Documentation Supervisor (Forwarder/logistics field)

Mô tả Công việc
Trách nhiệm và nhiệm vụ công việc chính của Nhân viên bao gồm, nhưng không giới hạn đối với các nghĩa vụ đã nêu như sau:
Liên hệ với khách hàng / đại lý để biết thông tin chi tiết về lô hàng
Chuẩn bị hướng dẫn vận chuyển nộp cho hãng tàu/ coloader
Phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan (hãng tàu và đại lý) để sắp xếp kế hoạch vận chuyển
Phát hành giấy báo nợ / hóa đơn cho khách hàng / ở nước ngoài cho từng lô hàng
Theo dõi lô hàng và cập nhật cho khách hàng & đối tác nước ngoài
Nộp AMS / ISF / E-manifest
Lập báo cáo số liệu hàng tuần / hàng tháng của kế hoạch vận chuyển
Quản lý nhóm 4+ bao gồm đào tạo, huấn luyện và khuyến khích thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả
Quản lý và kiểm soát khối lượng công việc và hiệu suất làm việc của nhóm
Kiểm soát chất lượng công việc của nhóm, đảm báo không có tiền phạt/ tổn thất cũng như những sự phàn nàn nào phát sinh
Xem xét/ lưu giữ các Quy định/ Quy trình chuẩn và hướng dẫn rõ cho nhóm. Đảm bảo các Quy định/ Quy trình chuẩn được tuân thủ nghiêm ngặt
Linh động đưa ra các ý kiến để phát triển quy trình và chất lượng của nhóm
Duy trì và xây dựng mối quan hệ với các hãng tàu và hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng, hợp tác & hỗ trợ các phòng ban khác
Báo cáo cho quản lý hoặc cấp trên khi có yêu cầu
Thực hiện các công việc nhiệm vụ phát sinh khác được chỉ định bởi quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc
-------------------------------------------------------------------------
The Employee's main job responsibilities and duties include, but are not limited to duties as set forth as below:
Contact client/agent to get shipment detail
Prepare Shipping Instruction submitted to carriers/co-loader
Closely work with related parties (shipping line, carrier and agent) to arrange the shipping plan
Issue the debit note/invoice to customers/overseas for each shipment
Tracing shipments and update to customers & overseas partners
Filing AMS / ISF / E-manifest
Making weekly/monthly data report of the shipping plan
Manage the team of 4+ including training, coaching, and encourage team member for work efficiently
Manage/control team workload/productivity
Control team performance to make sure no penalty/loss/complaint on any shipment
Review/keep update on all Policies/SOPs and instruct clearly to the team. Make sure Policies/SOPs will be followed under strict discipline
Pro-actively provide ideas/solution to develop the process/performance of the team
Maintain and build relationships with shipping lines and professional image with customers, cooperate & support other departments
Report to manager or upper level when required
Complete the assigned job when required by direct management and the Board of Directors
Liên hệ với khách hàng / đại lý để biết thông tin chi tiết về lô hàng
Chuẩn bị hướng dẫn vận chuyển nộp cho hãng tàu/ coloader
Phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan (hãng tàu và đại lý) để sắp xếp kế hoạch vận chuyển
Phát hành giấy báo nợ / hóa đơn cho khách hàng / ở nước ngoài cho từng lô hàng
Theo dõi lô hàng và cập nhật cho khách hàng & đối tác nước ngoài
Nộp AMS / ISF / E-manifest
Lập báo cáo số liệu hàng tuần / hàng tháng của kế hoạch vận chuyển
Quản lý nhóm 4+ bao gồm đào tạo, huấn luyện và khuyến khích thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả
Quản lý và kiểm soát khối lượng công việc và hiệu suất làm việc của nhóm
Kiểm soát chất lượng công việc của nhóm, đảm báo không có tiền phạt/ tổn thất cũng như những sự phàn nàn nào phát sinh
Xem xét/ lưu giữ các Quy định/ Quy trình chuẩn và hướng dẫn rõ cho nhóm. Đảm bảo các Quy định/ Quy trình chuẩn được tuân thủ nghiêm ngặt
Linh động đưa ra các ý kiến để phát triển quy trình và chất lượng của nhóm
Duy trì và xây dựng mối quan hệ với các hãng tàu và hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng, hợp tác & hỗ trợ các phòng ban khác
Báo cáo cho quản lý hoặc cấp trên khi có yêu cầu
Thực hiện các công việc nhiệm vụ phát sinh khác được chỉ định bởi quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc
Contact client/agent to get shipment detail
Prepare Shipping Instruction submitted to carriers/co-loader
Closely work with related parties (shipping line, carrier and agent) to arrange the shipping plan
Issue the debit note/invoice to customers/overseas for each shipment
Tracing shipments and update to customers & overseas partners
Filing AMS / ISF / E-manifest
Making weekly/monthly data report of the shipping plan
Manage the team of 4+ including training, coaching, and encourage team member for work efficiently
Manage/control team workload/productivity
Control team performance to make sure no penalty/loss/complaint on any shipment
Review/keep update on all Policies/SOPs and instruct clearly to the team. Make sure Policies/SOPs will be followed under strict discipline
Pro-actively provide ideas/solution to develop the process/performance of the team
Maintain and build relationships with shipping lines and professional image with customers, cooperate & support other departments
Report to manager or upper level when required
Complete the assigned job when required by direct management and the Board of Directors