giản để tiết kiệm chi phí.
Đặt mục tiêu thực tế thay vì chỉ tập trung vào doanh số cao.
Khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp cần chuyên biệt hóa các bộ phận để tăng năng suất. Mỗi nhóm đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể: bán hàng, chăm sóc khách hàng và phát triển thị trường.
Ví dụ: Công ty phân phối nước giải khát có đội bán hàng đến cửa hàng, đội chăm sóc khách gọi điện kiểm tra đơn hàng, đội phát triển thị trường mở rộng điểm bán mới.
Mẹo cho doanh nghiệp vừa & lớn:
Rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận.
Đặt chỉ tiêu đo lường hiệu quả (KPIs) cho từng nhóm.
Tăng đào tạo nội bộ để các nhóm phối hợp nhịp nhàng.
Phù hợp với tập đoàn đa ngành hoặc doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Trong mô hình này, phòng kinh doanh được chia thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm phụ trách một dòng sản phẩm cụ thể hoặc một khu vực thị trường nhất định.
Ví dụ: Tập đoàn mỹ phẩm có thể chia thành đội kinh doanh khu vực miền Bắc, miền Trung, miền Nam, hoặc theo nhóm sản phẩm như chăm sóc da, nước hoa.
Mẹo cho doanh nghiệp quy mô lớn:
Giao quyền cho trưởng nhóm khu vực để quyết định nhanh.
Đảm bảo thông tin giữa các vùng luôn thống nhất.
Xây dựng bộ tiêu chuẩn chung để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Như vậy, phòng kinh doanh là bộ phận quan trọng giúp thúc đẩy doanh số và duy trì sự phát triển doanh nghiệp. Nếu muốn gắn bó với nghề sales, bạn cần rèn luyện kỹ năng mềm, tinh thần chủ động và tư duy chiến lược để phát triển lâu dài.
Tham khảo ngay việc làm nhân viên kinh doanh mới nhất trên JobOKO!