Pomodoro là gì? ứng dụng thế nào vào công việc để tập trung tốt hơn?

Quản lý thời gian luôn là một kỹ năng quan trọng trong học tập, công việc và trong cuộc sống. Với một số vị trí đặc thù như quản lý dự án chẳng hạn thì nhà tuyển dụng sẽ viết rõ yêu cầu rằng ứng viên cần có khả năng quản lý thời gian hiệu quả. Phương pháp quản lý thời gian pomodoro đã và đang phổ biến hơn trong những năm gần đây, được nhiều chuyên gia sử dụng và đánh giá là mang lại kết quả lý tưởng, nâng cao đáng kể hiệu suất công việc.

MỤC LỤC:
1. Pomodoro là gì?
2. Vì sao Pomodoro giúp tập trung, tăng hiệu suất công việc?
3. Mẹo để sử dụng Pomodoro hiệu quả nhất

Những điều cần biết về phương pháp pomodoro

1. Pomodoro là gì?

1.1. Pomodoro ra đời như thế nào?

Để hiểu pomodoro là gì, chúng ta hãy tìm hiểu từ nguồn gốc của phát minh này nhé. Pomodoro hay còn được gọi là Pomodoro Technique được phát triển từ cuối những năm 1980 bởi một sinh viên đại học có tên là Francesco Cirillo. Cirillo cảm thấy rất vất vả khi phải tập trung vào việc học và hoàn thành bài tập. Cirillo đã tự yêu cầu bản thân chỉ cần tập trung trong 10 phút để học là được và anh đã tìm bộ đếm thời gian trong nhà bếp hình quả cà chua để "hỗ trợ" cho mình. Cà chua trong tiếng Italia là pomodoro và kỹ thuật pomodoro đã ra đời.

Mặc dù Cirillo đã viết một cuốn sách dài 130 trang về phương pháp này, nhưng điểm mạnh lớn nhất của nó là sự đơn giản:

• Xây dựng danh sách việc cần làm và sử dụng bộ đếm giờ.
• Cài đặt hẹn giờ trong 25 phút và tập trung vào một tác vụ duy nhất cho đến khi bộ hẹn giờ đổ chuông.
• Khi "phiên làm việc" của bạn kết thúc, hãy đánh dấu một pomodoro và ghi lại những gì bạn đã hoàn thành.
• Sau đó, hãy tận hưởng 5 phút giải lao.
• Sau 4 lần pomodoro, hãy nghỉ ngơi 15-30 phút hoặc lâu hơn để phục hồi.

Đọc thêm: Cách nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

1.2. Nguyên tắc thực hành pomodoro

25 phút chạy nước rút là cốt lõi của phương pháp pomodoro nhưng để thực sự ứng dụng và thực hành thì bạn cần tuân thủ 3 quy tắc quan trọng để tận dụng tối đa mỗi khoảng thời gian:

• Chia nhỏ các dự án phức tạp: Nếu một nhiệm vụ yêu cầu nhiều hơn 4 pomodoro thì nó cần được chia thành các bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được trong mỗi pomodoro.
• Thực hiện các nhiệm vụ nhỏ cùng nhau: Bất kỳ nhiệm vụ nào chỉ tốn ít hơn 1 pomodoro nên được kết hợp với các nhiệm vụ đơn giản khác.
• Luôn cài đặt chương trình hẹn giờ khi thực hành pomodoro: Pomodoro là một đơn vị thời gian không thể phân chia và không thể bị phá vỡ, đặc biệt là không cho phép bạn mất tập trung, cho dù chỉ là đi kiểm tra email, nhắn tin trò chuyện qua tin nhắn... Mọi ý tưởng, nhiệm vụ hoặc yêu cầu đưa ra cần được ghi lại để làm sau đó. Trong trường hợp không thể tránh khỏi gián đoạn, hãy nghỉ ngơi 5 phút và bắt đầu lại.

Cách thức thực hành phương pháp Pomodoro ra sao?

2. Vì sao Pomodoro giúp tập trung, tăng hiệu suất công việc?

Với nhiều người, định nghĩa pomodoro là gì không giới hạn trong những câu chữ khô khan mà chỉ đơn giản là một kỹ thuật thực sự có hiệu quả giúp họ tăng hiệu suất công việc nhờ gia tăng khả năng tập trung. Ưu điểm của pomodoro là nó giúp:

