Thư ký Ban Tổng Giám đốc

Mô tả Công việc
NHIỆM VỤ CHÍNH (Theo KPIs)
Tham mưu, giúp việc Ban Tổng Giám đốc trong việc xây dựng và theo dõi hoạt động và chương trình làm việc của Ban Tổng Giám đốc
- Lập và theo dõi lịch làm việc hàng ngày của Ban TGĐ.
- Sắp xếp và nhắc nhở các cuộc hẹn của Ban TGĐ.
- Sắp xếp lịch trình và nội dung các chuyến đi công tác trong và ngoài nước của Ban TGĐ; chuẩn bị visa, passport, vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và các thứ cần thiết khác trong phạm vi được yêu cầu.
- Tổng hợp các báo cáo từ các Lực lượng/Khối/Ban/Phòng theo chỉ đạo của Ban TGĐ.
- Nắm rõ quy trình làm việc của các phòng ban để giải quyết một cách nhanh nhất các công việc phát sinh và các quy định của Tập đoàn.
Giám sát việc thực hiện chỉ đạo Ban TGĐ của các Đơn vị
- Có trách nhiệm truyền đạt các chỉ đạo của Tổng/Phó Tổng GĐ đến với các bộ phận khác trong Tập đoàn, đồng thời theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch và thu thập phản hồi của các bộ phận để báo cáo với Tổng/Phó Tổng GĐ.
- Tổng hợp, phân tích, theo dõi các báo cáo từ các Lực lượng/Khối/Ban/Phòng.
Quản trị Hành chánh
- Tiếp nhận thông tin, trình ký công văn, hồ sơ, tài liệu, chứng từ lên Ban TGĐ.
- Kiểm tra, rà soát các văn bản, tài liệu, chứng từ trước khi trình CEO.
- Tổ chức sắp xếp, lưu trữ hồ sơ.
- Tổ chức các cuộc họp theo kế hoạch làm việc của CEO.
- Triển khai các nội dung chỉ đạo từ CEO đến các Lực lượng/Khối/Ban/Phòng, cá nhân trong Tập đoàn.
- Theo dõi quá trình thực hiện, phân tích, tổng hợp và báo cáo kết quả thực hiện của các nội dung, các dự án công việc để báo cáo kịp thời và đầy đủ cho CEO.
- Thực hiện đầy đủ và kịp thời các thủ tục tạm ứng - thanh toán chi phí công tác, đối nội, đối ngoại của CEO.
Các công việc khác
- Thực hiện quan hệ ngoại giao với các cơ quan chức năng khi được phân công.
- Sắp xếp, chuẩn bị tài liệu và làm thư ký cho các cuộc họp của Ban TGĐ hoặc được phân công.
- Tháp tùng Ban TGĐ đi công du các tỉnh và các nước theo chỉ đạo.
- Thực hiện công việc trình ký và đóng dấu hồ sơ.
- Chịu trách nhiệm việc soạn thảo công văn, thư từ, tài liệu và truyền tải thông tin cho các bộ phận theo quy định và yêu cầu của Ban TGĐ.
- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo yêu cầu của Ban TGĐ trong mọi trường hợp.
- Phát hiện và cảnh báo kịp thời trường hợp các vấn đề không tuân thủ pháp luật và quy định hoạt động của công ty. Đánh giá chính xác và đề xuất các phương án, biện pháp giải quyết cụ thể hiệu quả và phù hợp.