Trưởng Nhóm Hành Chính Nhân Sự Tổng Hợp

1. Thông tin vị trí
Chức danh: Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự Tổng hợp
Bộ phận: Hành chính - Nhân sự
Báo cáo trực tiếp: Giám đốc
Quản lý trực tiếp: 01 Nhân viên Hành chính Nhân sự
2. Mục tiêu công việc
Chịu trách nhiệm tổ chức, vận hành và kiểm soát toàn bộ công tác hành chính - nhân sự của công ty; đảm bảo hệ thống nhân sự vận hành ổn định, tuân thủ quy định pháp luật và nội quy nội bộ, đồng thời hỗ trợ Giám đốc trong việc xây dựng nền tảng quản trị nhân sự phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
3. Nhiệm vụ chính
A. Công tác nhân sự
Thực hiện và kiểm soát các nghiệp vụ nhân sự: tuyển dụng, tiếp nhận, thử việc, ký kết hợp đồng, điều chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, chấm dứt HĐLĐ.
Quản lý hồ sơ nhân sự, thông tin lao động, dữ liệu nhân sự và các quyết định liên quan trong suốt vòng đời nhân sự.
Theo dõi chấm công, nghỉ phép, tăng ca, kỷ luật lao động, biến động nhân sự; phối hợp tính lương, thưởng và các chế độ phúc lợi.
Thực hiện các thủ tục BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN và các chế độ cho người lao động theo quy định.
Phối hợp với các phòng ban để triển khai tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới và hỗ trợ hội nhập.
Theo dõi tình hình nhân sự, đề xuất các giải pháp ổn định nhân sự, nâng cao kỷ luật và hiệu quả làm việc.
B. Công tác hành chính
Tổ chức và kiểm soát các công việc hành chính văn phòng: quản lý con dấu, công văn, hồ sơ pháp lý, lưu trữ tài liệu, mua sắm và cấp phát tài sản, văn phòng phẩm, đồng phục.
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, an ninh, vệ sinh, hậu cần, xe cộ, điện nước, dịch vụ thuê ngoài.
Theo dõi và kiểm soát các chi phí hành chính theo ngân sách được duyệt.
Đảm bảo môi trường làm việc ngăn nắp, an toàn, hỗ trợ vận hành hiệu quả cho các bộ phận.
C. Xây dựng và kiểm soát hệ thống
Rà soát, đề xuất và cập nhật nội quy lao động, quy chế, quy trình, biểu mẫu hành chính - nhân sự phù hợp với thực tế vận hành công ty.
Kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy định, quy trình tại các bộ phận; nhắc nhở, tổng hợp và báo cáo các trường hợp vi phạm.
Tổng hợp báo cáo định kỳ về nhân sự, hành chính, biến động lao động, chi phí và các vấn đề phát sinh cho Giám đốc.
Tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề liên quan đến tổ chức nhân sự, quan hệ lao động và cải tiến công tác quản trị nội bộ.
D. Quản lý nhân sự trong nhóm
Phân công, hướng dẫn, giám sát và đánh giá công việc của nhân viên thuộc bộ phận.
Đào tạo, kèm cặp để nâng cao năng lực thực hiện nghiệp vụ hành chính - nhân sự của nhân viên.