HR Admin Cum Executive Assistant To Managing Director

A. HR Administration / A. Quản trị Nhân sự
• Manage the full onboarding and offboarding process (documents, equipment, system access, checklists) for new hires and departing employees.
Quản lý toàn bộ quy trình onboarding (nhận việc) và offboarding (nghỉ việc) - hồ sơ, thiết bị, quyền truy cập hệ thống, checklist - cho nhân viên mới và nhân viên nghỉ việc.
• Maintain and update employee records, labor contracts, and personnel files (hard copy and digital) in compliance with the Labor Code.
Lưu trữ và cập nhật hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân (bản cứng và điện tử) tuân thủ Bộ luật Lao động.
• Track and consolidate leave, overtime (OT), and attendance data (including data captured via the internal HR Discord bot) as input for monthly payroll.
Theo dõi và tổng hợp dữ liệu nghỉ phép, tăng ca (OT), chấm công (bao gồm dữ liệu thu thập qua bot HR trên Discord nội bộ) làm đầu vào tính lương hàng tháng.
• Handle Compensation & Benefits (C&B): timekeeping, monthly payroll calculation (salary, allowances, deductions), social insurance (BHXH/BHYT/BHTN) registration and contributions, and personal income tax (PIT) declaration, payment, and finalization.
Thực hiện nghiệp vụ C&B: chấm công, tính lương hàng tháng (lương, phụ cấp, khấu trừ), đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội (BHXH/BHYT/BHTN), kê khai, nộp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân (PIT).
• Support recruitment: posting job ads, screening CVs, scheduling interviews, preparing offer letters and labor contracts.
Hỗ trợ tuyển dụng: đăng tin tuyển dụng, sàng lọc CV, sắp xếp lịch phỏng vấn, chuẩn bị thư mời làm việc và hợp đồng lao động.
• Draft and update internal HR policies, employee handbook, and company announcements.
Soạn thảo và cập nhật chính sách nhân sự nội bộ, sổ tay nhân viên, và các thông báo của công ty.
• Coordinate performance review cycles and employee training/development programs.
Điều phối các đợt đánh giá hiệu suất công việc và chương trình đào tạo/phát triển nhân viên.
• Handle employee inquiries regarding HR policies, benefits, and procedures.
Giải đáp thắc mắc của nhân viên về chính sách nhân sự, phúc lợi và quy trình.
B. Executive Assistant to the Managing Director / B. Trợ lý Giám đốc
• Resolve administrative, logistics, and payment matters for the Managing Director and the team.
Xử lý các vấn đề hành chính, hậu cần và thanh toán cho Giám đốc và đội ngũ.
• Manage the Managing Director's calendar, meeting schedules, travel arrangements, and correspondence.
Quản lý lịch làm việc, lịch họp, sắp xếp công tác và thư từ giao dịch cho Giám đốc.
• Handle confidential information/files/materials; ensure up-to-date records and smooth functioning of office assets.
Xử lý thông tin/hồ sơ/tài liệu mật; đảm bảo hồ sơ được cập nhật và tài sản văn phòng vận hành thông suốt.
• Assist the Managing Director in preparing, reviewing, and filing contracts, invoices, and licensing documents; liaise with the landlord, suppliers, and contractors.
Hỗ trợ Giám đốc chuẩn bị, rà soát và lưu trữ hợp đồng, hóa đơn, giấy phép; làm việc với chủ nhà, nhà cung cấp và nhà thầu.
• Maintain shared data between departments and counterparties through proper filing (hard copy and electronic).
Duy trì dữ liệu dùng chung giữa các phòng ban và đối tác thông qua việc lưu trữ hồ sơ hợp lý (bản cứng và điện tử).
C. Office Administration & Accounting Support / C. Hành chính văn phòng & Hỗ trợ Kế toán
• Ensure accounting work/transactions are properly controlled and accurately reported; handle petty cash and bank transactions.
Đảm bảo công tác kế toán/giao dịch được kiểm soát chặt chẽ và báo cáo chính xác; xử lý quỹ tiền mặt và giao dịch ngân hàng.
• Ensure the company complies with tax laws and local reporting requirements; review accounting reports and tax finalization; liaise with tax officers and external auditors.
Đảm bảo công ty tuân thủ pháp luật thuế và yêu cầu báo cáo địa phương; rà soát báo cáo kế toán, quyết toán thuế; làm việc với cơ quan thuế và kiểm toán độc lập.
• Keep up to date with the Accounting Law and Labor Code and update internal policies accordingly.
Cập nhật Luật Kế toán và Bộ luật Lao động, điều chỉnh chính sách nội bộ tương ứng.
• Ensure office policies and procedures are properly implemented and maintained.
Đảm bảo các chính sách và quy trình văn phòng được triển khai và duy trì đúng quy định.
D. AI-Assisted Work / D. Ứng dụng AI trong công việc
• Use AI tools (e.g., Claude, ChatGPT) to draft, edit, and proofread business documents - contracts, letters, memos, internal announcements - in both English and Vietnamese.
Sử dụng công cụ AI (như Claude, ChatGPT) để soạn thảo, chỉnh sửa và hiệu đính văn bản công việc - hợp đồng, thư từ, biên bản, thông báo nội bộ - bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt.
• Build and maintain payroll spreadsheets/calculation templates with AI assistance to speed up monthly payroll processing (leave, OT, deductions, tax).
Xây dựng và duy trì bảng tính lương/mẫu tính toán với sự hỗ trợ của AI để đẩy nhanh xử lý lương hàng tháng (nghỉ phép, tăng ca, khấu trừ, thuế).
• Use AI to organize data, summarize reports, and prepare presentation materials for the Managing Director.
Sử dụng AI để tổ chức dữ liệu, tóm tắt báo cáo và chuẩn bị tài liệu trình bày cho Giám đốc.
• Continuously learn and apply new AI tools/workflows to improve administrative efficiency (document automation, scheduling, translation).
Liên tục học hỏi và áp dụng công cụ/quy trình AI mới để nâng cao hiệu quả hành chính (tự động hóa văn bản, lên lịch, dịch thuật).