Vị trí công tác/Position: Thư ký Ban Tổng Giám đốc - Secretary of the BOD
Directors
Phòng ban /Dept: Ban Tổ chức hành chính - HR & Admins Department
Địa điểm/Location: SGN - HAN
Báo cáo/Reports to: Ban Tổng Giám đốc - Board of General Directors
Tóm tắt vị trí /Job Summary: Hỗ trợ các công việc hằng ngày cho Ban Tổng Giám đốc, chủ yếu là các công việc hành chính tổng hợp, công tác hậu cần, đối ngoại, là đầu mối liên lạc giữa Ban Tổng Giám đốc với các phòng ban khác trong công ty.
Support the daily work of the board of directors, mainly in ganeral administrative work, logistics work, diplomatic affairs and be the contact point between the board of directors and other departments of the company.
Trách nhiệm và nhiệm vụ /Responsibilities and accountabilities:
Hành chính tổng hợp/General administration:
- Soạn thảo văn bản, tài liệu và công văn, chuẩn bị các tài liệu và thông tin theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc/ Drafting documents, official dispatches, preparing documents and information as required by the Board of General Directors.
- Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Tổng Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành./Organize meetings, record and synthesize meeting content for the Board of General Directors to serve executive management.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban, đơn vị trình vào Ban Tổng Giám đốc và trả hồ sơ khi đã được ký duyệt hoặc phản hồi thông tin khi có ý kiến chỉ đạo khác từ Ban Tổng Giám đốc./ Receive, classify, arrange, and process information, documents, and materials from departments and units to submit to the Board of General Directors and return documents when signed for approval or respond to information when there is other directions from the Board of General Directors.
- Tư vấn, tham mưu và đề xuất giải pháp, phương hướng để Ban Tổng Giám đốc xử lý công việc/ Consulting, advising and proposing solutions and directions for the Board of General Directors to handle work.
- Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban theo chỉ đạo/bút phê của Ban Tổng Giám đốc/ Monitor, urge and remind the work progress of departments according to the direction/comments of the Board of General Directors.
- Lưu trữ hồ sơ, thông tin, tài liệu của Ban Tổng Giám đốc./ Store records, information and documents of the Board of General Directors.
- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu/ Translate documents when required.
- Thanh toán các chi phí khác khi có yêu cầu từ Ban Tổng Giám đốc/ Pay other expenses upon request from the Board of General Directors.
Hậu cần - Đối ngoại/ Logistics - External relations:
- Lập kế hoạch, lên lịch hẹn, lịch họp, lịch công tác, liên hệ chuẩn bị lịch tiếp khách hàng, đối tác/ Planning, scheduling appointments, meeting schedules, work schedules, contacting and preparing schedules to receive customers and partners.
- Đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và chuẩn bị các công tác hậu cần liên quan khác cho Ban Tổng Giám đốc đi công tác / Book air tickets, hotels, transportation and prepare other related
logistics for the Board of General Directors on business trips. - Giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết. Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm...) /Assist the Board of General Directors in internal and external relations when necessary. Customer care (sending gifts, flowers on holidays, anniversaries...).
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ cùng Văn phòng Công ty/ Support organizing internal events with Corporate Affairs Department.
- Thực hiện các công việc liên quan khác do Ban Tổng Giám đốc giao/ Other duties as assigned by Board of General Directors.
Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm/ Knowledge, Skills and Experience
- Tốt nghiệp Đại học hoặc cao hơn. Kinh nghiệm 2 năm trở lên/ University graduated or higher. Experience of 2 years or more.
- Ngoại ngữ: lưu loát kỹ năng nghe, nói, đọc hiểu và viết, tiếng Anh (tối thiểu TOEIC 650 / IELTS > 5.5)/ Foreign language: fluent in listening, speaking, reading and writing English, TOEIC > 650 / IELTS >5.5.
- Bình tĩnh trước các áp lực công việc/ Able to work under pressure.
- Có tính kỷ luật, thái độ nghiêm túc và đúng mực/ Be disciplined and proper attitude.
- Kỹ năng hoạch định, triển khai, kiểm soát và báo cáo công việc/ Job planning, implementation, control and reporting skills.
