Giám đốc vận hành

A. Organization & Governance

• Đánh giá và thiết kế lại cơ cấu quản trị toàn Group.
• Bao gồm:
  • Organization Structure.
  • Reporting Line.
  • Span of Control.
  • Job Accountability.
  • Decision Rights.
  • Delegation of Authority.
  • RACI.
  • BU Charter.
  • Shared Services model.

Đảm bảo mỗi vị trí quản lý đều rõ:

• Tôi chịu trách nhiệm cho outcome nào?
• Tôi có quyền quyết định điều gì?
• Khi nào phải escalate?

B. Business Performance Management

• Phối hợp cùng CEO, Finance và các BU Lead xây dựng hệ thống KPI cho toàn Group.
• Thiết lập:
  • Group KPI.
  • BU KPI.
  • Functional KPI.
  • Management Dashboard.
  • Weekly/Monthly/Quarterly Performance Review.
• Theo dõi các chỉ số quan trọng như:
  • Revenue.
  • Gross Profit.
  • Contribution Margin.
  • Net Profit.
  • Cost.
  • Productivity/head.
  • Revenue/head.
  • Profit/head.
  • Marketing efficiency.
  • Inventory.
  • Warehouse productivity.
  • Working capital.
  • Headcount efficiency.
• Chủ động phát hiện:
  • Performance deterioration.
  • Cost inefficiency.
  • Resource inefficiency.
  • Operational bottleneck.
  • Organizational problems.
• Không chỉ báo cáo số liệu mà phải:
  • Identify → Diagnose → Assign → Follow up → Close.

C. CEO Execution Office

• Chuyển các priority của CEO thành chương trình hành động cụ thể.
• Ví dụ:
  • CEO đưa ra mục tiêu:
    • "Giảm 15% overhead."
    • "Chuẩn hóa quản trị toàn Group."
    • "Tăng productivity/head 20%."
    • "Restructure warehouse."
  • Operations Director chịu trách nhiệm:
    • Breakdown mục tiêu.
    • Xây project plan.
    • Xác định owner.
    • Xác định KPI.
    • Deadline.
    • Theo dõi execution.
    • Xử lý blocker.
    • Escalate khi cần thiết.
    • Báo cáo kết quả cho CEO.
• CEO không trực tiếp project-manage các initiative này.

D. Management Operating System

• Thiết kế và điều hành management cadence:
  • Weekly Business Review
  • Theo dõi:
    • KPI.
    • Variance.
    • Red flags.
    • Root cause.
    • Corrective actions.
  • Monthly Business Review
  • Review sâu:
    • Business performance.
    • Financial performance.
    • Productivity.
    • Forecast.
    • Risks.
    • Resource requirements.
  • Quarterly Business Review
  • Phối hợp CEO review:
    • Strategy.
    • Capital allocation.
    • Organization.
    • Leadership.
    • Portfolio performance.
  • Đảm bảo meeting tạo ra:
    • Decision + Owner + Deadline
    thay vì chỉ trao đổi thông tin.

  E. Cross-functional Operations

  • Điều phối hoạt động giữa:
    • Business Units.
    • HR.
    • Finance.
    • Warehouse.
    • Ads.
    • Procurement/Sourcing.
    • E-commerce.
    • Administrative Operations.
  • Phát hiện và giải quyết các vấn đề nằm giữa nhiều phòng ban mà không có một owner rõ ràng.

  F. Operational Excellence

  • Liên tục đánh giá:
    • Process.
    • Cost.
    • Productivity.
    • Manpower.
    • Automation.
    • Resource allocation.
  • Đề xuất và triển khai các chương trình cải thiện hiệu suất.
  • Nguyên tắc:
    • Không tăng headcount nếu vấn đề có thể giải quyết bằng process, technology hoặc organization design.

  G. Leadership Accountability

  • Thiết lập accountability đối với đội ngũ manager/BU Lead.
  • Khi KPI không đạt:
    • Xác định variance.
    • Yêu cầu root-cause analysis.
    • Thống nhất corrective action.
    • Chỉ định owner.
    • Deadline.
    • Follow-up.
    • Escalate nếu không thực hiện.
  • Operations Director không làm thay manager nhưng chịu trách nhiệm đảm bảo manager xử lý vấn đề đến cùng.

  H. Internal Control & Risk

  • Phối hợp Finance/HR xây dựng các control quan trọng:
    • Expense approval.
    • Procurement.
    • Inventory.
    • Payroll.
    • Advertising accounts.
    • Contract.
    • Payment.
    • Cash management.
    • Employee compliance.
    • Data/reporting.
  • Chủ động phát hiện operational risk và đề xuất biện pháp kiểm soát.