Chuyên Viên Hành Chính - Nhân Sự

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
• Thực hiện các nghiệp vụ Nhân sự cốt lõi (tuyển dụng, C&B, BHXH,...) đảm bảo đúng - đủ - kịp thời, không sai sót vận hành
• Hỗ trợ trưởng phòng HC-NS/ Ban Giám Đốc trong việc theo dõi, tổng hợp, kiểm soát và triển khai công việc, đảm bảo các đầu việc trong phòng được vận hành trơn tru.
CÔNG VIỆC CỤ THỂ
1. Tuyển dụng
• Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng, đăng tuyển và sàng lọc hồ sơ.
• Sắp xếp lịch phỏng vấn, phối hợp với các bộ phận liên quan.
• Theo dõi tiến độ tuyển dụng và tỷ lệ hoàn thành theo kế hoạch.
• Cập nhật dữ liệu ứng viên và báo cáo tình trạng tuyển dụng.
2. Đào tạo
• Phối hợp với Trưởng phòng và các bộ phận xác định nhu cầu đào tạo theo từng vị trí.
• Lập kế hoạch và lịch đào tạo định kỳ (nhân sự mới, đào tạo kỹ năng, đào tạo nội bộ)
• Tổ chức, điều phối và theo dõi việc triển khai các buổi đào tạo. Theo dõi tỷ lệ tham gia, kết quả sau đào tạo và mức độ áp dụng thực tế
• Lưu trữ tài liệu đào tạo, danh sách tham gia và kết quả đánh giá.
• Theo dõi lộ trình đào tạo của nhân sự mới và nhân sự hiện hữu.
• Báo cáo hiệu quả đào tạo: tỷ lệ hoàn thành, mức độ cải thiện sau đào tạo.
3. Công tác C&B
• Tổng hợp chấm công, tính lương và các khoản phụ cấp hàng tháng.
• Thực hiện các thủ tục BHXH, BHYT, BHTN đúng quy định.
• Theo dõi hợp đồng lao động, tái ký và cập nhật thông tin nhân sự.
• Đảm bảo dữ liệu lương và chế độ chính xác, bảo mật.
4. Quản lý hồ sơ và dữ liệu nhân sự
• Lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ, đúng quy định.
• Cập nhật biến động nhân sự: tăng/ giảm, điều chuyển, nghỉ việc
• Quản lý dữ liệu nhân sự theo file hoặc phần mềm.
5. Hỗ trợ xử lý quan hệ lao động
• Tiếp nhận và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự.
• Hỗ trợ giải quyết khiếu nại, kỷ luật (nếu có)
• Đảm bảo tuân thủ nội quy và quy định công ty
II. NHIỆM VỤ CỐT LÕI
6. Báo cáo và kiểm soát công việc
• Báo cáo định kỳ về tuyển dụng, lương, biến động nhân sự.
• Đảm bảo số liệu báo cáo rõ ràng, chính xác.
• Đề xuất cải tiến quy trình khi phát sinh bất cập
7. Các công việc khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng và Giám đốc
NHIỆM VỤ PHÁT TRIỂN
8. Nâng cấp năng lực tuyển dụng
• Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và nguồn ứng viên
• Rút ngắn thời gian tuyển và nâng cao chất lượng ứng viên.
9. Nâng cấp hệ thống và chất lượng đào tạo nội bộ
• Chuẩn hóa tài liệu đào tạo theo từng vị trí ( JD, quy trình, kỹ năng)
• Xây dựng khung chương trình đào tạo hội nhập cho nhân sự mới.
• Phối hợp xây dựng nội dung đào tạo sát thực tế công việc.
• Theo dõi và cải tiến chương trình đào tạo dựa trên phản hồi và kết quả áp dụng.
10. Nâng cấp hệ thống C&B
• Chuẩn hóa file lương, công thức tính và kiểm soát sai sót.
• Tối ưu quy trình BHXH và quản lý hợp đồng lao động
11. Nâng cấp dữ liệu nhân sự
• Xây dựng hệ thống dữ liệu nhân sự rõ ràng và dễ truy xuất.
• Giảm sai lệch và trùng lặp dữ liệu.
QUYỀN HẠN
• Được yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin phục vụ công tác nhân sự
• Được đề xuất cải tiến quy trình, chính sách nhân sự.
• Được tham gia góp ý trong các hoạt động quản trị nhân sự của phòng
Các mối quan hệ trong công việc
Bên Trong:
• Phối hợp các phòng ban thực hiện các công việc liên quan trong quá trình làm việc.
• Hỗ trợ Phòng HCNS các sự kiện trong năm: Team building, tiệc tất niên, cúng khai trương, v.v...
• Hỗ trợ CNBN-HCNS các công việc phát sinh trong công ty. v.v
• Thực hiện triển khai công việc theo chỉ đạo Ban Giám Đốc và Trưởng phòng ban.
Bên ngoài:
• Các đơn vị cung cấp dịch vụ: hợp đồng, thanh toán,...
• Làm việc với cơ quan chức năng: lao động, môi trường, PCCC, địa phương...
• Tiếp nhận, xử lý các yêu cầu thanh tra, kiểm tra liên quan đến hoạt động công ty.
Thời gian và địa điểm làm việc:
• Địa điểm làm việc: 22 Đường C1, Phường Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
• Thời gian làm việc: Sáng 8h00 đến 12h00; chiều 13h00 đến 17h00, từ thứ 2 đến thứ 6