Trưởng Nhóm Hành Chính

Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
Chịu trách nhiệm toàn diện về công tác hành chính, văn thư - lưu trữ, mua sắm, hợp đồng nhà cung cấp, hậu cần và vận hành văn phòng của Công ty; bảo đảm mọi hoạt động được triển khai đầy đủ, chính xác, đúng quy trình, kiểm soát tốt chi phí. Điều phối, hướng dẫn và kiểm soát chất lượng công việc của Chuyên viên Hành chính; hỗ trợ hiệu quả hoạt động vận hành và các chương trình nội bộ.
1. Quản lý hành chính - vận hành văn phòng
Xây dựng, ban hành, cập nhật và giám sát việc thực hiện các quy chế, quy trình, cẩm nang quản trị hành chính trong Công ty.
Quản lý công tác văn thư, con dấu, lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính; bảo đảm tuân thủ quy định về bảo mật, lưu trữ và sử dụng con dấu.
Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị, tài sản văn phòng và các dịch vụ phục vụ hoạt động văn phòng (vệ sinh, an ninh, bảo trì, nước uống...).
Lập kế hoạch, theo dõi, tổng hợp và kiểm soát ngân sách, chi phí vận hành văn phòng; đề xuất giải pháp tối ưu chi phí.
Làm đầu mối phối hợp với các phòng ban, ban quản lý tòa nhà và nhà cung cấp để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong vận hành văn phòng.
2. Hợp đồng, mua sắm và thanh toán cho khối văn phòng
Quản lý toàn bộ quy trình mua sắm văn phòng theo phạm vi được giao: kiểm soát hồ sơ PR/PO, phê duyệt theo thẩm quyền, bảo đảm đúng quy trình và đúng ngân sách.
Quản lý nhà cung cấp: lựa chọn, đàm phán, đánh giá định kỳ chất lượng dịch vụ và giá cả.
Chủ trì soạn thảo, rà soát, theo dõi ký kết và quản lý hợp đồng với nhà cung cấp (hợp đồng khung và hợp đồng dịch vụ phát sinh); theo dõi thời hạn, gia hạn, thanh lý hợp đồng.
Kiểm soát hồ sơ thanh toán định kỳ và các dịch vụ booking địa điểm, tea break, hậu cần khác; phối hợp các bên bảo đảm thanh toán đúng hạn, đúng quy định.
3. Hậu cần và booking
Quản lý, kiểm soát việc booking khách sạn, vé máy bay, phương tiện di chuyển và các dịch vụ hậu cần phục vụ công tác, sự kiện của Công ty.
Tiếp nhận, phân công và theo dõi xử lý các yêu cầu booking, mua sắm, dịch vụ phát sinh từ các phòng ban, bảo đảm đúng nhu cầu và tiến độ.
4. Hoạt động nội bộ và sự kiện
Phối hợp tổ chức các chương trình nội bộ, hoạt động gắn kết và sự kiện của Công ty.
Chịu trách nhiệm chuẩn bị hậu cần, điều phối các đầu việc và phối hợp với phòng ban, nhà cung cấp để chương trình diễn ra theo kế hoạch.
5. Quản lý và điều phối đội ngũ
Phân công, giao việc, đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ công việc của Chuyên viên Hành chính.
Hướng dẫn, kèm cặp chuyên môn; rà soát, kiểm soát chất lượng hồ sơ; trực tiếp xử lý các việc phức tạp, vượt thẩm quyền của chuyên viên.
Báo cáo định kỳ và đột xuất cho cấp quản lý về tình hình công việc, chi phí, rủi ro và đề xuất cải tiến.