Nhân Viên Hành Chính/ Administrative Executive

Mô tả Công việc
I. MỤC ĐÍCH
Chịu trách nhiệm thực hiện các công tác hành chính văn phòng, duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn và tối ưu chi phí vận hành; đồng thời phối hợp hỗ trợ các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo các hoạt động kinh doanh của Công ty diễn ra thông suốt, hiệu quả.
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM
1. Quản lý Vận hành Văn phòng & Cơ sở Vật chất
Vận hành quầy lễ tân: Tiếp nhận, phân loại, lưu chuyển thư tín, công văn, tài liệu; tiếp nhận các cuộc gọi tổng đài và điều phối đón tiếp khách đến văn phòng.
Quản lý hậu cần: Chuẩn bị phòng họp, trang thiết bị, trà nước phục vụ cho các cuộc họp nội bộ và tiếp đối tác theo lịch trình.
Duy trì không gian làm việc: Giám sát công tác vệ sinh văn phòng; theo dõi, kiểm tra tình trạng trang thiết bị, công cụ dụng cụ và phối hợp xử lý, sửa chữa kịp thời khi có hư hỏng.
An toàn lao động: Phối hợp kiểm tra và quản lý công tác an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC), an toàn - vệ sinh lao động tại nơi làm việc.
Thực hiện các công việc khác do BGĐ và Quản lý trực tiếp phân công.
2. Quản lý Chi phí Hành chính & Hồ sơ
Xử lý chi phí định kỳ: Lập kế hoạch, kiểm tra và theo dõi tiến độ thanh quyết toán các chi phí hành chính định kỳ (tiền điện thoại, internet, phí dịch vụ tòa nhà, văn phòng phẩm...) cho các nhà cung cấp.
Quản lý tài liệu: Lưu trữ, phân loại và quản lý các loại hợp đồng hành chính, hồ sơ pháp lý văn phòng và các tài liệu liên quan khác ngăn nắp, bảo mật.
Thủ tục cho người nước ngoài: Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến lao động người nước ngoài (gồm: xin cấp thị thực/visa, thẻ tạm trú, giấy phép lao động...).
3. Phối hợp Nội bộ & Hỗ trợ Nhân viên Mới
Hỗ trợ nhân sự mới: Tiếp nhận nhân viên mới, hướng dẫn quy trình hành chính, cung cấp công cụ dụng cụ làm việc, phối hợp cài đặt email, máy in, máy scan và đăng ký thẻ gửi xe.
Phối hợp tổ chức sự kiện: Đồng hành cùng Phòng Nhân sự tổ chức các sự kiện nội bộ, chương trình gắn kết (Lễ, Tết, sinh nhật, hoạt động cộng đồng); thực hiện các chính sách phúc lợi thăm hỏi (ốm đau, thai sản, việc hỉ, việc hiếu).
Hỗ trợ in ấn vật phẩm: Phối hợp với Phòng Marketing triển khai in ấn danh thiếp (namecard), biểu mẫu, tài liệu bán hàng (catalogue) chính xác và đúng tiến độ.
Hỗ trợ in ấn vật phẩm: Phối hợp với Phòng Marketing triển khai in ấn danh thiếp (namecard), biểu mẫu, tài liệu bán hàng (catalogue) chính xác và đúng tiến độ.
4. Các công việc khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc và Quản lý trực tiếp.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
I. JOB PURPOSE
Responsible for executing day-to-day office administrative tasks, maintaining a professional, safe, and cost-effective working environment; and collaborating with relevant departments to ensure the Company's business activities run smoothly and efficiently.
II. DUTIES AND RESPONSIBILITIES
1. Office Operations & Facility Management
Manage front-desk operations: Receive, sort, and distribute mail, couriers, and documents; handle incoming calls and coordinate guest receptions.
Provide logistics support: Setup meeting rooms, equipment, and refreshments for internal meetings and client visits according to schedules.
Maintain workplace standards: Monitor office cleanliness and hygiene; track and inspect the condition of office equipment and coordinate prompt repairs when needed.
Occupational health & safety: Coordinate the inspection and management of fire prevention, occupational health, and safety standards at the workplace.
Responsible for tasks assigned by direct Supervisor or the BOD.
2. Admin Expense & Document Management
Process recurring expenses: Plan, verify, and track payment schedules for periodic administrative costs (telephones, internet, building services, stationery...) to suppliers.
Document management: Orderly and securely archive, classify, and manage administrative contracts, office legal records, and related documents.
Expat procedures: Take charge of processing legal procedures for expatriate employees (including visas, temporary residence cards, work permits, etc.).
3. Internal Collaboration & Onboarding Support
Onboarding support: Welcome new hires, guide them through admin SOPs, hand over working tools, coordinate IT setups (emails, printers, scanners), and register parking cards.
Event organization: Partner with the HR Department to organize corporate events, engagement programs (holidays, birthdays, CSR activities); and execute employee welfare visits (sickness, maternity, weddings, funerals).
Printing support: Collaborate with the Marketing Department to print business cards, forms, and marketing materials (catalogues) accurately and on time.
Printing support: Collaborate with the Marketing Department to print business cards, forms, and marketing materials (catalogues) accurately and on time.
4. Other Duties
Execute other tasks as assigned by the Board of Directors and the Direct Supervisor.