Interior Assistant / Trợ Lý Dự Án

Principle Accountabilities/ Nhiệm vụ chính:
Tiếp nhận, theo dõi, cập nhật, xử lý thông tin và quản lý các đơn hàng, hồ sơ thanh quyết toán.
Tìm kiếm, trình duyệt các nhà cung cấp, vật tư mới và đặt hàng.
Tiếp nhận, theo dõi và phối hợp xử lý các yêu cầu sửa chữa, bảo trì từ cửa hàng
----------------------------------------
Receive, track, update, and manage purchase orders and settlement documentation.
Source and submit new suppliers and materials for approval and process related orders.
Receive, monitor, and coordinate repair and maintenance requests from stores
Roles & Responsibility / Vai trò & Trách nhiệm:
Theo dõi tiếp nhận các đơn hàng, kiểm hàng và tồn hàng;
Tìm kiếm nhà cung cấp, thiết bị, vật tư mới trình phê duyệt và phụ trách quá trình đặt hàng;
Tiếp nhận thông tin báo giá từ các nhà cung cấp, kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ mua bán: máy móc, bàn ghế, thiết bị điện, phụ tùng, sửa chữa... trình quản lý và ban lãnh đạo cty phê duyệt;
Theo dõi, cập nhật thông tin từ nhà cung cấp, nhà thầu;
Hỗ trợ phòng kế toán hoàn thiện các hồ sơ tạm ứng thanh quyết toán;
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu dự án theo hệ thống Công ty;
Tiếp nhận, theo dõi và phối hợp với các bên liên quan để sử lý các yêu cầu sửa chữa, bảo trì từ cửa hàng nhằm đảm bảo vận hành hiệu quả
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý.
----------------------------------------
Monitor and process purchase orders, inspect received goods, and manage inventory levels;
Research and propose new suppliers, equipment, and materials for approval and handle the ordering process;
Receive and verify quotations from suppliers, prepare and complete procurement documents for machines, furniture, electrical equipment, spare parts, repair works, etc., for management and executive approval;
Track and regularly update information from suppliers and contractors;
Assist the accounting department in completing advance payment and settlement documents;
Maintain and archive project documentation in accordance with the Company's filing system;
Receive, monitor, and coordinate with related parties to handle repair and maintenance requests from stores to ensure smooth operations;
Perform other tasks as assigned by the line manager