1. Thư ký:
- Tổ chức, sắp xếp lịch trình cho Ban Tổng Giám đốc với các bộ phận hoặc đối tác.
- Dịch thuật các tài liệu tiếng Anh liên quan.
- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản, tài liệu, hợp đồng, hồ sơ thanh quyết toán... từ các phòng ban trước khi trình ký Tổng
Giám Đốc. Các hồ sơ trình Ban Tổng Giám Đốc phải đảm bảo: hiểu rõ mục đích trình hồ sơ, xác định được danh tính chữ ký nháy tại hồ sơ, số lượng hồ sơ trả và lưu lại, số liệu đã được kiểm tra bởi các bộ phận chuyên môn, tính hợp lệ của hồ sơ...
- Chỉnh sửa nội dung các tờ trình từ các phòng ban theo yêu cầu Ban Tổng Giám Đốc.
- Ghi chép các biên bản làm việc, cuộc họp theo yêu cầu; theo dõi và đôn đốc các bộ phận thực hiện nội dung kết luận trong cuộc họp.
- Truyền đạt thông tin dưới các hình thức: email, văn bản, điện thoại, tin nhắn.... của Ban Tổng Giám Đốc tới các phòng, bộ phận, đơn vị liên quan hoặc các đối tác của Công ty và nhận thông tin phản hồi cho Ban Tổng Giám đốc.
- Hỗ trợ Ban Tổng Giám đốc trong các quan hệ đối nội, đối ngoại, tiếp đón khách hàng và các đối tác theo yêu cầu.
- Thống kê, tổng hợp các báo cáo theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
- Tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động các Phòng ban thông qua báo cáo của các bộ phận định kỳ.
- Hỗ trợ và phối hợp các phòng ban khác để hoàn thành công việc.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
2. Hành chính bất động sản:
- Phụ trách công tác hành chính bất động sản và tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc liên quan đến mảng hoạt động kinh doanh Bất động sản.
- Phối hợp với bộ phận kế toán soạn thư nhắc nợ, thư thu hồi công nợ đến hạn... để gửi đến khách hàng/ chủ biệt thự.
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ pháp lý của dự án.
- Theo dõi độc lập với kế toán về tiến độ thanh toán của chủ biệt thự theo quy định của hợp đồng mua bán.
-
Hỗ trợ khách hàng trong các thủ tục hành chính bất động sản
- Tiếp nhận thông tin từ người sở hữu nhà về các yêu cầu sửa chữa thay đổi thiết kế, báo cáo lên Ban Giám đốc và kết nối các Phòng ban của Tập đoàn để trình xin phê duyệt theo đề nghị của người sở hữu nhà.
- Phối hợp với Ban HTPTDA trong các công tác nghĩa vụ làm sổ đỏ cho các biệt thự.
- Theo dõi toàn bộ danh mục các sổ đỏ của dự án.
- Tiếp nhận thông tin từ Ban Quản lý BMS/ chủ các biệt thự về các phàn nàn liên quan đến việc vận hành, các đề xuất mua bán, chuyển nhượng... và đề xuất hướng xử lý đến Ban Tổng Giám Đốc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
