Sales Admin

I. HIRING PURPOSE/ MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:
This position is responsible for supporting the Sales Department in handling sales documents, customer information, order processing, and coordinating between departments to ensure smooth business operations.
Vị trí này chịu trách nhiệm hỗ trợ Bộ phận Kinh doanh trong việc xử lý chứng từ bán hàng, thông tin khách hàng, theo dõi đơn hàng và phối hợp giữa các phòng ban nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả.
II. TASK/ NHIỆM VỤ:
1 Support Sales team in preparing contracts, invoices, and other sales documents.
Hỗ trợ bộ phận kinh doanh chuẩn bị hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ liên quan..
2 Follow up customer orders and coordinate with relevant departments to ensure on-time delivery.
Theo dõi đơn hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo tiến độ giao hàng.
3 Update and manage customer information, sales data, and business records.
Cập nhật và quản lý thông tin khách hàng, dữ liệu bán hàng và hồ sơ kinh doanh.
4 Support checking payment schedules and coordinate debt collection with customers.
Hỗ trợ theo dõi lịch thanh toán và phối hợp thu hồi công nợ với khách hàng.
5 Prepare weekly/monthly sales reports and other reports as requested by management.
Lập báo cáo bán hàng tuần/tháng và các báo cáo khác theo yêu cầu của quản lý.
6 Coordinate with logistics, warehouse, and accounting departments regarding shipment and documentation.
Phối hợp với bộ phận logistics, kho vận và kế toán về giao hàng và chứng từ.
7 Assist customers in providing product information, samples, contracts, and related documents.
Hỗ trợ khách hàng cung cấp thông tin sản phẩm, mẫu thử, hợp đồng và các tài liệu liên quan.
8 Maintain proper filing and documentation system.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ, chứng từ khoa học và đầy đủ.
9 Perform other tasks assigned by the Manager.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý.