Công tác Lễ tân
Tiếp đón khách, đối tác đến làm việc tại Công ty. Hỗ trợ cung cấp các thông tin cần thiết, tổ chức phương tiện đưa đón, sắp xếp lịch trình di chuyển khi được yêu cầu.
Tiếp nhận, phân loại và theo dõi chuyển giao công văn, thư từ, văn thư/ bưu kiện đến và đi của các bộ phận có liên quan.
Đảm bảo khu vực lễ tân, phòng chờ và các khu vực chung luôn được sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp.
Đặt lịch họp, chuẩn bị tài liệu in ấn, nước uống, kiểm tra và bố trí phòng họp, các trang thiết bị, vật dụng cần thiết khi có yêu cầu từ các phòng ban.
Công tác Hành chánh
Tổ chức, theo dõi và cấp phát đồng phục cho nhân viên Công ty.
Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị, hợp đồng thuê dịch vụ (điện, nước, internet, chuyển phát nhanh, ...).
Thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan chức năng (như: chuyển phát nhanh, điện, nước,...).
Theo dõi, phối hợp với nhà cung cấp kiểm soát và thanh toán các khoản chi phí hành chính văn phòng, công tác phí.
Thực hiện sao y, công chứng hồ sơ, giấy tờ của Công ty.
Đặt vé máy bay, khách sạn, visa, phương tiện đi lại và các dịch vụ ăn uống khi có yêu cầu.
Tổ chức đào tạo và sự kiện nội bộ
Hỗ trợ chuẩn bị hậu cần, trang thiết bị, địa điểm và phối hợp với LnD tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo, các hoạt động, sự kiện nội bộ, hoạt động văn hóa, team building của Công ty.
Quản lý tài sản
Quản lý, cung cấp, sửa chữa, bảo dưỡng và bảo trì các tài sản, trang thiết bị văn phòng (như: máy tính, máy photo,...). Phối hợp với phòng
kế toán kiểm kê, thanh lý tài sản khi có phát sinh.
Quản lý vệ sinh văn phòng, thực hiện và tuân thủ các hướng dẫn quản lý máy móc, tài sản ra/vào khỏi văn phòng, thực hiện
phòng cháy chữa cháy và đăng ký gửi giữ xe cho nhân viên làm việc tại văn phòng.
Sắp xếp, chuẩn bị và bàn giao tài sản, máy móc, văn phòng phẩm cho nhân viên mới.
Báo cáo
Lập và gửi báo cáo định kỳ về tình hình hành chính - văn phòng và quản lý tài sản.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu từ cấp quản lý.
Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành
quản trị nhân sự, hành chính văn phòng. Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp tiếng Nhật từ N2 trở lên.
Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm từ 1 - 2 năm ở vị trí tương đương. Có kiến thức về tổ chức và quản trị hành chính. Và kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống,...
Thái độ: Tích cực, chủ động, có kỷ luật và trách nhiệm trong công việc.
Tính cách: Tác phong làm việc nhanh nhẹn, trung thực, vui vẻ, hòa đồng.
Năng lực: Quản lý thời gian và khả năng giao tiếp tốt.
