Chuyên Viên Hành Chính Pháp Chế Kiêm Thư Ký Giám Đốc

* CÔNG TÁC PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP:
* Soạn thảo - Rà soát - Quản lý hợp đồng
- Soạn thảo, rà soát, hiệu chỉnh tất cả các loại hợp đồng của Công ty, bao gồm:
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ
+ Hợp đồng thuê mặt bằng, thuê kho, thuê thiết bị
+ Hợp đồng hợp tác kinh doanh, góp vốn, nhượng quyền
+ Hợp đồng lao động, phụ lục HĐLĐ, thỏa thuận bảo mật, cam kết
- Đánh giá rủi ro pháp lý, đề xuất phương án điều chỉnh nhằm bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp
- Theo dõi thời hạn, hiệu lực, gia hạn, thanh lý hợp đồng
* Pháp lý doanh nghiệp & giấy phép
- Thực hiện các thủ tục:
+ Đăng ký mới doanh nghiệp, chi nhánh, địa điểm kinh doanh
+ Tách, sáp nhập, tạm dừng, giải thể doanh nghiệp
+ Thay đổi đăng ký kinh doanh (ngành nghề, vốn, người đại diện, mô hình hoạt động...)
- Quản lý hồ sơ pháp lý (file cứng, mềm):
+ Giấy phép kinh doanh, VSATTP, PCCC, môi trường, lao động
+ Đảm bảo thực hiện và quản lý hồ sơ pháp lý, con dấu Công ty, hợp đồng mua bán, công văn đến và đi, các quyết định, thông báo công văn nội bộ tuân thủ các quy định của nhà nước.
- Chủ trì/ phối hợp làm việc với:
+ Sở, ban, ngành, cơ quan nhà nước khi có yêu cầu
* Sở hữu trí tuệ - Nhãn hiệu
- Thực hiện đăng ký, theo dõi, gia hạn: Nhãn hiệu, logo, slogan, thương hiệu sản phẩm
- Quản lý hồ sơ sở hữu trí tuệ toàn hệ thống
* CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ
* Quản lý Hành chính - Pháp lý - Văn thư - Lưu trữ - Ban hành
- Soạn thảo, ban hành và quản lý:
+ Nghị quyết, quyết định, quy chế, quy định, quy trình, nội quy Công ty.
+ Thông báo, công văn, biên bản nội bộ tuân thủ các quy định của nhà nước.
- Quản lý hệ thống lưu trữ:
+Hồ sơ pháp lý: Bản cứng, bản mềm, đảm bảo tính bảo mật - truy xuất nhanh
+ Bộ dấu Công ty
* Theo dõi thực thi
- Theo dõi, nhắc việc, tổng hợp tiến độ thực hiện:
+ Nghị quyết, kết luận họp của Ban Giám Đốc
- Báo cáo tình trạng thực hiện cho Ban Giám Đốc theo định kỳ
* Quản lý tài sản khối văn phòng
- Quản lý tài sản hành chính: văn phòng phẩm, đồng phục, tài sản hành chính, máy móc, trang thiết bị làm việc. Xây dựng định mức theo tháng, quý, năm nhằm kiểm soát chi phí hành chính của Công ty.
- Theo dõi cấp phát - thu hồi - kiểm kê - đề xuất mua sắm.
* Kiểm soát nội bộ & tuân thủ quy trình:
- Thiết lập, giám sát việc tuân thủ các quy định nội bộ liên quan đến nhân sự, hành chính và quy trình vận hành.
- Thực hiện các hoạt động kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất nhằm đảm bảo tính minh bạch, trung thực và hiệu quả.
- Phối hợp với các Phòng Ban triển khai thực hiện, giám sát việc tuân thủ các nội quy, quy trình, quy định của Công ty. Phát hiện, xử lý và phòng ngừa rủi ro liên quan đến nhân sự và vận hành.
* HỖ TRỢ CÔNG TÁC NHÂN SỰ
- Hỗ trợ tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận và đảm bảo theo đúng quy trình và định biên đã phê duyệt luôn đúng, đủ và kịp thời.
- Hỗ trợ đăng tuyển, sàng lọc CV, sắp xếp phỏng vấn đến tiếp nhận nhân sự theo đúng quy trình.
- Đảm bảo hỗ trợ đồng hành thực hiện onboarding: nội quy, quy trình, văn hóa Công ty cùng nhân sự C&B.
- Hỗ trợ các thủ tục chấm dứt HĐLĐ, nghỉ việc, bàn giao.
- Quản lý hồ sơ nhân sự theo quy định pháp luật
* VĂN HÓA, KỶ LUẬT & KẾT NỐI NỘI BỘ
- Truyền thông nội bộ chính sách, phúc lợi, nội quy, quy trình, quy định, thông báo.
- Hỗ trợ giải quyết thắc mắc, mâu thuẫn nhân sự cùng các Bộ phận một cách hợp tình, hợp lý nhưng vẫn đảm bảo nguyên tắc "Tuân thủ quy định Công ty"
- Phối hợp tổ chức các hoạt động, sự kiện gắn kết đội ngũ.
* CÔNG TÁC THƯ KÝ BAN GIÁM ĐỐC
- Tổng hợp báo cáo từ các phòng ban, cơ sở, đơn vị
- Chuẩn bị nội dung họp:
+ Lịch họp, tài liệu họp, chương trình họp
- Ghi biên bản họp Ban Giám Đốc:
+ Kết luận, phân công, deadline
- Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện sau họp
- Đại diện hoặc hỗ trợ Ban Giám Đốc:
+ Làm việc với đối tác, cơ quan nhà nước khi được phân công A
* TRÁCH NHIỆM KHÁC
- Tham gia biên soạn và chỉnh sửa các quy trình tuyển dụng, đào tạo, có chế khen thưởng kỷ luật, các phúc lợi, ... và các quy trình phối hợp công việc liên quan toàn Công ty.
- Tham gia xây dựng, hoàn thiện, chuẩn hóa và ban hành Biểu mẫu dùng trong toàn hệ thống.
- Thực hiện các công việc điều động khác theo yêu cầu của quản lý cấp trên.
* Thời gian làm việc: Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 đến Thứ 7 (6 ngày/tuần)