Chuyên viên Thủ tục và Chăm sóc Khách hàng

Mô tả Công việc
1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Thực hiện công tác thủ tục giao dịch bất động sản, quản lý hồ sơ khách hàng, hỗ trợ thanh toán, bàn giao và chăm sóc khách hàng trong suốt quá trình giao dịch; đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác, tuân thủ quy định pháp luật, quy trình nội bộ và chính sách kinh doanh của Công ty, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.
2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ
A. Công tác thủ tục giao dịch
Thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch bất động sản:
Đặt cọc
Ký kết hợp đồng mua bán/thuê mua/chuyển nhượng
Phụ lục hợp đồng
Thanh lý hợp đồng
Các thủ tục phát sinh khác theo chính sách bán hàng.
Chuẩn bị, kiểm tra và quản lý hồ sơ pháp lý của khách hàng và hồ sơ giao dịch.
Đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ và chính xác của hồ sơ trước khi trình ký.
Phối hợp với các phòng ban liên quan để xử lý hồ sơ đúng tiến độ và đúng quy định.
B. Quản lý hồ sơ & thủ tục pháp lý
Theo dõi, cập nhật và lưu trữ hồ sơ khách hàng, hồ sơ hợp đồng theo đúng quy định của Công ty.
Quản lý dữ liệu khách hàng trên hệ thống phần mềm nội bộ/CRM.
Hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan đến:
Bàn giao sản phẩm
Hoàn thiện hồ sơ pháp lý
Cấp Giấy chứng nhận cho khách hàng.
Phối hợp với cơ quan chức năng và các đơn vị liên quan trong quá trình hoàn thiện thủ tục pháp lý theo phân công.
C. Công tác thanh toán & quản lý công nợ
Theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng theo hợp đồng và chính sách bán hàng.
Thông báo lịch thanh toán, nhắc phí và hỗ trợ khách hàng hoàn thiện nghĩa vụ tài chính.
Phối hợp với Phòng Kế toán đối chiếu công nợ và xử lý các phát sinh liên quan.
Hỗ trợ xử lý hồ sơ gia hạn thanh toán, chậm thanh toán hoặc các trường hợp đặc biệt theo quy định.
D. Công tác chăm sóc khách hàng
Tiếp nhận, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình giao dịch.
Giải đáp các thông tin liên quan đến:
Hợp đồng
Thanh toán
Tiến độ dự án
Bàn giao
Thủ tục cấp Giấy chứng nhận.
Tiếp nhận và phối hợp xử lý các phản ánh, kiến nghị, khiếu nại của khách hàng.
Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng định kỳ nhằm nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng.
E. Báo cáo & phối hợp công việc
Thực hiện báo cáo định kỳ về:
Tình trạng hồ sơ
Tiến độ ký hợp đồng
Công nợ khách hàng
Công tác bàn giao và cấp Giấy chứng nhận.
Phối hợp với các đơn vị:
Kinh doanh
Kế toán
Pháp chế
Vận hành
Ban Quản lý dự án
nhằm đảm bảo quy trình phục vụ khách hàng được xuyên suốt và hiệu quả.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý.