Nhân Viên Hành Chính (Admin)

1. Công tác hành chính
- Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và quản lý công văn đi, công văn đến.
- Soạn thảo các văn bản, thông báo, quyết định, biên bản họp và các tài liệu hành chính theo yêu cầu.
- Soạn thảo, in ấn, scan, photo, công chứng hồ sơ, tài liệu và lưu trữ các văn bản thuộc quyền hạn, trách nhiệm.
- Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng; lập kế hoạch mua sắm khi cần thiết.
2. Quản lý hồ sơ dự án
- Lưu trữ hồ sơ hợp đồng, báo giá, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh quyết toán.
- Sắp xếp hồ sơ công trình theo từng dự án, đảm bảo dễ tra cứu.
- Theo dõi tiến độ hoàn thiện hồ sơ từ các bộ phận Kinh doanh, Kỹ thuật và Kế toán.
3. Hỗ trợ bộ phận kỹ thuật và công trình
- Chuẩn bị hồ sơ, biểu mẫu phục vụ thi công, nghiệm thu và bàn giao công trình.
- Theo dõi lịch điều động kỹ thuật, lịch lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng thang máy và hệ thống điều hòa.
- Chuẩn bị hồ sơ năng lực, hồ sơ đấu thầu khi được phân công.
4. Quản lý hồ sơ nhân sự
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự.
- Theo dõi chấm công, nghỉ phép, công tác của nhân viên.
- Hỗ trợ tiếp nhận nhân sự mới và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.
5. Hỗ trợ thanh toán
- Phối hợp với kỹ thuật và kế toán trong việc hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu thanh toán, quyết toán.
6. Công tác lễ tân
- Tiếp đón khách đến làm việc.
- Trực điện thoại, tiếp nhận và chuyển thông tin đến các bộ phận liên quan.
- Chuẩn bị phòng họp, nước uống và các điều kiện phục vụ cuộc họp.
7. Các công việc khác
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
- Công việc gọi điện thoại chăm sóc khách hàng và công việc văn phòng lãnh đạo giao.
- Hỗ trợ các phòng ban trong các hoạt động chung của công ty.
* Thời gian làm việc: T2 - T7: [protected info]. Nghỉ trưa 12:00 - 13:30; nghỉ chiều Thứ 7. Sau 4 tuần làm việc được đánh giá tốt theo phiếu đánh giá của người quản lý, nhân viên được hưởng quyền lợi nghỉ sáng Thứ 7