Quản Lý Cơ Sở

I. THÔNG TIN CHUNG
● Chức danh: Quản lý Cơ sở
● Quy mô cơ sở: Doanh thu từ 1.4 tỷ - 3 tỷ / tháng (Hiện tại đang trong giai đoạn 1.4 tỷ - 2 tỷ/tháng).
● Các bộ phận quản lý trực tiếp:
1. Khối Vận hành: Admin, Lễ tân, Điều phối lịch hẹn, Thu ngân cơ sở, trợ lý y khoa.
2. Khối Kỹ thuật/Chuyên môn: Đội ngũ Điều trị viên (thực hiện theo y lệnh Bác sĩ).
3. Khối Kinh doanh: Đội ngũ Trợ lý tư vấn (Sales, Tư vấn, Chăm sóc khách hàng).
4. Khối Tiện ích: Nhân viên Tạp vụ, Bảo vệ.
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH CHI TIẾT
1. Quản trị Kinh doanh & Thúc đẩy Doanh số
● Thúc đẩy hiệu suất Sales: Giám sát, đôn đốc, trực tiếp hỗ trợ "đóng sales" (close deals) các ca khó.
Tối ưu hóa tỷ lệ chốt đơn (Conversion rate), nâng cao giá trị đơn hàng trung bình và đẩy mạnh hoạt động tái ký/ upsell tại cơ sở.
● Quản trị trải nghiệm khách hàng: Giám sát quy trình Chăm sóc khách hàng trước - trong - sau điều trị. Đảm bảo tỷ lệ khách hàng hài lòng cao để khai thác tối đa nguồn khách hàng giới thiệu mới (Referral).
2. Quản lý Vận hành, Điều phối & Kiểm soát Thất thoát
● Quản lý quy trình Vận hành: Điều hành chi tiết chuỗi đón tiếp từ Lễ tân - Admin - Điều phối
Thu ngân. Đảm bảo trải nghiệm khách hàng thông suốt, không bị tắc nghẽn trong giờ cao điểm.
● Điều phối nguồn lực: Phối hợp chặt chẽ giữa lịch hẹn của Khách hàng, lịch trực của Bác sĩ và năng lực phục vụ của Điều trị viên nhằm tối ưu hóa công suất sử dụng phòng máy/giường liệu trình.
● Kiểm soát tài chính & Tài sản: Giám sát công tác thu chi, quản lý dòng tiền mặt và tiền quẹt thẻ hàng ngày tại cơ sở, đảm bảo chính xác 100%, không xảy ra thất thoát. Kiểm kê định kỳ tài sản, trang thiết bị máy móc y tế và vật tư tiêu hao.
● Giám sát khối tiện ích: Đảm bảo Nhân viên Tạp vụ duy trì không gian phòng khám luôn sạch sẽ, vô trùng; Nhân viên Bảo vệ đảm bảo an ninh, an toàn tuyệt đối về phương tiện và tài sản cho khách hàng.
3. Chủ động Phát triển Nhân sự, Đào tạo & Đánh giá tại cơ sở
● Chủ động Thiết lập Kế hoạch Tuyển dụng: Đánh giá tình hình nhân sự thực tế tại cơ sở, dự báo nhu cầu thiếu hụt dựa trên mục tiêu tăng trưởng doanh thu để chủ động đề xuất nhu cầu tuyển dụng (về số lượng, tiêu chuẩn) gửi Phòng Nhân sự Tổng hệ thống. Phối hợp phỏng vấn vòng chuyên môn/vận hành để lựa chọn nhân tài phù hợp.
● Xây dựng Kế hoạch Đào tạo nội bộ: Chủ động lập lịch và trực tiếp/phối hợp đào tạo định kỳ (Tuần/Tháng) cho nhân sự cơ sở bao gồm: Kịch bản giao tiếp, quy trình phối hợp liên bộ phận, kỹ năng xử lý từ chối cho Trợ lý sales, và thái độ phục vụ khách hàng chuẩn 5 sao.
● Công tác Đánh giá hiệu suất: Thiết lập, theo dõi và chấm điểm KPI hàng tháng cho từng nhân sự (Lễ tân, Điều trị viên, Trợ lý sales, Bảo vệ/Tạp vụ). Tổ chức họp đánh giá 1-1 để chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra lộ trình cải thiện năng lực cho nhân viên.
4. Phối hợp Liên phòng ban & Xây dựng Hệ thống chung
● Phối hợp Phòng Nhân sự Tổng hệ thống: Triển khai các quy chế, nội quy lao động, văn hóa doanh nghiệp và các chương trình gắn kết nhân sự (Team building, sinh nhật...) từ Tập đoàn xuống cơ sở. Báo cáo dữ liệu chấm công, thưởng phạt chính xác đúng thời hạn.
● Phối hợp Phòng Marketing: Tiếp nhận chương trình khuyến mãi, đóng góp ý kiến về chất lượng data khách hàng đổ về. Chủ động đề xuất các chương trình kích cầu riêng biệt dựa trên đặc thù tệp khách hàng tại cơ sở để Marketing hỗ trợ chạy chiến dịch.
● Phối hợp Khối Chuyên môn (Bác sĩ/Hội đồng Chuyên môn): Đảm bảo sự tôn trọng tuyệt đối giữa khối kinh doanh và khối chuyên môn. Giám sát Điều trị viên thực hiện chuẩn 100% theo y lệnh của Bác sĩ, không tự ý thay đổi liệu trình.
● Đóng góp xây dựng Hệ thống: Tham gia cùng Ban Giám đốc và các Quản lý cơ sở khác trong việc chuẩn hóa quy trình thao tác chuẩn (SOPs), đóng góp sáng kiến cải tiến phần mềm quản lý, tối ưu hóa chi phí vận hành chung của toàn phòng khám.