TRAINING & DEVELOPMENT ASSISTANT CUM RECEPTIONIST/ Trợ Lý Đào Tạo & Phát Triển kiêm Lễ tân - HĐ 6 tháng

1. Hoạt động dịch vụ khách hàng
Đón tiếp khách: Phục vụ tất cả khách hàng bên ngoài và nội bộ đến Khu vực Hành chính với sự tôn trọng, hiếu khách và hiệu quả (lưu Sổ theo dõi khách đến, phối hợp với nhân viên/bộ phận có liên quan trong bệnh viện khi doanh nghiệp đến liên hệ công tác).
Tiếp nhận, xử lý và chuyển các cuộc gọi đến theo "Quy định giao tiếp qua điện thoại".
Tài liệu đến: Tiếp nhận, scan, phiên dịch (nếu có) và chuyển các tài liệu đến có liên quan cho đúng người ở Phòng Nhân sự/Phòng Đào tạo & Phát triển.
Quản lý tất cả các phòng họp: đặt lịch họp, đặt phòng họp theo yêu cầu của các khoa/phòng, phối hợp và hỗ trợ đồng nghiệp về cơ sở vật chất để đảm bảo tất cả cơ sở vật chất trong phòng họp đều trong tình trạng hoạt động tốt và đảm bảo vệ sinh sau cuộc họp.
Hoàn thành tất cả các nhiệm vụ khác theo chỉ định của Trưởng phòng Đào tạo & Phát triển hoặc Giám đốc nhân sự.
2. Hoạt động hỗ trợ Đào tạo & Phát triển
Hỗ trợ về hậu cần và chuẩn bị cho các hoạt động Đào tạo và Phát triển, bao gồm nhưng không giới hạn: tìm kiếm thông tin, đăng ký, hậu cần, ghi nhận dữ liệu & lưu hồ sơ, như:
Liên hệ với các nhà cung cấp đào tạo bên ngoài về Thông tin và đăng ký khóa đào tạo; thu thập chứng chỉ, v.v.
Phụ trách đăng ký, danh sách tham dự, thu thập & lưu danh sách tham dự sau các hoạt động.
Chuẩn bị phòng đào tạo: bảng, bàn, ghế, máy chiếu, máy tính, ánh sáng và âm thanh; nhắc nhở và hỗ trợ Chuyên viên đào tạo trong quá trình đào tạo.
Hỗ trợ scan, sắp xếp, lưu trữ và đi công chứng (nếu có) tất cả các giấy tờ để hoàn thành hồ sơ đào tạo & phát triển được lưu trong các định dạng và thư mục thích hợp (bản mềm và bản cứng).
Hỗ trợ Trưởng phòng Đào tạo & Phát triển và Chuyên viên Đào tạo & Phát triển trong các nhiệm vụ khác được giao, như: Quản lý dữ liệu, Chương trình thực tập, Hoạt động của nhân viên, Quản lý hiệu quả công việc.