Trợ Lý Tổng Giám Đốc

I. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Là đầu mối điều phối công việc giữa Tổng Giám đốc và toàn bộ tổ chức (Hội đồng Quản trị, các Khối chức năng, đối tác chiến lược, cơ quan quản lý và cổ đông). Vai trò tối ưu hóa hiệu quả làm việc, thời gian và sự tập trung chiến lược của Tổng Giám đốc, đồng thời là đầu mối tiếp cận thông tin, bảo đảm tiến độ thực thi các chiến lược và quyết định điều hành.
II. NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Quản lý lịch trình & ưu tiên công việc:
• Sắp xếp và quản lý lịch họp của Tổng Giám đốc với Hội đồng Quản trị, các Ủy ban, Khối chức năng, đối tác chiến lược và cơ quan quản lý.
• Tối ưu hóa thời gian làm việc của Tổng Giám đốc, chủ động phát hiện xung đột lịch trình, đánh giá mức độ ưu tiên và đề xuất phương án xử lý phù hợp.
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu tóm tắt (Executive briefing) và thông tin tổng quan trước các cuộc họp/chuyến công tác quan trọng của Tổng Giám đốc.
2. Điều phối, Quản lý thông tin & theo dõi thực thi:
• Rà soát, tổng hợp và thẩm định sơ bộ các tờ trình, văn bản, báo cáo từ các Khối/Phòng ban trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
• Biên tập, hoàn thiện bài trình bày, phát biểu, báo cáo theo yêu cầu
• Biên tập, kiểm tra và tổng hợp tài liệu trình Hội đồng Quản trị
• Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện các cam kết, thời hạn và đầu việc phát sinh sau mỗi cuộc họp
• Theo dõi tiến độ tổng thể của các dự án do Tổng Giám đốc trực tiếp chỉ đạo
• Quản lý luồng tài liệu bảo mật đúng theo phân quyền truy cập
• Là đầu mối giữa Tổng Giám đốc và lãnh đạo các Khối khi cần thông tin nhanh
3. Đối ngoại & hình ảnh:
• Đại diện hoặc hỗ trợ Tổng Giám đốc trong công tác tiếp đón, làm việc với đối tác, cơ quan quản lý, cổ đông, sự kiện truyền thông
• Soạn thảo và hiệu đính các văn bản đối ngoại, thư từ ngoại giao, thông điệp truyền thông nội bộ/ bên ngoài ở cấp độ chuyên nghiệp cao
• Giao tiếp, điều phối chuyên nghiệp trong các cuộc họp trực tiếp/online với đối tác nước ngoài và dịch thuật tài liệu khi có yêu cầu
4. Bảo mật & quản trị rủi ro thông tin:
• Quản lý luồng văn bản, quyết định, hồ sơ mật của Văn phòng Tổng Giám đốc đúng phân quyền
• Tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc, ranh giới bảo mật thông tin trong mọi tình huống.