Customer Service and Document / Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng Và Chứng Từ

*** Mô tả công việc:
1. Vận hành & Điều phối Lô hàng:
- Tiếp nhận thông tin, booking và yêu cầu vận chuyển từ khách hàng, pre-alert từ đại lý. Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý đơn hàng.
- Liên hệ và làm việc với hãng tàu, hãng hàng không để đặt chỗ (booking), sắp xếp lịch trình vận chuyển.
- Theo dõi, giám sát tiến độ lô hàng; cập nhật thông tin cho khách hàng kịp thời, chính xác.
- Phối hợp xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển (delay, thiếu chứng từ, phát sinh chi phí...).
2. Báo giá & Chứng từ:
- Báo giá: Tiếp nhận yêu cầu báo giá từ khách hàng hoặc từ bộ phận kinh doanh; tìm kiếm và so sánh giá cước từ nhà cung cấp (hãng tàu, airline, trucking), thương lượng để đưa ra phương án tối ưu.
- Chứng từ: Chuẩn bị, kiểm tra và phát hành các chứng từ liên quan đến lô hàng (Bill of Lading, Manifest, AWB, D/O, C/O...).
- Đảm bảo tính chính xác và thời hạn của chứng từ để quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi, không gián đoạn.
3. Dịch vụ Khách hàng & Quản lý Quan hệ:
- Tiếp nhận và xử lý yêu cầu, thắc mắc từ khách hàng và đối tác nước ngoài.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đảm bảo sự hài lòng, giữ chân khách hàng lâu dài.
- Tiếp nhận, xử lý các khiếu nại, phản ánh từ khách hàng một cách chuyên nghiệp; đề xuất giải pháp cải tiến dịch vụ.
- Theo dõi, hỗ trợ khách hàng trong các thủ tục liên quan đến bồi thường (claim) khi phát sinh sự cố hàng hóa.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các hãng tàu, airline, vendor để có được sự hỗ trợ tốt nhất về giá và các khẩu dịch vụ.