Trợ lý Tổng Giám Đốc là cánh tay phải của Ban Giám Đốc trong việc điều phối vận hành toàn công ty. Đây là vị trí đòi hỏi tư duy hệ thống, khả năng xử lý thông tin nhanh và tinh thần chủ động cao. Công việc được phân thành 4 nhóm nhiệm vụ chính:
1. Theo dõi & hỗ trợ vận hành các phòng ban
• Nắm bắt tiến độ công việc của từng phòng ban theo tuần, tháng; chủ động đặt câu hỏi và yêu cầu cập nhật khi cần.
• Phát hiện sớm các điểm tắc nghẽn trong vận hành liên phòng ban (ví dụ: Kinh doanh chờ phê duyệt từ Kho, Marketing chờ số liệu từ KD...) và đề xuất hướng xử lý kịp thời lên TGĐ.
• Hỗ trợ triển khai các chỉ đạo, quyết định của TGĐ xuống các phòng ban; theo dõi phản hồi và kết quả thực hiện.
• Điều phối xử lý các tình huống phát sinh đột xuất liên quan đến nhiều bộ phận, đảm bảo thông tin không bị mắc kẹt tại một đầu mối.
2. Tổng hợp báo cáo & xử lý thông tin cho Ban
Giám Đốc• Thu thập báo cáo tuần từ tất cả các phòng ban (Kinh doanh, Kho, Marketing, Kế toán, Nhân sự,...).
• Tổng hợp, chuẩn hoá và trình bày thành báo cáo tổng hợp ngắn gọn, súc tích gửi TGĐ - nêu rõ điểm nổi bật, điểm rủi ro và các vấn đề cần quyết định.
• Chuẩn bị số liệu, dữ liệu nền khi TGĐ cần tham chiếu để ra quyết định (doanh số vùng, tồn kho, tình hình nhân sự...).
• Lưu trữ, phân loại và quản lý hệ thống tài liệu nội bộ theo chuẩn - đảm bảo TGĐ có thể tra cứu nhanh bất cứ khi nào cần.
3. Quản lý lịch, cuộc họp & điều phối công việc của TGĐ
• Lên và quản lý lịch làm việc hàng tuần cho TGĐ: Họp nội bộ, gặp đối tác, sự kiện, công tác.
• Tổ chức các cuộc họp định kỳ (giao ban tuần, họp BGĐ, họp liên phòng ban): chuẩn bị agenda, tài liệu tham chiếu, mời thành phần phù hợp, đặt phòng họp / kết nối online.
• Ghi chép nội dung cuộc họp (meeting recap): tóm tắt các quyết định đã thống nhất, công việc được giao, deadline cụ thể và người chịu trách nhiệm.
• Theo dõi và nhắc nhở các phòng ban thực hiện các đầu việc phát sinh từ cuộc họp; báo cáo kết quả lại cho TGĐ.
• Hỗ trợ TGĐ trong việc chuẩn bị nội dung, slide, dữ liệu phục vụ các buổi trình bày, thương lượng, hay sự kiện đối ngoại.
4. Cải tiến quy trình & các nhiệm vụ đặc biệt
• Quan sát, phân tích và đề xuất cải tiến các quy trình vận hành liên phòng ban còn bất cập - hướng tới giảm thiểu thủ công, tăng tốc độ xử lý.
• Tham gia hoặc dẫn dắt các dự án cải tiến nội bộ theo yêu cầu của TGĐ (ví dụ: chuẩn hoá biểu mẫu báo cáo, xây dựng quy trình mới, onboarding nhân sự
quản lý cấp cao...).
• Thực hiện các nhiệm vụ mang tính chiến lược, bảo mật do TGĐ giao - đòi hỏi độ tin tưởng cao và khả năng làm việc độc lập.
Kinh nghiệm & nền tảng
• Có từ 4 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Trợ lý GĐ / TGĐ, Chuyên viên vận hành,
Business Analyst...).
• Ưu tiên ứng viên có nền tảng làm việc tại doanh nghiệp phân phối, sản xuất, dược phẩm hoặc FMCG - có hiểu biết về hệ thống kinh doanh multi-channel.
• Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường nhiều phòng ban, quản lý thông tin phức tạp và nhịp độ công việc nhanh.
Năng lực chuyên môn & kỹ năng
• Tư duy tổng hợp, phân tích: có khả năng đọc nhiều nguồn thông tin và chắt lọc ra điểm mấu chốt.
• Kỹ năng viết & trình bày: soạn thảo văn bản nội bộ rõ ràng, mạch lạc; làm việc tốt với Word, Excel, PowerPoint.
• Tư duy quy trình: nhận biết được điểm thiếu sót trong luồng vận hành và đề xuất cải thiện mang tính thực tiễn.
• Giao tiếp khéo léo, rõ ràng: làm cầu nối giữa TGĐ và các phòng ban một cách chuyên nghiệp, không gây hiểu lầm.
• Xử lý tình huống linh hoạt: bình tĩnh trong môi trường áp lực, có khả năng ưu tiên công việc và thích nghi nhanh. Phẩm chất & thái độ làm việc
• Chủ động, không đợi chờ hướng dẫn - luôn anticipate những gì TGĐ cần trước khi được hỏi.
• Có khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối - đây là yêu cầu không thể thiếu đối với vị trí làm việc trực tiếp với Lãnh đạo cấp cao.
• Tinh thần trách nhiệm cao, cam kết với deadline và chất lượng công việc.
• Cẩn thận, tỉ mỉ nhưng không mất đi cái nhìn tổng thể.