• Bắt đầu theo cách dễ dàng: Chỉ với một thiết bị hẹn giờ đơn giản và sự quyết tâm là bạn đã có thể bắt đầu một pomodoro..
• Chống lại sự sao nhãng: Nếu bạn đã từng bị gián đoạn khi đang làm việc, học tập thì bạn sẽ hiểu rằng rất khó để tập trung trở lại. Cuộc sống ở thời công nghệ 4.0 như hiện nay khiến chúng ta dễ sao nhãng và dĩ nhiên, hơn 50% xảy ra vấn đề là do chúng ta mất tập tập trung. Pomodoro giúp bạn rõ ràng về thời gian làm việc, nghỉ ngơi.
• Nhận thức rõ hơn về thời gian: Nhiều người dễ bị "vỡ kế hoạch" vì đã ước tính thời gian cho công việc, dự án ngắn hơn so với thực tế. Pomodoro giúp bạn nhận thức chính xác hơn về thời gian vì bạn sẽ ép mình thực sự chỉ làm 1 nhiệm vụ trong 25 phút. Bạn cũng sẽ tự "đo lường" hiệu suất chính xác hơn.
• Nâng cao năng suất của bạn: Kỹ thuật pomodoro thiên về tính nhất quán hơn là hướng tới sự hoàn hảo. Mỗi khi bắt đầu pomodoro mới, bạn có thể đánh giá lại mục tiêu, thử thách bản thân tiếp tục tập trung và làm việc tốt hơn.

Đọc thêm: Quy tắc quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng

3. Mẹo để sử dụng Pomodoro hiệu quả nhất

3.1. Lên kế hoạch trước cho các pomodoro

Hãy dành 15 phút vào đầu ngày làm việc của bạn (hoặc vào cuối ngày nếu bạn đang lên kế hoạch cho ngày hôm sau) để lên kế hoạch quản lý thời gian ngay cả cho những bữa ăn vặt của bạn. Lên danh sách việc cần làm của bạn trong ngày và ghi lại số lượng pomodoro mỗi nhiệm vụ sẽ thực hiện. (Các tác vụ cần nhiều hơn 5 pomodoro nên được chia thành các tác vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Các tác vụ nhỏ như trả lời email, có thể được thực hiện cùng nhau trong một pomodoro duy nhất).

3.2. Chia ngày làm việc thành các pomodoro dự phòng

Trong khi về mặt kỹ thuật, một ngày làm việc 8 giờ dành chỗ cho mười sáu pomodoro, tốt nhất là bạn nên xây dựng thêm 2 đến 4 pomodoro dự phòng cho các nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn bạn dự định hoặc cho các nhiệm vụ đột xuất xảy ra trong ngày.

3.3. Thử nghiệm với thời gian lâu hơn của 1 pomodoro

Đối với một số loại công việc đòi hỏi thời gian kéo dài trong trạng thái "dòng chảy" sáng tạo như viết mã lập trình, biên tập nội dung,... thì 25 phút cho mỗi pomodoro có thể là quá ngắn. Bạn có thể thử các phiên làm việc kéo dài với thời gian nghỉ dài hơn. Một nghiên cứu của DeskTime cho thấy 52 phút tập trung và 17 phút giải lao là sự cân bằng hoàn hảo. Những người khác thích 90 phút trọn vẹn với thời gian nghỉ 20-30 phút.

Trong khi đó, với một số người thì nhiệm vụ chẳng tốn tới 25 phút để hoàn thành hoặc là dễ mất tập trung cho dù chỉ trong 25 phút - lúc này, bạn hãy cân nhắc thử 1 pomodoro trong 15, 10 hay 5 phút thôi xem sao.

Bí quyết để thực hiện pomodoro hiệu quả

3.4. Tránh xa màn hình khi nghỉ giải lao

Không phải tất cả các khoảng thời gian nghỉ ngơi đều được tạo ra như nhau. Nếu các phiên làm việc pomodoro của bạn diễn ra trên máy tính, bạn đừng nghỉ ngơi bằng cách lướt Facebook, Instagram hay đọc báo mạng. Thay vào đó, bạn hãy nghỉ ngơi hoàn toàn xem sao, ví dụ như tránh để mắt và não của bạn tiếp xúc với màn hình điện thoại, máy tính bảng hay màn hình laptop, PC. Hãy đứng lên, di chuyển xung quanh, vươn vai, đi ra ngoài, ngồi thiền, ăn nhẹ, thậm chí là ngồi ngẩn người cũng sẽ giúp bạn phục hồi tốt hơn đấy.

Nói cách khác, dù bạn làm gì thì thời gian nghỉ ngơi của bạn sẽ sảng khoái hơn rất nhiều nếu bạn thoát khỏi sự máy tính hoặc điện thoại.

Rõ ràng, pomodoro đã và đang tiếp tục chứng minh được tính hiệu quả bởi rất nhiều người đã thử nghiệm, áp dụng vào thực tế cuộc sống cũng như công việc. Hy vọng rằng những thông tin JOBOKO.com vừa chia sẻ đã giúp bạn hiểu chính xác pomodoro là gì và những lợi ích cũng như cách thực hành. Chúc bạn thành công trong việc rèn khả năng tập trung và nâng cao hiệu suất công việc!