Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự Tổng Hợp

Quy mô công ty: 250 nhân sự. Phòng HCNS đang có: 1 trưởng phòng, 1 chuyên viên tuyển dụng, 1 chuyên viên C&B, 1 nhân viên Hành chính.
A. Công tác C&B (60%)
Thu thập, kiểm tra và tổng hợp dữ liệu chấm công, ca làm việc, nghỉ phép, tăng ca, phụ cấp và các biến động nhân sự ở cơ sở theo lịch chốt dữ liệu.
Đối soát dữ liệu chấm công, lịch làm việc, đơn nghỉ phép, điều chỉnh công, danh sách nhân sự; phát hiện sai lệch và phối hợp cơ sở xử lý trước kỳ tính lương.
Kiểm tra dữ liệu đầu vào phục vụ tính lương, thưởng, phụ cấp, các khoản khấu trừ và chế độ khác theo chính sách Công ty.
Quản lý và cập nhật dữ liệu biến động nhân sự: tăng/giảm, điều chuyển, thay đổi chức danh, mức lương/phụ cấp theo hồ sơ đã được phê duyệt.
Phối hợp chuẩn bị dữ liệu và hồ sơ phục vụ BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN và các chế độ người lao động theo phân công của Trưởng phòng.
Thực hiện kiểm tra logic bảng lương, báo cáo biến động quỹ lương và các báo cáo C&B định kỳ; lập danh sách vấn đề cần xử lý và theo dõi.
Tiếp nhận, phân loại và phối hợp giải đáp các thắc mắc của người lao động liên quan đến chấm công, phép, lương, phụ cấp, chế độ...
Thiết lập checklist C&B theo tháng và lịch chốt dữ liệu cho các cơ sở; theo dõi tình trạng hoàn thành của từng cơ sở.
Đề xuất cải tiến biểu mẫu, cách thức thu thập/đối soát dữ liệu nhằm giảm lỗi nhập liệu và rút ngắn thời gian chốt C&B.
B. Quản trị nhân sự tổng hợp (10%)
Quản lý, cập nhật hồ sơ nhân sự, danh sách nhân sự, biến động nhân sự và dữ liệu HR theo phân công.
Phối hợp thực hiện onboarding/offboarding: hồ sơ nhận việc, bàn giao, thu hồi tài sản/tài khoản, cập nhật dữ liệu và checklist nghỉ việc.
Theo dõi tình trạng hợp đồng lao động, phụ lục, thử việc, tái ký/điều chỉnh theo danh sách được giao; cảnh báo các mốc cần xử lý.
Phối hợp triển khai nội quy, quy chế, quy trình, biểu mẫu HR đến các cơ sở; tổng hợp phản hồi và tình trạng thực hiện.
Tham gia chuẩn bị hồ sơ phục vụ kiểm tra nội bộ, thanh tra/kiểm tra liên quan đến nhân sự khi được phân công.
Quản lý hồ sơ, tài liệu HR theo nguyên tắc đầy đủ, có hệ thống, dễ tra cứu và bảo mật.
C. Công tác Hành chính & truyền thông nội bộ (10%)
Soạn thảo, kiểm tra thể thức và trình bày các thông báo, quyết định, công văn, biên bản, tờ trình và biểu mẫu thuộc phạm vi HR theo phân công.
Quản lý việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu HR; phối hợp bảo đảm hồ sơ được lập, cập nhật và lưu đúng quy định nội bộ.
Phối hợp với nhân viên Hành chính trong các công việc hành chính có liên quan trực tiếp đến người lao động và vận hành cơ sở.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng HCNS phân công phù hợp với chức năng vị trí.
Làm đầu mối thu thập thông tin, câu chuyện/hoạt động nổi bật tại cơ sở để phục vụ công tác truyền thông nội bộ.
Quản trị các kênh truyền thông nội bộ được Công ty phê duyệt, bảo đảm thông tin đúng, đủ, thống nhất và đúng thời điểm.
Phối hợp tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên, văn hóa doanh nghiệp, sự kiện nội bộ theo kế hoạch và ngân sách được duyệt.
Theo dõi mức độ tiếp cận/phản hồi đối với các chương trình truyền thông và tổng hợp đề xuất cải thiện.
D. Công tác tuyển dụng (10%)
Phối hợp với chuyên viên Tuyển dụng để đăng tuyển và tìm kiếm ứng viên đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của công ty.
D. Báo cáo & Công việc khác (10%)
Lập các báo cáo định kỳ và đột xuất về nhân sự, tiền lương, BHXH, thuế TNCN, biến động lao động.
Cập nhật dữ liệu và phân tích các chỉ số nhân sự phục vụ công tác quản trị.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.