Trưởng Nhóm Hành Chính - Quản Trị Văn Phòng

1. Mục tiêu công việc
Tổ chức, điều hành và chịu trách nhiệm chung đối với hoạt động hành chính - quản trị văn phòng của Công ty; đảm bảo cơ sở vật chất, môi trường làm việc và các dịch vụ hành chính vận hành ổn định, an toàn, hiệu quả, đáp ứng nhu cầu hoạt động của các đơn vị trong Công ty.
2. Nhiệm vụ và trách nhiệm
2.1. Tổ chức và Quản lý hoạt động hành chính
• Chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý toàn bộ hoạt động hành chính - quản trị văn phòng của Công ty.
• Phân công, hướng dẫn và giám sát công việc hành chính, lễ tân.
• Thiết lập và tổ chức thực hiện các quy trình, quy định liên quan đến công tác hành chính.
• Tiếp nhận và xử lý các đề xuất, phản ánh của các phòng/ban liên quan đến hoạt động hành chính.
2.2. Quản trị cơ sở vật chất và vận hành văn phòng
• Tổ chức quản lý tài sản, trang thiết bị và cơ sở vật chất tại văn phòng Công ty.
• Đảm bảo các hệ thống hạ tầng văn phòng (điện, nước, điều hòa, chiếu sáng, mạng, PCCC...) vận hành ổn định.
• Tổ chức kiểm tra định kỳ, lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất.
• Tổ chức xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh trong quá trình vận hành.
2.3. Quản lý sửa chữa, cải tạo và nâng cấp văn phòng
• Tổ chức khảo sát hiện trạng và đề xuất phương án sửa chữa, cải tạo hoặc bố trí lại không gian làm việc.
• Lập kế hoạch sửa chữa, cải tạo định kỳ hoặc theo nhu cầu phát sinh.
• Làm việc với nhà thầu, nhà cung cấp trong các hạng mục sửa chữa, cải tạo, nâng cấp văn phòng.
• Theo dõi tiến độ, giám sát và tổ chức nghiệm thu, quản lý hồ sơ thiết kế, hoàn công các hạng mục thực hiện.
2.4. Quản lý dịch vụ và nhà cung cấp
• Tổ chức lựa chọn, quản lý, theo dõi và đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ phục vụ hoạt động văn phòng (bảo vệ, vệ sinh, bảo trì kỹ thuật, internet...).
• Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí vận hành hành chính.
• Tổ chức và giám sát hoạt động của các dịch vụ phục vụ văn phòng như vệ sinh, bảo vệ...
• Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, chuyên nghiệp.
• Phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến an ninh, trật tự và an toàn tại văn phòng.
2.6. Quản lý ngân sách và mua sắm hành chính
• Tổ chức lập kế hoạch và quản lý chi phí vận hành hành chính.
• Tổ chức thực hiện các hoạt động mua sắm vật tư, trang thiết bị hành chính theo quy định của Công ty.
• Kiểm soát việc sử dụng tài sản và chi phí hành chính hiệu quả.