Phó Phòng Kế Hoạch Đấu Thầu (Phụ Trách Đấu Thầu)

1. Mục tiêu công việc
Phó phòng Kế hoạch Đấu thầu (Phụ trách Đấu thầu) chịu trách nhiệm đảm bảo công tác đấu thầu và quản lý hợp đồng của Dự án được triển khai đúng quy định, minh bạch và hiệu quả; tổ chức và điều phối toàn bộ hoạt động lựa chọn nhà thầu; giám sát tiến độ và chất lượng thực hiện hợp đồng; kiểm soát rủi ro pháp lý - tài chính; đồng thời tham mưu cho Ban lãnh đạo trong xây dựng chiến lược đấu thầu - hợp đồng và cải tiến quy trình quản trị mua sắm của Dự án.
2. Nhiệm vụ chính
2.1 Quản lý công tác Đấu thầu & Lựa chọn Nhà thầu
• Chủ trì xây dựng, chuẩn hóa quy trình và quản lý kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho toàn dự án.
• Thẩm định nội bộ, phê duyệt hồ sơ mời thầu (HSMT)/hồ sơ yêu cầu (HSYC) trước khi trình cấp trên.
• Đầu mối tổ chức triển khai hoạt động đấu thầu: Phát hành HSMT, họp đấu thầu, mở thầu, kiểm soát chất lượng báo cáo đánh giá thầu, phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán đánh giá tài chính hồ sơ dự thầu (HSDT).
2.2 Công tác Soạn thảo, Thẩm định & Đàm phán Hợp đồng
• Đầu mối soạn thảo, thẩm định điều khoản thương mại và điều kiện hợp đồng; phối hợp với bộ phận Pháp chế và Kỹ thuật rà soát rủi ro kỹ thuật - pháp lý trong hợp đồng.
• Đại diện Công ty đàm phán hợp đồng với Nhà thầu; đề xuất các điều khoản then chốt bảo vệ quyền lợi tối đa cho Công ty.
2.3 Quản lý quá trình thực hiện & Xử lý phát sinh Hợp đồng
• Kiểm soát tổng thể tiến độ thực hiện hợp đồng; kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán, hồ sơ điều chỉnh và lập phụ lục hợp đồng.
• Đầu mối tiếp nhận và xử lý vướng mắc phát sinh từ Nhà thầu; phối hợp rà soát đề xuất phát sinh chi phí, thay đổi phạm vi công việc hoặc gia hạn tiến độ.
• Kiểm soát chặt chẽ các điều khoản cốt lõi hợp đồng: Giá hợp đồng, tiến độ, thanh toán, bảo lãnh, phạt bồi thường và chấm dứt hợp đồng.
2.4 Công tác Tham mưu, Quản trị rủi ro & Quản lý đội ngũ
• Nhận diện, đánh giá và cảnh báo rủi ro pháp lý/tài chính; tham mưu giải pháp phòng ngừa và phối hợp xử lý tranh chấp, khiếu kiện (nếu có).
• Tham mưu chiến lược đấu thầu và cải tiến hệ thống quản lý (quy chế, quy trình, biểu mẫu).
• Phân công, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên cấp dưới; thay mặt Trưởng phòng điều hành công việc khi được ủy quyền.